Hvordan du registrerer betalbare transaksjoner - dummies

I QuickBooks 2012 har du muligheten til enten å jobbe med eller uten en konto med kontosaldo. Hvis du vil, kan du registrere utgifter når du skriver sjekker. Dette betyr at for å få en komplett liste over alle utgifter, må du ha registrert sjekker som betaler alle utgiftene dine. Denne tilnærmingen fungerer bra.

QuickBooks støtter også en mer presis tilnærming til opptakskostnader. Ved å svare på noen få spørsmål i QuickBooks-oppsettprosessen, kan du sette opp en konto for kontokonto, som bare er en konto som sporer beløpene du skylder leverandørene og andre leverandører.

Slik registrerer du en regning

Når du bruker en konto for kontokontoer, skriver du inn regningene du får fra leverandører når du mottar dem.

Følgende tabell viser måten denne transaksjonen er registrert på. Journal Entry 5 debiterer automatisk kontorrekvisita for $ 1 000 og kreditter for 1 000 USD. Dette er journaloppføringen som ville bli registrert av QuickBooks hvis du kjøpte $ 1 000 kontorrekvisita og deretter innført regningen i QuickBooks-systemet.

1 000

Kontoer Konto Konto Debit Kreditt 1, 000 Slik betaler du en regning

Når du senere betaler regningen, registrerer QuickBooks Journal Entry 6. I Journal Entry 6 debiterer QuickBooks kontoer for $ 1 000 og kontanter for $ 1 000. Nettoeffekten på Leverandørgjeld kombinerer både kjøpet og betalingen er null.

Det er fornuftig, ikke sant? Tilnærmingen vist i Journal Entries 5 og 6 teller beløpet du skylder noen leverandør eller leverandør som en forpliktelse, betalbar, kun når du skylder pengene.

Tidsskriftinngang 6: Registrering av betalingen til leverandør

Konto

Debit	Kreditt	Kontoer betales
1 000	Kontanter
1 000	Når du registrer journalinngang 6 i QuickBooks, må du oppgi navnet på kontoen som blir debitert. QuickBooks vet åpenbart hvilken konto som skal krediteres - kontokontoen. QuickBooks må imidlertid også kjenne utgifts- eller aktivakonto til debet.

QuickBooks trenger å vite hvilken kontantkonto du har til kreditt når du betaler et betalingsbeløp. Du identifiserer dette når du skriver sjekken for å betale regningen.

Noen andre betalingspoengter

Her er et par tilleggspunkter om journalinnlegg 5 og 6:

Betalingsmetoden er mer nøyaktig.

• Betalingsmetoden, som viser hva journalinnlegg 5 og 6 viser, er den beste måten å registrere dine regninger på.Betalingsmetoden betyr at du registrerer utgifter når kostnadene faktisk oppstår. Som du kanskje allerede har funnet ut, er betalingsmåten virkelig speilbildet for kundefordringen. Den store fordelen med betalingsmåten, som du kan intuitere, er at den holder oversikt over beløpene du skylder leverandører og leverandører, og det gjenkjenner utgifter som de oppstår, snarere enn når du betaler dem (som kan være litt senere).

  Ikke alle debet er for en kostnad.

• Journal Entry 5 viser debitering til en kontorrekvisita-konto. Mange av de forpliktelser som du registrerer er beløp som skylder utgifter. Men ikke alle betalbare transaksjoner skyldes å pådra seg noen utgifter. Du kan også trenge å registrere innkjøp av en eiendel - for eksempel et utstyr. I dette tilfellet går debet ikke til en utgiftskonto, men til en aktivakonto. Annet enn denne mindre endringen, fungerer transaksjonen på samme måte.

  Kan du gjette hvordan en utgift eller et fast eiendomskjøp blir registrert hvis du ikke bruker en kundekonto konto? I tilfelle der du betalte $ 1 000 for kontorrekvisita, debiterer QuickBooks kontorrekvisita for $ 1 000 og kontanter for $ 1 000 når du skriver en $ 1 000-sjekk. Som en del av å skrive sjekken identifiserer du hvilken utgiftskonto du skal debet.

Hvis du kjøper en $ 1 000 stykke utstyr, ser journalposten ut og fungerer på omtrent samme måte. Når du registrerer kjøpet, debiterer QuickBooks aktivakontoen for $ 1 000 og kontanter for $ 1 000. Igjen blir denne transaksjonen registrert når du skriver sjekken for å betale for aktiva.