Slik fakturerer du en kunde med QuickBooks 2010 - dummies

For å fakturere en kunde ved hjelp av QuickBooks 2010 må du identifisere kunden og angi beløpet kunden skylder i vinduet Opprett fakturaer.

1Velg kundene → Opprett fakturaer.

QuickBooks viser et Create Faktura-vindu. Denne figuren har Åpne vindulisten lukket for å gi mer plass til vinduet Opprett fakturaer. Du kan lukke vinduet Åpne vindu ved å klikke på lukkekassen (den lille boksen merket med en X som vises øverst til høyre i listen). Hvis du vil vise den åpne vindulisten etter at du har lukket den, velger du Vis → Åpne vindueliste.

2Velg kunden, eller kunde og jobbkombinasjon, fra rullegardinlisten Kunde: Job.

Hvis kunden er en ny kunde som du ennå ikke har fakturert eller beskrevet i kundelisten, skriver du inn et kort navn for kunden i kunden: Jobbliste. QuickBooks indikerer at kunden ikke eksisterer på kundelisten og spør om du vil legge til kunden; indikere at du gjør det. Når du blir bedt om det, må du levere kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

3 (Valgfritt) Klassifiser en faktura som passer inn i en bestemt kategori ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

Du kan bruke klasser for å få et bedre håndtak på bedriftens økonomi.

4 Bekreft eller oppgi ny fakturaoverskriftinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut datoen, fakturaen, fakturaen til og eventuelt feltet Ship to. Du trenger sannsynligvis ikke å endre noen av disse opplysningene. Du bør gjennomgå informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er riktig.

5Vis eller bekreft fakturafeltinformasjonen.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, leveringsdato og fraktmetode. Pass på at alt QuickBooks viser i disse feltfeltene er riktige.

6 I kolonnerområdet, beskriv hvert element - hvert produkt eller en tjeneste - for hvilken en faktura regninger.

Bruk en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil regne for, går da inn i rad 1 i kolonnerområdet. For hvert element angir du det bestilte antallet, koden for varen, og en pris eller pris. QuickBooks henter en varebeskrivelse fra varelisten din og plasserer disse dataene i beskrivelseskolonnen.

QuickBooks beregner også beløpet fakturert for varen ved å multiplisere mengden etter pris eller pris. Du kan imidlertid redigere både feltet Beskrivelse og beløp. Hvis du redigerer beløpsfeltet, beregner QuickBooks feltet Pris hver ved å dividere beløpet med mengden.

7Trykk inn flere elementer på fakturaen ved å legge inn flere rader.

Hvert element du vil regne for - hvert element som skal vises som en separat kostnad på fakturaen - vises som en rad i kolonnerområdet.

8 I kundesendings tekstboksen nederst i vinduet Opprett fakturaer oppgir du en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaformularmal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstene nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

9 (Valgfritt) Kontroller stavemåten din ved å klikke på Stavekontroll-knappen.

QuickBooks sjekker stavemåten på ordene du har brukt på fakturaen. Hvis QuickBooks finner ingen stavelsesfeil, vises en melding som forteller deg at stavekontrollen er fullført. Hvis QuickBooks finner stavemåte (forkortelser av produktkodes ofte produserer stavfeil i QuickBooks), vises QuickBooks dialogboksen Kontrollere stavekontroll.

10Klikk enten på Save & Close-knappen eller på Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen din.

Klikk på Lagre og lukk-knappen hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Du bruker Lagre og Ny-knappen hvis du vil lagre fakturaen og deretter legge inn en annen faktura i den tomme versjonen av vinduet Opprett fakturaer.