Slik administrerer du med et QuickBooks 2012-budsjett - dummier

Når du har tatt opp budsjettet ditt i QuickBooks 2012, Du kan sammenligne dine faktiske økonomiske resultater med budsjetterte mengder ved å velge kommandoer fra undermenyen Budsjetter og prognoser som QuickBooks viser. Når du velger kommandoen Rapporter → Budsjetter og prognoser, gir QuickBooks flere budsjetteringsrapporter, beskrevet i følgende liste:

• Budsjettoversikt: Denne rapporten oppsummerer de budsjetterte beløpene dine. Du kan bruke den til å se på og feilsøke budsjettet.

• Budsjett versus Faktisk: Denne rapporten lar deg sammenligne budsjettoppgjøret resultatinformasjon til faktiske resultatregnskapsinformasjon. Rapporten lar deg derfor sammenligne forventede inntekter og utgifter til faktiske inntekter og utgifter.

• Resultatprestasjon: Denne rapporten lar deg sammenligne din faktiske inntekt, utgifter og fortjeneste med budsjetterte inntekter, utgifter og fortjeneste.

• Budsjett vs Faktisk graf: Denne grafen er ikke en rapport. Det er et diagram som viser budsjettert og faktisk informasjon.

• Oversikt over prognoser: Denne rapporten oppsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er i utgangspunktet en prognose om fremtidig inntekt og kontantstrøm. Du bruker prognoser til å gjøre "hva om" planlegging.

• Prognose vs faktisk: Denne rapporten sammenligner en prognose med det som faktisk skjedde.

Måten du bruker en budsjettrapport, er viktig - og det er også hemmeligheten å få verdi fra budsjetteringsarbeidet. Med et godt konstruert budsjettert budsjett kan du se etter avvik mellom budsjettet og de faktiske økonomiske resultatene dine.

Du vil bruke budsjettet til å oppdage situasjoner der for eksempel en kostnadspost er for lav, et aktivitetselement er for høyt, eller noe inntektsnummer ligger bak det du forventer. Avvik mellom forventede resultater og faktiske resultater indikerer uventede resultater. Uventede resultater foreslår ofte enten problemer eller muligheter.

Tenk på følgende eksempler på varians og hva avvikene kan indikere:

• Månedlig inntekt er $ 40 000 i stedet for $ 50 000. Månedlig inntekt som er 20 prosent mindre enn forventet, kan indikere problemer med produktet ditt, problemer med salgsstyrken din, eller problemer med kundene dine. I alle fall, hvis salget representerer bare 80 prosent av det du forventer, må du sannsynligvis gjennomføre umiddelbare korrigerende tiltak.

• Lagerbeholdninger er i gjennomsnitt $ 50 000 ved måneds slutt i stedet for $ 100 000 ved måneds slutt. Å ha en mindre enn forventet beholdningsbalanse kan være enten god eller dårlig. Den endelige beholdningsbalansen som er halvparten av det du forventer kan tyde på at du selger produkter mye raskere enn du forventet (og derfor bør du øke beholdningsinvesteringen og innkjøp av lager).

  Å ha en lav inventar investering kan også bety at du ikke bare får materialer fra leverandørene dine så fort du trenger dem, og som et resultat er du i stor risiko for å miste salg på grunn av utilstrekkelig lager nivåer.

• Forsknings- og utviklingsutgifter utgjør $ 50 000 i året i stedet for $ 25 000 i året. Utgifter for forskning og utvikling som er dobbelt så stor som du forventer, synes dårlig. Hvordan kan det være bra å bruke dobbelt så mye på bekostning som du forventer? Det kan imidlertid være bra å fordoble forsknings- og utviklingsutgiftene dine hvis du uventet investerer i et lovende nytt produkt, en ide eller en teknologi.

• Salg til en bestemt kundeklasse er 50 prosent høyere. Anta at du brukte klasser til å spore salg til kunder i landet og utenfor landet. Hvis du ser det, er det ganske uventet at salget til kunder utenfor landet er 50 prosent høyere enn det du forventer, at variansen kan indikere en mulighet til å selge enda mer utenfor landet.

  Kanskje med mer innsats og energi, kan kunder utenfor landet bli en enda større del av virksomheten din. Noen ganger identifiserer variasjoner muligheter du ellers ville savne.