Importer en ny tilpasset taksonomi til SharePoint Online Terminal Store - dummies

Som et innholdsadministrasjonssystem gir SharePoint Online gode muligheter for metadataadministrasjon utenom boksen gjennom Term Store. Hvis organisasjonen bruker taksonomi til å organisere data, kan du bare bruke det du har ved å importere din egendefinerte taksonomi til Term Store.

Hvis du er en liten bedrift, kan bruk av taksonomi for å merke innhold gi bedre styring av hvordan ting er beskrevet i firmaet ditt, samt bidra til å bygge opp det sosiale stoffet eller organisasjonen din.

For eksempel, si at du trenger SharePoint-brukere til å legge inn bestemt informasjon om filer de laster opp til dokumentbiblioteket. De må skrive inn tittelen, forfatteren, forretningsenheten, publikum og emnet for hver fil. Du kan utnytte taksonomi slik at når en bruker skriver inn metadata i feltet Målgruppe, kan de velge mellom søkeord som allerede finnes i Term Store, for eksempel intern eller ekstern.

Hvis brukeren velger Intern, vises tilleggsalternativer for å velge mellom, avhengig av om det interne målgruppen er for ledere eller ledere. Under Emne kan brukerne velge mellom søkeord, for eksempel HR, Legal eller IT. Du kan også tillate brukere å skrive inn egne søkeord for å beskrive emnet.

Som du ser et mønster som kommer frem av ofte brukte søkeord, kan det signalere deg, som SharePoint Online Administrator, å flytte disse søkeordene inn i hovedbegrepet. Ikke bare det, men det kan be organisasjonen din om å begynne å tenke på å skape et nytt navn på et produkt, i henhold til hvilke ord som best beskriver det for menneskene dine og hva disse ordene betyr for dem.

Følg disse trinnene for å importere en egendefinert taksonomi til Term-butikken:

1. Klikk på Terminal butikk fra venstre navigasjon i SharePoint Online Administration Center.

   Kontroller at navnet ditt er oppført under Term Store Administrators.

2. Under Eksempelimport i høyre rute klikker du på Vis eksempelfil.

3. Last ned kommaseparerte verdier (.csv) -filen og gjør endringer i den i Excel for å passe din taksonomi.

4. I Excel, ordne vilkårene i hierarkier opptil syv nivåer dypt.

5. Lagre filen i original. csv format.

6. Tilbake på Term Store fra SharePoint Online Administrasjonssenter, hold musepekeren over ønsket gruppe last inn begrepet og klikk deretter pilen som vises til høyre for å vise flere kommandoer.

7. Velg Import New Term Set.

8. Fra Importeringsvinduet, klikk på Bla gjennom.

9. Naviger til.csv-filen du lagret i trinn 5, velg filen, og klikk deretter Åpne.

   Du blir tatt tilbake til innstillingsvinduet for innstilt term.

10. Klikk på OK.

    Du blir tatt tilbake til portal for SharePoint Online Administrasjonssenter hvor du ser begrepet du bare importerte oppført under gruppen du valgte i trinn 6.