Hvordan registrerer og skriver du ut fra QuickBooks - dummies

Det er åpenbart at enhver bedrift skriver sjekker for å betale regninger og betale ansatte. QuickBooks inneholder en kommando og et vindu spesielt for formålet med opptak og muligens utskriftskontroller.

Følg disse trinnene for å registrere eller skrive ut sjekker:

1Velg kommandoen Banking → Skriv sjekker.

Når QuickBooks viser Skrivekontroller-vinduet, bruker du rullegardinlisten Bankkonto for å velge riktig konto for å skrive en sjekk.

2 Bruk feltet nr. (Sjekk nummer) til å identifisere kontrollnummeret.

Hvis du ikke kjenner sjekkenummeret ennå, fordi du ikke har skrevet ut sjekken, la feltet Nei være tomt. Deretter velger du avkrysningsboksen Skriv ut senere, som vises på hovedfanen i skrivekontroller-vinduet.

Når du velger merket Skriv ut senere, viser QuickBooks uttrykket Til utskrift i feltet Nei.

3 Bruk feltet Date for å registrere datoen som sjekken er skrevet eller vil bli skrevet.

Du kan legge inn sjekketidspunktet i mm / dd / yyyy format. Du kan også skrive inn datoer som bare mmdd eller m / dd, og QuickBooks forvandler dem til mm / dd / yyyy. Dermed er 3/17, 0317 og 03/17/2014 alle gyldige måter å gå inn på samme dato, hvis det nåværende året er 2014.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknappen som vises til høyre for Datofelt. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en popup-kalender. For å velge en dag vist i kalenderen, klikk på dagen. Pop-up-kalenderen inneholder også et par knapper som du kan klikke for å bla frem og tilbake gjennom månedene.

4 Bruk Pay to Order of feltet for å identifisere enkeltpersonen eller virksomheten du betaler med sjekken.

Hvis sjekken om at du registrerer deg, er den første sjekken du noensinne har gjort til mottaker, må du skrive inn mottakerens navn i feltet Betal til ordre av.

Hvis du tidligere har betalt betalingsmottakeren, kan du klikke på pilknappen i høyre ende av feltet Betal til ordre av. Når du gjør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalte. Du kan velge mottaker fra denne listen ved å klikke på navnet.

5Vend markørmarkøren til Dollars (eller beløpet) -feltet og skriv inn sjekken.

QuickBooks skriver ut sjekkbeløpet på linjen under Pay to the Order Of-feltet.

6 (Valgfritt) Gi en adresse.

Hvis du vil, kan du bruke adresseblokken til å gi mottakerens adresse. Merk at QuickBooks skriver mottakernavnet på den første linjen i adresseblokken når du fyller ut feltet Betal til rekkefølge. Du kan legge til de andre linjene i adresseblokken manuelt.

7 (Valgfritt) Gi en notatbeskrivelse.

Du kan bruke memo-feltet til å gi eller ta opp tilleggsinformasjon. Hvis du skal skrive ut sjekken, kan du for eksempel bruke memo-feltet til å identifisere kontonummeret eller fakturanummeret som sjekken betaler.

8 (Valgfritt) Velg avkrysningsboksen Betal Online på fanen Memo.

Så her er avtalen: Hvis du har fortalt banken din at du vil gjøre nettbanken ting og har fulgt instruksjonene for oppsettet, kan du velge avkryssningsfeltet Pay Online (som vises når du har konfigurert online banktjenester). Denne innstillingen forteller QuickBooks å overføre denne informasjonen til din bank, sammen med instruksjoner til banken for å foreta betalingen.

9Distribuer sjekkbeløpet til de aktuelle utgiftene eller aktivakontoene.

Hvis sjekken betaler for en bestemt utgift eller kjøper en bestemt eiendel, klikker du på Utgifter-fanen. Bruk deretter linjene eller radene på Utgift-fanen til å identifisere kontoen og beløpet som sjekken betaler. Hvis du kategoriserer utgiften som en pådratt for en bestemt kunde eller jobb, kan du bruke Billable? kolonne for å angi om dette elementet skal faktureres til kunden senere.

10 Beskriv de elementene som sjekken kjøper.

Figuren viser fanen Elementer i skrivekontrollvinduet. Du bruker fanen Elementer når du skriver en sjekk for å kjøpe varer som er vist og beskrevet i produktlisten. For eksempel, hvis du skriver en $ 1 000-sjekk for å kjøpe 1 000 $ 1 elementer for lager, bruker du fanebladet Elementer. Hvis du vil bruke fanen Elementer, identifiserer du elementet som blir kjøpt ved å skrive inn elementskoden eller navnet i kolonnen Element.

11For å skrive ut en sjekk, klikk på Skriv ut-knappen.

Alternativt, hvis du vil skrive ut sjekker i en batch, etter at du har registrert den siste sjekken du vil skrive ut, klikker du på nedpilen under Print-knappen. Når QuickBooks viser utskriftsmenyen, velger du utskriftsbatch-kommandoen. QuickBooks viser dialogboksen Velg sjekker til utskrift.

Velg de kontrollene du vil skrive ut ved å klikke på dem. Bruk boksen Første sjekk nummer for å identifisere nummeret til det første skjemaet som skal brukes til utskrift.

12Klikk på OK.

Når QuickBooks viser dialogboksen Print Checks, bruker du området Check Style for å identifisere typen av skjemaer du skriver ut på. Hvis du bruker standard- eller lommebok-sjekker, må du også angi antall sjekker. Klikk deretter på Skriv ut-knappen.

13 Når du beskriver sjekken og årsakene til å skrive sjekken, klikker du enten Lagre og Lukk eller Lagre og Ny.

Lagre og lukk-knappen lagrer sjekken og lukker også skrivekontrollvinduet. Klikk på Lagre og Ny-knappen for å lagre sjekken, og redisplay deretter vinduet Skriv sjekker, slik at du kan ta opp en annen sjekk. Hvis du ikke vil lagre sjekken, klikker du på Tøm-knappen.