Hvordan du planlegger QuickBooks 2013-systemet - dummies

Hvis du forstår et par store bildeartikler - hva gjør regnskapet og hvilke regnskapssystemer som helst - fra begynnelsen, vil du oppdag at QuickBooks 2013 Setup-prosessen gir mye mer mening.

Hvilken regnskap gjør

Tenk på hva regnskapet gjør. Folk kan argumentere for de små detaljene, men de fleste vil være enige om at regnskapet gjør følgende fire viktige ting:

• Måler fortjeneste og tap

• Rapporter om finansiell tilstand til et firma (dets eiendeler, gjeld og nettoverdi)

• Gir detaljerte oversikt over eiendeler, gjeld og eierandelskonti

• Tilbyder finansiell informasjon til interessenter, spesielt til ledelsen

Hvilke regnskapssystemer gjør

Ta en kort titt på hvilke regnskapssystemer, eller i hvert fall ved hvilke småbedriftsregnskapssystemer - vanligvis gjør:

• Utarbeide regnskap, inkludert resultatregnskap, balanser og andre regnskapsrapporter.

• Generer forretningsskjemaer, inkludert sjekker, lønnsslipp, fakturaer, kundeopplysninger og så videre.

• Hold detaljert oversikt over nøkkelkontoer, inkludert kontanter, kundefordringer (beløp som kundene skylder et firma), Kontoer betales (beløp som et firma skylder sine leverandører), lagerartikler, anleggsmidler, og så videre.

• Utfør spesialiserte informasjonshåndteringsfunksjoner. For eksempel i utgiverbransjen betaler bokutgivere ofte forfattere royalties. Så royalty-regnskap er en oppgave som bokutgiveres regnskapssystemer vanligvis må gjøre.

Hva QuickBooks 2013 gjør

Ok, etter at du har forstått hva regnskapet gjør og hvilke regnskapssystemer som regel gjør, kan du se med litt perspektiv hva QuickBooks gjør:

• Produserer regnskap

• Genererer mange vanlige forretningsformer, Inkludert sjekker, lønnsslipp, kundefakturaer, kundeopplysninger, kredittnotaer og innkjøpsordrer.

• Holder detaljerte oversikt over en håndfull nøkkelkontoer: Kontanter, Kundefordringer, Kontobetalinger og Lagerbeholdning i enkle innstillinger.

QuickBooks gjør tre av De fire tingene du forventer et regnskapssystem å gjøre. QuickBooks leverer ikke de spesialiserte regnskapsprosessene. For eksempel gjør QuickBooks ikke royaltyregnskap.

Hva QuickBooks 2013 ikke gjør

Så QuickBooks gjør tre av de fire tingene som regnskapssystemene gjør, men det gjør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufullstendig regnskapsløsning. Vær derfor forsiktig med å sette dine forventninger. Vanligvis må du også finne ut løsninger for noen av dine spesielle regnskapskrav.

QuickBooks gir brukerne og virksomheten stor fleksibilitet. Så, tilbake til forrige eksempel, kan en bokutgiver gjøre mye av det som skal gjøres for royaltyregnskap i QuickBooks. Dette royalty-regnskapsarbeidet krever bare en viss fiddling under QuickBooks-oppsettet.

QuickBooks (eller i det minste de mest populære versjonene av QuickBooks) lider imidlertid av noen betydelige svakheter:

• QuickBooks Pro gir ikke en god måte å håndtere produksjonen av inventar. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions støtter imidlertid enkel produksjonsregnskap. Og QuickBooks Enterprise Solutions gir noen ekstra lagerstyringskapasitet (flere lagringssteder, mye og serienummersporing og FIFO-kostnad) som en del av Advance Inventory-funksjonen.

  (Disse versjonene av QuickBooks hjelper deg med å redegjøre for prosessen med å omdanne råvarer til ferdige varer og også håndtere noen virkelige lagerkompleksiteter.)

• Bare QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situasjonen for lagring av inventar på flere steder. Med andre ord, QuickBooks Pro og QuickBooks Premier viser ganske enkelt for eksempel at du har 3, 000 widgets. Det lar deg ikke holde styr på det faktum at du har 1 000 widgets på lageret, 500 widgets i butikk A og 1, 500 widgets i butikk B.

Til tross for at QuickBooks kan være en ufullstendig løsning og kanskje ikke håndterer beholdningen slik du vil eller trenger det, er QuickBooks fortsatt en veldig god løsning. Hva QuickBooks gjør, det gjør det veldig bra. Vurder det faktum at QuickBooks vil være rundt i lang, lang tid.

Det er langt mer sannsynlig at et regnskapsprogramvareprodukt med 600 brukere, for eksempel, vil bli avviklet i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4 000 000 kunder.