Hvordan lage en QuickBooks 2014 Datafilkopiering - dummier

QuickBooks 2014 gjør det enklere for regnskapsførere å jobbe med klientdatafiler. Tenk på dette scenariet: Du har en klient som trenger hjelp til å fullføre årets regnskapsperiode.

Du har to valg. Først kan du kjøre til butikken sin, sannsynligvis bli sittende fast i trafikken underveis, og finne deg selv lurer på om du kan fakturere kunden $ 150 for reisetiden din. For det andre kan du få klienten til å bruke Revisorens kopifunksjon i QuickBooks for å sende deg en kopi av QuickBooks datafil.

Du kan gjennomgå denne regnskapsførerens kopi av datafilen, gjøre hva som helst rettelser eller endringer er aktuelle, og send deretter endringene som skal sendes tilbake til klienten. Klienten kan enkelt importere disse endringene i sin eksisterende QuickBooks-fil og gå av på sin glede. Ganske pent, ikke sant?

Klienten din lager regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen ved å bruke sin versjon av QuickBooks og den virkelige datafilen, og oppretter enten en fil som han eller hun sender til deg (for eksempel via e-post eller via e- post) eller at Intuit, produsenten av QuickBooks, sender til deg. Heldigvis er prosessen veldig enkel enten.

Dette er hva kunden din må gjøre hvis kunden vil ta seg av å sende filen til deg:

1. Velg filen → Revisor Kopier → Klientaktivitet → Lagre filkommando.

   

   QuickBooks viser en melding som spør kunden om han vil

   • En regnskapsførerens kopi av filen

   • En bærbar eller sikkerhetskopi av filen

   Du kan også opprette en regnskapsfører kopi ved å velge Arkiv → Opprett kopi og deretter klikke på Kontoens kopi-knapp.

   En bærbar fil er en ekte, levende kopi av QuickBooks datafil som har blitt litt skrumpet i størrelse, slik at det er lettere å flytte rundt (for eksempel ved å sende filen som vedlegg). En sikkerhetskopieringsfil er en andre kopi av QuickBooks-filen du lager (vanligvis), slik at du får en kopi av filen hvis det oppstår noe dårlig med den opprinnelige QuickBooks-datafilen.

2. Velg Revisor Kopier, og klikk deretter Neste for å fortsette.

3. Angi en delingsdato.

   Når en klient klikker på Neste-knappen for å fortsette med opprettelsen av en revisors kopi, ber QuickBooks ham om delingsdatoen. Transaksjoner som faller før denne datoen kan kun redigeres i revisorens kopi. Transaksjoner som faller etter denne datoen kan redigeres inne i både revisorens kopi og klientens kopi.

4. Klikk på Neste for å fortsette.

   En annen melding vises, og forteller klienten at QuickBooks må lukke alle vinduene for å opprette en regnskapsfører kopi.QuickBooks kan også fortelle klienten å sette inn en plate.

5. Klikk på OK, og sett inn disken (om nødvendig).

   QuickBooks viser en oppdatert dialogboksen Lagre regnskapsførerens kopi.

   

6. Navn revisorens kopi.

   Bruk boksen Filnavn i dialogboksen Lagre regnskapsførerens kopi for å nevne regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen. Om nødvendig kan klienten også bruke rullegardinlisten Lagre i for å angi hvor revisors kopi av QuickBooks-datafilen skal lagres.

   Klienten må huske hvor revisorens kopi av filen blir lagret. Denne filen er gitt til regnskapsføreren - via e-post eller snail mail, eller på en plate - slik at han kan bruke den.

7. Lag filen.

   Etter at kunden heter regnskapsførerens kopi av datafilen og angir om nødvendig hvor revisors kopi skal lagres, klikker klienten Lagre. QuickBooks lagrer en regnskapsfører kopi av QuickBooks datafilen.

   Så blir denne datafilen overført til revisor av klienten. Med andre ord, kunden trenger å snail-mail eller e-post filen.

   Din e-postleverandør kan begrense størrelsen på vedlegg (inkludert QuickBooks-filer) som du kan sende via e-post. Hvis størrelsen gjør deg i stand, kan du laste opp QuickBooks-filen til Intuit-nettstedet ved å velge Arkiv → Regnskapsfører → Klientaktiviteter → Send til Regnskapsfører. Intuit sender regnskapsføreren en melding med en klikkbar lenke som hun kan bruke til å ta tak i filen.

   Revisor kopier bruker tre filtyper. Revisoroverføringsfilen (med filtypen. Qbx) er hva en klient oppretter og gir til regnskapsføreren. Den faktiske regnskapsførerens kopi (med QBA-filtypen) er hva regnskapsføreren jobber med etter at han eller hun åpnet registratoroverføringsfilen. Endelig er det Eksportfilen for Revisor (med. QBB-filtypen), som inneholder endringene som går tilbake til klienten.

Selvfølgelig kan det egentlig ikke være din klient som tar disse trinnene; Det kan hende du må gjøre det skitne arbeidet. I begge tilfeller er det imidlertid slik prosessen fungerer. Vær imidlertid oppmerksom på at realtidsbesparelser for revisor og kostnadsbesparelser til klienten oppstår når du kan få klienten til å velge kommandoen og jobbe med dialogboksen.

Deretter kan du lade betaltid for faktisk å jobbe med QuickBooks-data, snarere enn for fiddle-faddling med filen.