Hvordan du klargjør et kredittnota i QuickBooks 2015 - dummies

Det kan være ganger når du må lage et kredittnota med QuickBooks 2015. Kredittnotater kan være en nyttig måte å fikse data- inngangsfeil som du ikke fant eller rettet tidligere. Kredittnotater er også praktiske måter å håndtere ting som retur og tilbakebetaling av kunder. Hvis du har utarbeidet en faktura før, vil du oppdage at det å lage et QuickBooks-kredittnota er mye enklere enn å bruke gammeldags metoder.

Følgende trinn beskriver hvordan du lager den mest kompliserte og involverte typen kredittmemo: et produkt kredittnota. Opprette en tjeneste eller profesjonell kredittnota fungerer i utgangspunktet på samme måte. Du fyller bare i færre felt.

1. Velg Kunder → Opprett Kredittnotater / Refusjoner eller klikk på Refusjoner og Kreditt-ikonet i Kunde-delen på Hjemmesiden for å vise vinduet Opprett Kredittnotater / Refusjoner.

   

2. Identifiser kunden og om nødvendig jobben i rullegardinlisten Kunde: jobb.

   Du kan velge kunden eller jobben fra listen ved å klikke på den.

3. (Valgfritt) Angi en klasse for kredittnotatet.

   Hvis du bruker klasser for å kategorisere transaksjoner, aktiverer du rullegardinlisten Klasse og velger riktig klasse for kredittnota.

4. Dato kredittnota.

   Trykk på Tab for å flytte markøren til Dato-tekstboksen. Skriv deretter inn riktig dato i MM / DD / ÅÅÅÅ-format.

5. (Valgfritt) Skriv inn et kredittnotatnummer.

   QuickBooks foreslår et kredittnota nummer ved å legge til 1 til det siste kredittnota nummeret du brukte. Du kan godta nummeret eller fanen til Kode nr. For å endre nummeret til det du vil.

6. Fest kundens adresse, om nødvendig.

   QuickBooks tar tak i faktureringsadressen fra kundelisten. Du kan endre adressen for kredittnota ved å erstatte en del av den vanlige faktureringsadressen. Vanligvis bør du bruke samme adresse for kredittnotatet som du bruker for den opprinnelige fakturaen eller fakturaene.

7. (Valgfritt … slags) Oppgi bestillingsnummer (PO).

   Hvis kredittnotaen justerer total gjenværende saldo på en kundekjøpsordre, bør du sannsynligvis skrive inn nummeret på innkjøpsordren i tekstboksen P.O. nr.

   Her er noen logikk på dette forslaget, for de leserne som bryr seg: Hvis du fakturerte kunden din $ 1 000 på PO No. 1984, som godkjenner et kjøp på $ 1 000, har du brukt hele innkjøpsordren - i hvert fall i henhold til Kundens kontofører, som behandler dine fakturaer.

   Hvis du ser etter at et kredittnota for $ 1 000 er identifisert som relatert til P.O. nr. 1984 frigjør du i utgangspunktet oppkjøpsbalansen på $ 1 000, noe som kan bety at du kan bruke eller regne på kjøpsordren igjen.

8. Hvis kunden returnerer elementer, beskriv hvert element.

   Flytt markøren til første rad i tekstboksen Item / Description / Tax / Qty / Rate / Amount. I den første tomme raden i boksen aktiverer du rullegardinlisten Element og velger deretter elementet. Etter at du har valgt det, fyller QuickBooks i tekstboksen Beskrivelse og pris med uansett salgsbeskrivelse og salgspris du har oppgitt i varelisten.

   Angi antall elementer som kunden returnerer i tekstboksen. Skriv inn hvert element som kunden returnerer ved å fylle ut de tomme radene i listeboksen.

   Når det gjelder varelager, antar QuickBooks at varene du viser på et kredittnota, returneres til varelager. Du vil justere dine fysiske telt i beholdningen hvis uså solgte gjenstander returneres.

   Som med fakturaer, kan du sette så mange elementer på et kredittnota som du vil.

9. Beskriv eventuelle spesielle elementer som kredittnotatet skal inneholde.

   Hvis du vil utstede et kredittnota for andre elementer som vises på originalfakturaen - frakt, rabatter, andre kostnader og så videre - legg til beskrivelser av hvert element i produktlisten.

   Hvis du vil legge til beskrivelser av disse elementene, aktiverer du rullegardinlisten Element av neste tomme rad og velger deretter det spesielle elementet. Når QuickBooks fyller inn tekstbokser Beskrivelse og pris, rediger du denne informasjonen. Skriv inn hvert spesialelement - subtotal, rabatt, frakt og så videre - at du spesifiserer på kredittnota.

   Hvis du vil inkludere et Rabatt-element, må du holde et Subtotal-element i kredittnota etter inventar eller andre elementer du har diskontert. Deretter holder du et Rabatt-element direkte etter Subtotal-elementet. På denne måten beregner QuickBooks rabatten som en prosentandel av subtotalen.

10. (Valgfritt) Legg til en kundemelding.

    Aktiver kundemeldingslisten og velg en smart kundemelding.

11. Angi salgsskatt.

    Flytt markøren til Tax list-boksen, aktiver listeboksen, og velg deretter riktig salgsavgift.

12. Legg til et notat.

    Du kan bruke Notatboksen til å legge til en notatbeskrivelse i kredittnotatet. Du kan for eksempel bruke denne beskrivelsen for å forklare årsakene dine for utstedelse av kredittnota og å kryssreferanse den opprinnelige fakturaen eller fakturaene. Merk at memo-feltet skrives ut på kundedokumentasjonen.

13. Hvis du vil forsinke utskrift av dette kredittnotaet, merker du av for Skriv ut senere.

14. Lagre kredittnota.

    For å lagre et fullført kredittmemo, klikk enten Lagre og Ny eller Lagre og Lukk. QuickBooks viser deretter en dialogboks som spør hva du vil gjøre med kredittnota: Behold kreditt, gi refusjon, eller bruk kreditt til en faktura. Gjør ditt valg ved å klikke på knappen som tilsvarer det du vil gjøre.

    Hvis du velger Bruk på faktura, ber QuickBooks om ytterligere informasjon.QuickBooks lagrer deretter kredittnotatet som er på skjermen, og hvis du klikket Lagre og Ny, vises et tomt Opprett kredittkort / refusjonsvindu, slik at du kan opprette et annet kredittnotat. Når du er ferdig med å opprette kredittnotaer, kan du klikke på kredittnota skjemaets Lukk-knapp.