Slik lager du en faktura i QuickBooks Online - dummies

Du skriver inn fakturaer i QBO for å informere kundene om at de skylder deg penger for varer du solgte dem eller tjenester du utførte for dem. I QBO kan du forberede fakturaer og sende dem ved hjelp av e-post eller ved hjelp av posttjenesten.

Når du lager en faktura, inkluderer du informasjon om hva du selger til kunden ved å inkludere elementer på fakturaen. Du oppretter elementer for både tjenester og produkter ved hjelp av listen Produkter og tjenester. For å legge inn en faktura, følg disse trinnene:

1. Velg Transaksjoner → Salg for å vise siden Salgstransaksjoner.

2. Klikk på Ny transaksjonsknapp, og klikk Faktura i listen som vises.

   QBO viser fakturavinduet som vises her.

   

   Overskriften og Detaljer-delen av faktura-vinduet.

3. Velg en kunde.

   QBO viser kundens postadresse, betalingsbetingelser, faktura dato, forfallsdato og Send senere alternativ. Figuren viser også et Crew # -felt som vises fordi fakturaen ble tilpasset.

   Hvis en rute vises på høyre side, viser den transaksjoner du kanskje vil koble til fakturaen du lager.

4. Dobbeltkryss faktura dato, forfallsdato og vilkår og velg et passende valg i avsender send senere.

   Hvis du vil sende fakturaer via e-post, kan du sette inn dine preferanser i Firmainnstillinger; Klikk på Gear-ikonet ved siden av firmanavnet ditt og velg Firmainnstillinger.

5. Fyll ut de produktene og tjenestene kunden kjøper:

   1. Klikk i kolonnen Produkt / Service og velg et passende element for fakturaen du lager.

      Du kan skrive inn tegn i kolonnen Produkt / Service og QBO hjelper deg med å finne varen.

   2. Rediger alternativt beskrivelseskolonnen for det valgte elementet.

   3. Bruk kolonnene Antall, Pris og Beløp til å angi mengden av det valgte elementet du selger, hvilken hastighet du lader for hvert element, og hvor mye kunden skal betale. Når du leverer noen to av verdiene Qty, Rate og Amount, beregner QuickBooks den tredje verdien.

   4. Hvis det er aktuelt, sjekk avgiftsboksen.

   5. Gjenta trinnene a til d for å legge til flere elementer på fakturaen.

6. Du kan bla ned i Faktura-vinduet, som vist her, og velg en salgsskattesats og eventuelt et rabattbeløp eller prosent.

   

   Bruk bunnen av fakturavinduet til å håndtere salgsskatt, rabattinformasjon, meldinger og vedlegg.

   Du ser alternativet Salgsskatt på fakturaer bare hvis du har aktivert salgsskatt-funksjonen ved å velge Salgsskatt → Opprett salgsskatt.

   Du kan også bruke en rabatt på fakturaen hvis du har slått på foretrukket for å vise rabattboksen. skriv en melding til kunden; skriv inn informasjon i meldingsnotatboksen, hvilken QBO overfører direkte til enhver uttalelse du oppretter i fremtiden; og legg til et elektronisk dokument på fakturaen.

   Hvis du i dialogboksen Firmainnstillinger slår på preferansen for å vise innskuddskassen nederst på fakturaen, kan du bruke den til å redusere fakturaens beløp med innskuddsbeløpet betalt av kunden.

   Du kan kontrollere om rabatten er en rabatt før skatt eller etter skatt ved å klikke på bryteren som vises til venstre for boksene Rabatter og salgsskatt. Ved å trykke på bryteren bytter plasseringen av de to boksene; Når rabattboksen vises på toppen, er rabatten før skatt.

7. Hvis du vil legge ved et elektronisk dokument på fakturaen, klikker du i Vedlegg-boksen og navigerer til dokumentet eller drar og slipper den elektroniske kopien i Vedlegg-boksen.

8. I bunnen av vinduet kan du

   • Avbryt fakturaen eller rydde vinduet og starte på nytt.

   • Klikk Skriv ut eller Forhåndsvisning for å skrive ut eller forhåndsvise fakturaen.

   • Klikk Gjenta igjen for å sette opp fakturaen som en gjentakende faktura du har til hensikt å sende på en tidsplan du angir.

   • Klikk på Tilpass for å tilpasse faktura skjemaet.

   • Klikk på Lagre for å tildele et fakturanummer og lagre fakturaen i QBO.

   • Klikk Lagre og Send for å tildele et fakturanummer, lagre fakturaen, og send en kopi til kunden.

   Et vindu vises, der du kan skrive en e-postmelding og se på en forhåndsvisning av fakturaen. Etter at du har sendt fakturaen, vises e-posttid og datostempelinformasjon i overskriften.

   Du kan klikke på pilen ved siden av Lagre og Send, og velg deretter Lagre og Ny for å lagre fakturaen og starte en ny, eller velg Lagre og lukk for å lagre fakturaen og lukk Faktura-vinduet. Alternativet du velger vil vises neste gang du viser fakturavinduet. Faktisk, i et transaksjonsvindu, vil valget du lager, vises neste gang du åpner vinduet.