Hvordan å organisere, skrive ut og eksportere QuickBooks 2015 List Items - dummies

Hvis du er veteranbruker av QuickBooks, vet du hvor viktig lister kan være for virksomheten din. Du har mulighet til å organisere og skrive ut lister, samt eksportlisteelementer til et tekstbehandlingsprogram, om nødvendig.

Organiseringslister

For å organisere en liste må du være i enkeltbrukermodus. Her er noen måter du kan organisere listen på:

• For å flytte et element og alle dets undergrupper: Klikk på diamanten ved siden av elementet, og dra deretter elementet opp eller ned i listen til et nytt sted.

• For å gjøre et undernavn et eget element: Klikk på diamanten ved siden av elementet, og dra det til venstre.

• For å gjøre et element et undernavn: Flytt elementet slik at det er direkte under elementet du vil at det skal falle under. Deretter klikker du på diamanten ved siden av elementet og drar det til høyre.

• Slik alfabetiserer du en liste: Klikk på Navn-knappen øverst i listevinduet. QuickBooks alfabetiserer listen over kunder, leverandører, kontoer og så videre i både "A til Z" rekkefølge og omvendt "Z til A" rekkefølge.

Utskriftslister

Du kan skrive ut kunde-, leverandør- og ansattes lister ved å klikke på knappen Skriv ut øverst på den spesifikke senterskjermen for typen liste du velger. Listen er blant alternativene som kan skrives ut i en rullegardinliste.

Du kan skrive ut en vanlig liste ved å vise listen, klikke på knappen nederst til venstre i listevinduet, og deretter velge Utskriftsliste. Imidlertid er ofte den beste måten å skrive ut en liste på, å skrive ut en listerapport.

Du kan opprette, tilpasse og skrive ut en listerapport ved å velge Rapporter → Liste og deretter velge listen du vil skrive ut. Du kan også opprette en av en håndfull listerapporter ved å klikke på Rapporter-knappen i listevinduet og velge en rapport fra hurtigmenyen.

Klikk på Aktiviteter-knappen i et listevindu for å raskt få tilgang til vanlige aktiviteter knyttet til elementene på listen. Eller klikk på Rapporter for å raskt få tilgang til vanlige rapporter relatert til elementene på listen.

Eksportere listeposter til tekstbehandleren din

Hvis du bruker QuickBooks til å lagre navnene og adressene til dine kunder, leverandører og ansatte, kan du opprette en tekstfil av kontaktinformasjonen for disse personene. Du kan deretter eksportere denne filen til et annet program, for eksempel et tekstbehandlingsprogram, for å opprette rapporter som bruker denne informasjonen.

For å eksportere listeinformasjon til en tekstfil, klikk på knappen nederst til venstre i listevinduet og velg Skriv ut liste. Når QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut, velger du alternativet Filvalg, klikker Skriv ut, og deretter oppgir du et filnavn når du blir bedt om det.

Kommandoen File Forms Utskriftsformularer gir også en etikett-kommando for å produsere postetiketter for kunder og leverandører. Den siste kommandoen på selskapemenyen - Forbered brev med konvolutter - lar deg også forberede bokstaver (og duh, adressert konvolutter) fra navn og adresseinformasjon fra kunden, leverandøren og medarbeiderlisten.