Slik vedlikeholder du gode regnskapskontroller med QuickBooks 2011 - dummies

Mange bedrifter, etter at de vokser til en viss størrelse, må støtte flere QuickBooks-brukere med tilgang til regnskapsinformasjon og muligheten, i noen tilfeller å opprette regnskapstransaksjoner. Dessverre, å ha flere regnskapssystembrukere skaper risiko for bedriftseieren.

Ved å ha tilgang til QuickBooks kan brukerne enten ved et uhell innføre feil i regnskapssystemet eller dessverre forsettlig bedra en virksomhet. Her er en liste over noen QuickBooks-kontrollteknikker som en bedriftseier eller bedriftsleder kan bruke for å minimere utilsiktede feil og muligheten for tyveri:

• Sammenlign regelmessig fysisk beholdning med inventarregnskap. Denne tilnærmingen gir to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere lagerkrymping ved å identifisere typen inventar som ofte blir stjålet eller til og med når inventar blir oftest stjålet.

• Avstem bankkontoer. En ting som bedriftseiere bør gjøre er å forene sine egne bankkontoer. Ofte skjer de ansatte tyveri av regnskapspersonell som ansatte finne ut hvordan man skriver sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks regnskapsposter.

• Segregate regnskapsføring fra fysisk vareteknikk hvor det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for noen aktivitet fra fysisk varetekt eller fysisk ansvar for den aktiviteten. Uansett hvor du kan adskille fysisk varetekt fra regnskap, inntreffer en innebygd feilkontroll. Den som gjør regnskapet, kontrollerer indirekte de fysiske varemottagernes oppfølging av eiendelen. Du kan spørre CPA for å få hjelp til å utforme måter å skille seg fra fysisk varetekt av eiendeler fra regnskaps- og bokføringstjenester.

• Tren ansatte hvordan du bruker QuickBooks. Du bør trene ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en virksomhet av en hvilken som helst størrelse av to grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks, er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil.

  • Uhyggelig regnskapsfører camouflage ansattes tyveri. Opplæring betyr ikke bare mer nøyaktige regnskapsposter, men også at du er mindre sannsynlig å ha et miljø som bidrar til tyveri eller forstyrrelser.

• Administrer QuickBooks regnskapssystem. Et regnskapssystem bør være et verktøy du bruker til å bedre forvalte bedriften din. For at systemet skal fungere, må du administrere det systemet. Du kan ganske enkelt sørge for at folk gjør slags ting de skal gjøre ved å lage noen enkle sjekklister. Du kan bruke disse som utgangspunkt for å bygge din egen liste over ting som regnskapsfører eller kontorleder må gjøre hver måned eller i slutten av hvert år.

En prøve Månedlig regnskapsoppgave

• Data sikkerhetskopiert og flyttet offsite

• Bankkontoer forsonet

• Alle fakturaer, kredittnotaer, uttalelser ut

• Eventuelle suspensielle kontoer ryddet opp

• Regnskap leverte

• Rapporterte unntak (for eksempel forfalte fakturaer, regninger, innkjøpsordre, lagerbeholdning)

En prøve Årlig regnskapsmessig liste

• Juster prøvebalanse

• Brenn CD med årsskiftet tall for permanent registrering

• Vurder å rydde opp datafiler hvis de er store.

• Lukk år når du er ferdig