Slik opprettholder du god regnskapskontroll med QuickBooks - dummies

QuickBooks tillater flere brukere. Mange bedrifter, etter at de vokser til en viss størrelse, må støtte flere brukere med tilgang til regnskapsinformasjon og muligheten til, i noen tilfeller, å opprette regnskapstransaksjoner. Dessverre skaper flere regnskapssystembrukere risiko for bedriftseieren.

Ved å ha tilgang til regnskapssystemet, kan brukerne enten ved et uhell innføre feil i regnskapssystemet eller dessverre forsettlig bedra en virksomhet. Av disse grunnene er det en liste over noen QuickBooks-kontrollteknikker som en bedriftseier eller bedriftsleder kan bruke for å minimere utilsiktede feil og minimere muligheten for tyveri.

• Sammenlign regelmessig fysisk beholdning med inventarregnskap. Varelager krymper, dessverre. Mennesker - noen ganger ansatte, men ofte pseudokunder som butikklister - stjele inventar. Derfor må en ting som du trenger å gjøre, både for å minimere beholdningstapene dine og for å opprettholde nøyaktige regnskapsposter, jevnlig sammenligne fysiske teller av lagerbeholdningen med hva regnskapstallene dine viser.

  Denne tilnærmingen til ofte å telle de mest verdifulle og enkleste å stjele elementer, utfører to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere lagerkrymping ved å identifisere typen inventar som ofte blir stjålet eller til og med når inventar blir oftest stjålet.

• Avstem bankkontoer. En ting som bedriftseiere bør gjøre er å forene sine egne bankkontoer. Ofte skjer de ansatte tyveri av regnskapspersonell som ansatte finne ut hvordan man skriver sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og bedragerisk transaksjon på er at eieren skal avstemme kontoutskriften.

  Hvis eieren avstemmer kontoutskriften, kan hun sammenligne bankens regnskap for kontoen med selskapets QuickBooks regnskapsposter. Eventuelle åpenbare uoverensstemmelser kan løses, noe som betyr at QuickBooks regnskapsposter er mer nøyaktige. I tillegg har noen flaky, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli tydelig når bedriftseieren ser nøye på sjekker.

• Segregate regnskapsføring fra fysisk varetekning hvor det er mulig. I en liten bedrift er det vanskelig å alltid skille regnskapet for noen aktivitet fra fysisk varetekt eller fysisk ansvar for den aktiviteten.For eksempel er det vanskelig å separere lagerregnskapet fra fysisk varetekt eller tilgang til den beholdningen.

• Tren ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør trene ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en virksomhet av hvilken størrelse som helst av to grunner:

  • Noen som vet hvordan man bruker QuickBooks, er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil.

  • Uhyggelig regnskapsfører camouflage ansattes tyveri.

• Lukk QuickBooks-filen din. Hvis du tar en regnskapsprinsipp, vil du oppdage at lukking betyr et sett med bokføringsprosedyrer som noen utfører for å nullstille inntekts- og kostnadsregnskap, slik at du kan begynne i det nye året, kan inntekter og utgifter enkelt beregnes. I QuickBooks betyr lukking noe annet.

  Men du vil fortsatt lukke QuickBooks-filen for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du: Velg kommandoen Rediger → Innstillinger, velg Regnskap, velg kategorien Firmainnstillinger, og klikk deretter Innstillingsdato-dato / passord-knappen. Når QuickBooks ber deg, angi en sluttdato og et passord.

  Når du har gitt denne informasjonen, forbyder eller begrenser QuickBooks brukere at de ikke endrer eller angir transaksjoner som er datert før sluttdatoen. (Bare personer med passordet kan endre eller angi transaksjoner med datoer tidligere enn sluttdatoen.)

• Administrer QuickBooks regnskapssystem. Mange bedriftseiere ser ikke regnskapssystemet som noe annet enn et verktøy for å produsere fakturaer, paychecks og informasjon som kreves for den årlige avkastningen. Dessverre betyr dette fjerne forholdet til regnskapssystemet at bedriftseiere ofte ikke føler mye behov for å aktivt forvalte hva som skjer med regnskapssystemet.

  Et regnskapssystem bør være et verktøy du bruker til å bedre forvalte bedriften din. Og det kan det være. Men hvis det skal være et verktøy for bedre å administrere virksomheten din, må du administrere systemet.

  Du kan ganske enkelt sørge for at folk gjør slags ting de skal gjøre ved å lage enkle sjekklister.

En prøve Månedlig regnskapsmessig gjøremålsliste

Oppgave	Fullført?
Data sikkerhetskopiert og flyttet offsite
Bankkontoer forsonet
Alle fakturaer, kredittnotaer, uttalelser ut
Eventuelle suspensielle kontoer ryddet opp
Utgitt regnskap
Unntatt rapporterte (for eksempel forfalt fakturaer, regninger, innkjøpsordre, underordnede vareobjekter)

En prøve Årlig regnskapsoppgave

Oppgave	Fullført?
Juster prøvebalansen
Brenn CD med årsskiftetall for permanent registrering
Vurder å rydde opp datafiler hvis de er store.
Lukk år når du er ferdig