Hvordan du raskt kan sikkerhetskopiere QuickBooks 2016 - dummies

Du er opptatt. Du har ikke tid til å lure deg rundt med QuickBooks. Du vil bare gjøre en god jobb med sikkerhetskopiering, og du har bestemt deg for hvor ofte du planlegger å gjøre det. Lyder som din situasjon? Følg deretter disse trinnene:

1Skift en tom disk / disk i riktig stasjon.

Du kan sikkerhetskopiere alle flyttbare plater, inkludert flashminneenheter, bærbare harddisker og skrivbare CDer. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit (produsenten av QuickBooks) anbefaler at du ikke bruker QuickBooks backup-kommandoen for å flytte en sikkerhetskopieringsfil til en CD.

I stedet anbefaler Intuit at du sikkerhetskopierer filen til harddisken din og deretter bruker kommandoen Windows File Copy til å brenne filen på platen. Denne løsningen har en tendens til å løse noen av de CD-skriveproblemer folk opplever når du sikkerhetskopierer direkte til en CD fra QuickBooks.

Du kan sikkerhetskopiere alle faste disker, for eksempel harddisken eller en nettverksdisk, men fordelene med en flyttbar plate er at du kan lagre den på et annet sted. Som et kompromiss kan du også bruke en nettverksdisk. Du vil vanligvis ikke bruke harddisken din (selv om dette er bedre enn ingenting) fordi en av katastrofer som kan føre til QuickBooks-dataene, er feil på harddisken.

Du kan også sikkerhetskopiere QuickBooks-filene dine til et online lagringsområde.

2 Hvis du lagrer data for flere enn ett selskap, må du sørge for at selskapet hvis data du vil sikkerhetskopiere, er det aktive selskapet.

For å finne ut om det riktige selskapet er aktivt, se bare på tittellinjen for QuickBooks-programvinduet, som heter det aktive selskapet. (Hvis du ikke husker å sette opp flere filer, ikke bekymre deg. Du har sannsynligvis bare én fil - det vanlige tilfellet.)

3Velg fil → Backup Company → Opprett lokal sikkerhetskopiering for å starte sikkerhetskopiering.

QuickBooks viser dialogboksen Opprett sikkerhetskopiering.

Hvis du bruker QuickBooks i flerbrukermodus, må du bytte til enbrukermodus før du sikkerhetskopierer filen. For å gjøre dette, velg Arkiv → Bytt til Enkelt brukermodus.

4Tell QuickBooks der du vil sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Opprett sikkerhetskopi, spesifiser du stedet for sikkerhetskopien ved å velge alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

For å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen din lokalt, velg alternativet Lokalt sikkerhetskopiering.

5 Beskriv hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopiere datafilen.

Med den første dialogboksen Lag sikkerhetskopiering fremdeles vises, klikker du Alternativer-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering, hvorfra du spesifiserer hvordan og når QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din:

Velg en standardplassering. Angi hvor reservefilen skal være plassert. Du kan gjøre dette enten ved å skrive inn banenavnet til sikkerhetskopieringsmappen i boksen Fortell oss hvor du skal lagre sikkerhetskopieringskopiene (den harde måten) eller ved å klikke på Bla gjennom-knappen og deretter bruke dialogboksen Søk etter mappe som Windows viser for å velge en standard backup plassering.

Finjuster sikkerhetskopieringen. Dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering inneholder noen avkrysningsbokser som du kan bruke til å finjustere den gamle QuickBooks-backupoperasjonen. Merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopiering til filnavnet, hvis det er valgt, gjør akkurat hva det står. Begrense antall sikkerhetskopier i denne mappen Til [X] i boksen forteller QuickBooks å begrense antall sikkerhetskopier av QuickBooks-filen den lagrer i sikkerhetskopieringsmappen. Standard antall sikkerhetskopier som holdes på plass, er tre; det burde være bra.

Angi regelen for reservepåminnelse. Du kan velge Påminn meg om å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min hver [X] Tider for å fortell QuickBooks, det bør minne deg så ofte for å sikkerhetskopiere. Som standard minner QuickBooks deg hver fjerde gang du lukker en datafil, men du kan erstatte verdien i tekstboksen for å angi en annen sikkerhetskopieringsrekvensfrekvens.

Velg et valg for dataverifisering. QuickBooks gir tre dataverifiseringsalternativer: Fullstendig verifisering (sikker men sakte), raskere verifisering (rask, men ikke så grundig), og ingen bekreftelse (sparer deg litt tid nå med risiko for store problemer senere). Komplett verifiseringsalternativet er hva QuickBooks anbefaler.

Når du er ferdig med dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering, klikker du OK og deretter Neste. QuickBooks viser den andre Create Backup dialogboksen.

6 Bestemme når QuickBooks skal sikkerhetskopiere datafilen.

Den andre Backup Wizard-dialogen inneholder alternativknapper som du bruker til å planlegge når du vil sikkerhetskopiere. Hvis du for eksempel vil indikere at du vil sikkerhetskopiere på stedet, velger du Lagre det nå-knappen.

Merk: Første gang du sikkerhetskopierer QuickBooks-filen din ved hjelp av Opprett sikkerhetskopiering, spør QuickBooks deg ikke når det skal sikkerhetskopiere datafilen. QuickBooks sikkerhetskopierer bare datafilen, hopper over dette trinnet.

7 Bekreft reservasjonsfilens plassering og navn.

Når den andre dialogboksen for sikkerhetskopieringsvindu vises, klikker du Neste. QuickBooks viser dialogboksen Lagre sikkerhetskopieringskopiering.

Bare for å være på den sikre siden, bekreft at filnavnet og mappeplasseringen som vises i dialogboksen Lagre sikkerhetskopieringskopi, er riktig. Hvis mappeplasseringen ikke er riktig, velg en ny mappeplassering fra rullegardinlisten Lagre inn. Hvis filnavnet ikke er korrekt, rediger du navnet som vises i tekstfeltet Filnavn.

8 Klikk på Lagre.

QuickBooks sikkerhetskopierer datafilen din og viser en meldingsboks som forteller deg at den har sikkerhetskopiert filen din. Meldingen gir også sikkerhetskopieringsfilen og mappens plassering.