Hvordan registrerer du kundesupport i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gjør det enkelt å registrere kundebetalinger. Hvis kundene dine ikke alltid betaler deg på forhånd for sine kjøp, må du registrere en annen type betaling: de betalinger kundene gjør for å betale eller betale ned det du har fakturert. For å registrere innbetalingene må du selvfølgelig først registrere fakturaer for kunden.

Hvis du utsteder kredittnotaer som kundene kan bruke til å redusere beløpene de skylder, må du først registrere kredittmemoer for hver kunde. Resten er lett.

For å få tilgang til et vell av kundeinformasjon alt på en side, klikk på Kundeikonet på ikonlinjen eller velg Kunder → Kunde senter. Kundesenteret vises, oppført utestående saldoer for alle kunder og detaljert informasjon for kunden valgt i Kunder og jobber-listen.

For å vise mottaksbetalingsvinduet klikker du på mottaksbetalingsikonet på startskjermen eller klikker på kundesenterikonet og velger kunden du trenger. Klikk på Nye transaksjoner og motta betalinger, eller velg Kunder → Motta betalinger fra de øverste menyene. Beskriv deretter kundebetalingen og fakturaene som er betalt. Hvis du vil ha gory detaljene, les gjennom følgende trinn:

1. Velg kunder → Motta betalinger.

   Vinduet Motta betalinger vises.

   

2. Identifiser kunden og om nødvendig jobben.

   Aktiver rullegardinmenyen Mottatt fra og velg kunden (og jobben om nødvendig) ved å klikke på navnet. QuickBooks viser de åpne eller ubetalte fakturaene for kunden i listeboksen nederst i vinduet.

3. Angi betalingsdato.

   Trykk på Tab for å flytte markøren til Dato-tekstboksen og skriv inn riktig dato i MM / DD / ÅÅÅÅ-format. Hvis du vil redigere datoen, kan du bruke de hemmelige datoredigeringskodene.

4. Angi beløpet for betalingen.

   Flytt markøren til beløpsfeltet og skriv inn betalingsbeløpet. Merknad: Hvis kunden betaler med et kredittkort og handelsbanken din fratrekk en avgift fra de enkelte betalinger, registrerer du hele beløpet på betalingen på denne betalingsskjermen og selgergebyret senere på innskuddskjermen.

5. (Valgfritt) Angi betalingsmåten.

   Aktiver Pmt. Metode rullegardinliste og velg betalingsmåten.

6. (Valgfritt) Skriv inn sjekkenummeret.

   Du kan gjette hvordan dette fungerer, ikke sant? Du flytter markøren til Referanse # -feltet. Deretter skriver du sjekkenummeret fra kundens sjekk. Trenger du å fullføre dette trinnet? Nah. Men denne informasjonen kan være nyttig hvis du eller kunden senere ender opp med spørsmål om hvilke sjekker som betales for hvilke fakturaer.

7. (Valgfritt) Legg til en notatbeskrivelse.

   Bruk memo beskrivelsen for å lagre litt informasjon som vil hjelpe deg på en eller annen måte. Merk at dette feltet skrives ut på Kundeerklæringen.

8. Hvis kunden har noen utestående kreditter, kan du bestemme om du skal bruke dem i denne betalingen.

   QuickBooks tilsvarer beløpene til en av kundens eksisterende kreditter. De kan være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til avkastningskreditt eller noe annet.

   Når du oppretter en ny faktura, forteller QuickBooks at det er kreditter tilgjengelig på kundens konto og spør om du vil bruke noen av dem til den nye fakturaen.

   Hvis du vil bruke et kredittnota til en bestemt åpen faktura, velger du fakturaen og klikker deretter på Rabatter og kredittkort. Når QuickBooks viser Credits-fanen i dialogboksen Rabatt og kreditt, klikker du på kredittminnet du vil bruke, og klikker deretter Ferdig.

9. Identifiser hvilke åpne fakturaer kunden betaler.

   Som standard bruker QuickBooks automatisk betalingen til de åpne fakturaene, og starter med den eldste åpne fakturaen. Du kan endre dette programmet ved å legge inn beløp i Betaling-kolonnen. Bare klikk på den åpne fakturaens betalingsbeløp og skriv inn riktig beløp.

   Du kan legge ut en del av betalingen uapplikert hvis du vil. QuickBooks spør deretter hva du vil gjøre med overbetalingen: Du kan legge beløpet på kontoen som skal brukes eller refundere beløpet til kunden eller klienten. Hvis du registrerer en underbetaling, spør QuickBooks om du bare vil forlate det ubetalte beløpet som sitter der, eller vil isteden skrive av den resterende balansen.

   Hvis du vil bruke kundens betaling til de eldste åpne fakturaene, klikker du på knappen Automatisk søk ​​betaling. Hvis du vil uautorisere betalinger som du allerede har brukt for å åpne fakturaer, klikker du på knappen Ikke bruk betaling. Ikke-påfør betaling og automatisk søk ​​betaling er den samme knappen. QuickBooks endrer navnet på knappen, avhengig av om du allerede har lagt inn betalinger.

   

10. Juster tidlig betaling eller andre rabatter, om nødvendig.

    Hvis du tilbyr betalingsbetingelser som inkluderer en tidlig betalingsrabatt, reduserer QuickBooks automatisk det opprinnelige originale beløpet for den åpne fakturaen med tidlig betalingsrabatt som du angir for å beregne det justerte beløpet som skal betales dersom betalingen er datert i rabattperioden.

    For å angi eventuelle andre rabatter, velg den åpne fakturaen du vil justere. Klikk deretter på Rabatt og kredittkort. Med liten eller ingen nøling vises rabattfanen i rabatt- og kreditt-dialogboksen.

    Skriv dollarens beløp for rabatten i tekstboksen Mengde rabatt. Deretter angi kostnadskontoen du vil bruke til å spore rabatter ved å aktivere rullegardinlisten Rabattkonto og velge ett av kontoene.

    

    Når du er ferdig, klikker du Ferdig for å gå tilbake til mottaksbetalingsvinduet.

11. Registrer kundens betalingsinformasjon.

    Etter at du har identifisert hvilke fakturaer kunden betaler - det ikke-anvendte beløpet sannsynligvis skal vises som null - du er klar til å registrere kundens betalingsinformasjon.Du kan gjøre det ved å klikke enten på Save & New-knappen eller på Save & Close-knappen. QuickBooks lagrer kundebetalingen som vises på skjermen. Hvis du klikker Lagre og Ny, viser QuickBooks et tomt mottatt betalingsvindu, slik at du kan legge inn en annen betaling.