Hvordan du planlegger QuickBooks 2014-systemet - dummies

Hvis du forstår et par store bildeobjekter - hva gjør regnskapet og hvilke regnskapssystemer som helst - fra begynnelsen, Jeg finner at QuickBooks Setup-prosessen gir mye mer mening.

Hvilken regnskap gjør

Tenk på hva regnskapet gjør. Folk kan argumentere for de små detaljene, men de fleste vil være enige om at regnskapet gjør følgende fire viktige ting:

• Måler fortjeneste og tap

• Rapporter om finansiell tilstand til et firma (dets eiendeler, gjeld og nettoverdi)

• Gir detaljerte oversikt over eiendeler, gjeld og eierandelskonti

• Tilbyder finansiell informasjon til interessenter, spesielt til ledelsen

Hvilke regnskapssystemer gjør

Ta nå en kort titt på hvilke regnskapssystemer, eller i hvert fall på hvilke småbedriftsregnskapssystemer, som vanligvis gjør:

• Utarbeide regnskap, inkludert resultatregnskap, balanser og andre regnskapsrapporter.

• Generer forretningsskjemaer, inkludert sjekker, lønnsslipp, fakturaer, kundeopplysninger og så videre.

• Hold detaljert oversikt over nøkkelkontoer, inkludert kontanter, kundefordringer (beløp som kundene skylder et firma), leverandørgjeld (beløp som et firma skylder sine leverandører), varelager, anleggsmidler og så videre.

• Utfør spesialiserte informasjonshåndteringsfunksjoner. For eksempel i utgiverbransjen betaler bokutgivere ofte forfattere royalties. Så royalty-regnskap er en oppgave som bokutgiveres regnskapssystemer vanligvis må gjøre.

Hva QuickBooks gjør

Ok, etter at du forstår hva regnskapet gjør og hvilke regnskapssystemer som regel gjør, kan du se med litt perspektiv hva QuickBooks gjør:

• Produserer årsregnskapet

• Genererer mange vanlige forretningsformer, inkludert sjekker, lønnsslipp, kundefakturaer, kundeopplysninger, kredittnotaer og innkjøpsordrer.

• Holder detaljerte oversikter over en håndfull nøkkelkontoer: kontanter, kundefordringer, betalingskrav og inventar i enkle innstillinger.

QuickBooks gjør tre av fire ting som du forventer et regnskapssystem å gjøre. QuickBooks leverer imidlertid ikke de spesialiserte regnskapsprosessene. For eksempel gjør QuickBooks ikke royaltyregnskap.

Og nå for de dårlige nyhetene

Så QuickBooks gjør tre av de fire tingene som regnskapssystemene gjør, men det gjør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufullstendig regnskapsløsning. Vær derfor forsiktig med å sette dine forventninger. Vanligvis må du også finne ut løsninger for noen av dine spesielle regnskapskrav.

QuickBooks gir brukerne og virksomheten stor fleksibilitet. Så, tilbake til forrige eksempel, kan en bokutgiver gjøre mye av det som skal gjøres for royaltyregnskap i QuickBooks. Dette royalty regnskap arbeidet krever bare en viss mengde fiddling som virksomheten er å sette opp QuickBooks.

QuickBooks (eller i det minste de mest populære versjonene av QuickBooks) har imidlertid noen få betydelige svakheter:

• QuickBooks Pro gir ikke en god måte å håndtere produksjonen av inventar. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions støtter imidlertid enkel produksjonsregnskap.

  Og QuickBooks Enterprise Solutions gir noen ekstra lagerstyringsfunksjon (flere lagringssteder, antall og serienummersporing og FIFO-kostnad) som en del av Advance Inventory-funksjonen. (Disse versjonene av QuickBooks hjelper deg med å redegjøre for prosessen med å omdanne råvarer til ferdige varer og også håndtere noen virkelige lagerkompleksiteter.)

• Bare QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situasjonen for lagring av inventar på flere steder. Med andre ord viser QuickBooks Pro og QuickBooks Premier bare at du for eksempel har 3 000 widgets. Det lar deg ikke holde styr på det faktum at du har 1 000 widgets på lageret, 500 widgets i butikk A og 1, 500 widgets i butikk B.

Til tross for at QuickBooks kan være en ufullstendig løsning og kanskje ikke håndterer beholdningen slik du vil eller trenger det, er QuickBooks fortsatt en veldig god løsning. Nei, vent, det er ikke veldig sterkt nok. Hva QuickBooks gjør, det gjør det veldig bra.

Det er langt mer sannsynlig at et regnskapsprogramvareprodukt med 600 brukere, for eksempel, vil bli avviklet i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4 millioner kunder.