Slik registrerer du en salg eller betaling - dummies

For å kunne bruke QuickBooks 2012 må du forstå hvordan du registrerer innbetalinger. Regnskapsprinsipper fastslår at salgsinntekter må innregnes når et salg foretas. Og at salget er gjort når en bedrift leverer varer eller tjenester til en kunde.

Dette kravet om å registrere salgsinntekter på tidspunktet for at varer eller tjenester leveres, betyr at regnskapsmessig omsetningsinntekter er litt mer komplisert enn du kanskje først gjettet. Den første transaksjonen, for eksempel transaksjonen som registrerer et salg, vises her.

Tidsskriftinngang 1: Registrering av kreditt-salg

Konto	Debit	Kreditt
Kundefordringer	1 000
Salgsinntekter	1, 000

Journal Entry 1 viser hvordan et salg på $ 1 000 kan bli registrert. Tidsskriftoppføringen viser en debitering på $ 1 000 til kundefordringer og en $ 1 000 kreditt til salgsinntekter. For å registrere et salg på $ 1 000 - et kredittalg - må journalinnlegget vise begge $ 1 000 økning i kundefordringer og $ 1 000 økning i salgsinntekter.

Når virksomheten mottar betaling fra kunden for $ 1, 000 fordringen, registrerer virksomheten en journaloppføring som vist.

Konto

1 000	Kundefordringer	1 000
Konto	Konto
Konto	Konto

Konto

Kontoinngang 2 viser en $ 1 000 debet til kontanter, som er $ 1 000 økning i kontantkontoen som oppstår fordi kunden nettopp har betalt deg $ 1 000. Journal Entry 2 viser også en $ 1 000 kreditt på kundefordringer. Denne kreditten til kundefordringskonto reduserer kundefordringsbalansen.

Når du registrerer både Journal Entry 1 og Journal Entry 2, er nettoeffekten en $ 1 000 debet til kontanter (som viser at kontanter har økt med $ 1 000) og en $ 1, 000 kreditt til salgsinntekter (viser at salgsinntektene har økt med $ 1 000). Den $ 1 000 debet til kundefordringer og $ 1 000 kreditt til kundefordringer netto til null.

Hvis du tenker på denne kundefordringen, må du innse at det er fornuftig. Selv om kundekontoen inneholder en $ 1 000 fordringsbalanse, betyr dette bare at kunden skylder deg $ 1 000. Men når kunden endelig betaler av $ 1 000 regningen, må du nullstille den fordringen.

QuickBooks, forresten, registrerer automatisk Journal Entry 1 og Journal Entry 2 for deg. Journal Entry 1 blir registrert når du utsteder eller lager en kundefaktura. Derfor trenger du ikke å bekymre deg for debetene og kreditter som vises i Journal Entry 1 bortsett fra en spesiell anledning: Når du konfigurerer QuickBooks og QuickBooks-elementer ( elementer

er ting som blir inkludert på fakturaene), angir du hvilken konto som skal krediteres for å spore salgsinntekter.

Så selv om du kanskje ikke trenger å bekymre deg mye om mekanismen til Journal Entry 1, bør du forstå hvordan denne journaloppføringen fungerer slik at du kan sette opp QuickBooks riktig.

Journal Entry 2 blir også automatisk tatt opp av QuickBooks. QuickBooks registrerer Journal Entry 2 for deg når du registrerer en kontant betaling fra en kunde. Du trenger ikke å bekymre deg da om debet og kreditter som er nødvendige for registrering av kundebetalinger. Det er nyttig å forstå hvordan denne journaloppføringen fungerer, og hvordan QuickBooks registrerer denne kundens betalingstransaksjon.