Hvordan man registrerer og skriver ut sjekker i QuickBooks 2012 - dummies

Det er åpenbart at enhver bedrift skriver sjekker - å betale regninger og betale ansatte. QuickBooks 2012 inkluderer en kommando og et vindu spesielt for formålet med opptak og muligens utskriftskontroller.

1Velg kommandoen Banking → Skriv sjekker.

QuickBooks viser skrivekontroller-vinduet.

2 Bruk rullegardinlisten Bank-konto.

Velg riktig konto for å skrive en sjekk.

3 Bruk feltet nr. (Sjekk nummer) til å identifisere kontrollnummeret.

Hvis du ikke kjenner sjekkenummeret ennå, fordi du ikke har skrevet ut sjekken, la feltet Nei være tomt. Deretter merker du av for å være skrevet ut, som vises i omtrent midten av skrivekontrollvinduet.

4 Bruk feltet Date for å registrere datoen som sjekken er skrevet eller vil bli skrevet.

Du kan legge inn sjekketidspunktet i mm / dd / yyyy format. Du kan også skrive inn datoer som bare mmdd eller m / dd, og QuickBooks forvandler dem til mm / dd / yyyy. Dermed er 3/17, 0317 og 03/17/2012 alle gyldige måter å gå inn på samme dato, hvis det nåværende året er 2012.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknappen som vises til høyre for datoen felt. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en popup-kalender. For å velge en dag vist i kalenderen, klikk på dagen.

5 Bruk Betal til rekkefølge for felt for å identifisere enkeltpersonen eller virksomheten du betaler med sjekken.

Hvis sjekken om at du registrerer deg, er den første sjekken du noensinne har gjort til mottaker, må du skrive inn mottakerens navn i feltet Betal til ordre av. Hvis du tidligere har betalt mottakeren, kan du klikke på pilknappen i høyre ende av feltet Betal til ordre.

Når du gjør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalere. Du kan velge mottaker fra denne listen ved å klikke på navnet.

6Vend markørmarkøren til feltet $ (eller mengde) og skriv inn sjekkbeløpet.

QuickBooks skriver ut sjekkbeløpet på linjen under feltet Betal til ordre av.

7Distribuer sjekkbeløpet til de aktuelle utgiftene eller aktivakontoene.

Hvis sjekken betaler for en bestemt utgift eller kjøper en bestemt eiendel, klikker du på Utgifter-fanen. Bruk deretter linjene eller radene på Utgift-fanen til å identifisere kontoen og beløpet som sjekken betaler.

Hvis du kategoriserer utgiften som en pådratt for en bestemt kunde eller jobb, kan du bruke kolonnen Fakturerbar (merket med et ikon) for å indikere om dette elementet skal faktureres senere til kunden.

8 Beskriv de elementene som sjekken kjøper.

Her er fanen Elementer i skrivekontrollvinduet. Du bruker fanen Elementer når du skriver en sjekk for å kjøpe varer som er vist og beskrevet på produktlisten.

Hvis du vil bruke fanen Elementer, identifiserer du elementet som blir kjøpt ved å legge inn elementskoden eller navnet i kolonnen Element. Du kan eventuelt redigere elementbeskrivelsen som vises i kolonnen Beskrivelse. Bruk deretter kolonnene Antall, Kostnad og Beløp for å beskrive antall elementer og den totale kostnaden for de kjøpte produktene.

9For å skrive ut en sjekk, klikk på knappen Skriv ut.

Alternativt, hvis du vil skrive ut sjekker i en batch, etter at du har registrert den siste sjekken du vil skrive ut, klikker du på nedpilen til høyre for knappen Skriv ut. Når QuickBooks viser utskriftsmenyen, velger du utskriftsbatch-kommandoen. QuickBooks viser dialogboksen Velg sjekker til utskrift.

10Velg de kontrollene du vil skrive ut ved å klikke på dem.

Bruk boksen Første sjekk nummer til å identifisere nummeret til det første skjemaet som skal brukes til utskrift. Klikk deretter OK. Når QuickBooks viser dialogboksen Print Checks, bruker du området Check Style for å identifisere typen av skjemaer du skriver ut på. Hvis du bruker standard- eller lommebok-sjekker, må du også angi antall sjekker. Klikk deretter på Skriv ut-knappen.

11 Når du beskriver sjekken og årsakene til å skrive sjekken, klikker du enten Lagre og Lukk eller Lagre og Ny.

Lagre og lukk-knappen lagrer sjekken og lukker også skrivekontrollvinduet. Klikk på Lagre og Ny-knappen for å lagre sjekken, og redisplay deretter vinduet Skriv sjekker, slik at du kan ta opp en annen sjekk. Hvis du ikke vil lagre sjekken, klikker du på Tøm-knappen.