Slik holder du QuickBooks 2016-data konfidensielt - dummies

Fordi informasjonen du har i QuickBooks 2016 er privat, din første bekymring med å administrere et QuickBooks-regnskapssystem, er å holde dataene dine konfidensielle. Regnskapsdata er ofte konfidensiell informasjon. Dine QuickBooks-data viser hvor mye penger du har i banken, hva du skylder kreditorer, og hvor mye (eller hvor lite!) Fortjenesten firmaet produserer.

Du har to komplementære metoder for å holde dine QuickBooks-data konfidensielle. Den første metoden for å opprettholde konfidensialitet er avhengig av sikkerhetsfunksjonene som er innebygd i Microsoft Windows. Den andre metoden er avhengig av QuickBooks sikkerhetsfunksjoner.

Bruke Windows-sikkerhet

Du kan bruke sikkerheten fra Microsoft Windows for å begrense tilgangen til en fil - enten en programfil eller en datafil - til bestemte brukere. Dette betyr at du kan bruke sikkerhetsnivå på Windows-nivå for å si hvem som kan og kan ikke bruke QuickBooks-programmet eller få tilgang til QuickBooks-datafilen.

Hvis du allerede bruker Windows-nivå sikkerhet, vet du (eller noen på kontoret) hvordan du bruker verktøyet for å forhindre uautorisert tilgang til (eller bruk av) programfiler og datafiler. Hvis du vil bruke Windows-nivå sikkerhet for QuickBooks, kan du ganske enkelt bruke din eksisterende generell kunnskap til QuickBooks-programfilen eller QuickBooks-datafilen.

Hvis du ikke allerede bruker sikkerhetsnivå på Windows-nivå, trenger du ikke å bry deg om å lære Windows's kompliserte sikkerhetssystem. Du kan bruke den enklere QuickBooks-sikkerheten.

Bruke QuickBooks-sikkerhet

Du kan beskytte konfidensialiteten til QuickBooks-dataene dine ved å tildele et passord til en QuickBooks-datafil. Du kan gjøre dette under QuickBooks installasjonsprosessen. Du kan også sette opp et passord ved å velge Company → Change Your Password-kommandoen. Når du velger denne kommandoen, viser QuickBooks dialogboksen Endre QuickBooks passord.

Dialogboksen Endre QuickBooks passord.

For å sette opp et passord, skriver du bare inn samme passord i både tekstboksen Nytt passord og Tekstboksen Bekreft nytt passord. Merk at passordet ditt er tilknyttet brukernavnet Admin (som står for administrator ). Hvis du ennå ikke har opprettet et passord, har du ikke et gammelt passord, så du vil ikke se et tekstboksen Gammelt passord. Hvis du jobber med et administratorpassord, må du også gi et utfordringsspørsmål og svare. (Dette lar deg gjenopprette tilgangen til QuickBooks-filen hvis du glemmer administratorpassordet.)

Åpenbart vil du sette passordet ditt slik at ingen (ikke engang en datamaskin) kan gjette det. Dette betyr at passordet ditt ikke skal være et ord i en ordbok. Passordet ditt bør også ikke være et nummer. Og passordet ditt spesielt bør ikke være et ord, en setning eller et navn som noen medarbeider lett kan finne ut av. De beste passordene (fra et sikkerhetssynspunkt) er uklare kombinasjoner av bokstaver og tall, for eksempel f34t5s eller s3df43x2. Og en annen ting. Lengre er bedre.

Når du har angitt passordet ditt, bør du endre det med jevne mellomrom. For å endre passordet ditt, velger du også kommandoen Company → Change Your Password. QuickBooks viser igjen dialogboksen Endre QuickBooks Password. Denne gangen må du skrive inn ditt gamle passord i tekstboksen Endre passord. Deretter må du skrive inn ditt nye passord i både tekstboksen Nytt passord og Tekstboksen Bekreft nytt passord.

QuickBooks krever et brukernavn og passord før det åpner selskapets datafil. Hvis du for eksempel tilordner et passord til bedriftens datafil, når QuickBooks starter, viser den QuickBooks-loggboksen, der du oppgir brukernavn og passord, og deretter klikker du OK. QuickBooks åpner datafilen. Hvis du ikke kan oppgi passordet, åpner QuickBooks ikke datafilen.