Slik fakturerer du en kunde i QuickBooks 2014 - dummies

Hvis du vil fakturere en kunde i QuickBooks, bruker du vinduet Opprett fakturaer til å identifisere kunden og spesifisere beløpet kunden skylder.

1 For å vise vinduet Opprett fakturaer, velg kommandoen Kunder → Opprett fakturaer.

Når du gjør det, viser QuickBooks et Create Faktura-vindu. Vær imidlertid oppmerksom på at vinduet Opprett fakturaer ser kanskje ikke akkurat som det som vises. Du kan bruke mer enn én type faktura skjema. Du kan også velge å tilpasse en faktura form slik at den passer perfekt til dine forretningsbehov.

2Identifisere kunden og eventuelt jobben.

For å gjøre dette, velg kunde- eller kunde- og jobbkombinasjonen fra rullegardinlisten Kunde: jobb. Ikke bekymre deg for denne jobben? virksomhet hvis du ikke er kjent med det.

Du må identifisere den bestemte kunden du fakturerer ved å velge den aktuelle kunden fra kunden: Jobbliste. Hvis kunden er en ny kunde som du ennå ikke har fakturert eller beskrevet i kundelisten, skriver du inn et kort navn for kunden - for eksempel en forkortelse av kundens firmanavn - i kunden: Jobbliste.

QuickBooks indikerer at kunden ennå ikke finnes i kundelisten og spør om du vil legge til kunden; indikere at du gjør det. Når du blir bedt om det, må du levere kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

Du kan også klassifisere en faktura som passer inn i en bestemt kategori ved hjelp av rullegardinlisten Klasse. Ikke bekymre deg for dette ved å bruke klassesporing.

3 Bekreft eller oppgi ny fakturaoverskriftinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut datoen, fakturaen, fakturaen til og eventuelt feltet til send til. Du trenger sannsynligvis ikke å endre noen av disse opplysningene. Du bør gjennomgå informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er riktig.

For eksempel vil du vanligvis ikke fakturere noen med mindre du allerede har sendt produktet eller levert tjenesten. Derfor må du sannsynligvis bekrefte at faktura-datoen følger produktets forsendelsesdato eller leveringsdato. Du kan også for eksempel bekrefte at adressen til Ship To er riktig.

4Vis eller bekreft fakturafeltinformasjonen.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, leveringsdato og fraktmetode. Du bør sørge for at alle QuickBooks viser i disse tekstfeltene er riktige.

Hvis en kunde har gitt deg et kjøpsordrenummer, for eksempel, skriv inn bestillingsnummeret i feltet P.O. Nummer. Bekreft at betalingsbetingelsene som vises i boksen Vilkår er riktige.Bekreft at datoen vist i feltet Skip er riktig.

Ikke alle disse feltene må fylles for hver faktura, men du vil levere informasjon som gjør det lettere for en kunde å betale en faktura, knytte en faktura til sine innkjøpsrekorder, og finne ut hvordan og når et element blir sendt.

5 Beskriv varehandelen.

Hvordan kolonneområdet på fakturaen ser ut, avhenger av om du selger produkter eller tjenester. Figuren viser kolonneområdet for produkter. Kolonnene for en tjeneste ser enklere ut fordi du ikke gir mye informasjon når du beskriver tjenesteposter.

I kolonneområdet, vil du beskrive hvert element - hvert produkt eller en tjeneste - for hvilken faktura regninger. For å gjøre dette bruker du en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil regne for, går da i rad 1 i kolonnerområdet.

For hvert element angir du det bestilte antallet, koden for varen, og en pris eller pris. QuickBooks henter en varebeskrivelse fra varelisten din og plasserer disse dataene i beskrivelseskolonnen. QuickBooks beregner også beløpet fakturert for varen ved å multiplisere mengden etter pris eller pris.

Du kan imidlertid redigere både feltene Beskrivelse og Beløp. Hvis du redigerer beløpsfeltet, beregner QuickBooks feltet Pris hver ved å dividere beløpet med mengden.

For å legge inn flere elementer i fakturaen, skriv inn flere rader. Hvert element du vil fakturere for - hvert element som skal vises som en separat kostnad på fakturaen - vises som en rad i kolonnerområdet. Hvis du vil fakturere en kunde for noe produkt, brukes en linje i kolonneområdet på fakturaen for det aktuelle produktet.

Hvis du ønsker å belaste en kunde for frakt, beskriver en linje i fakturaområdet den fraktkostnaden. Hvis du vil fakturere en kunde for merverdiavgiften, viser en linje eller rad i kolonneplassen seg at fraktskatten belastes.

6 Bruk Kundemeldingsboks nederst i vinduet Opprett fakturaer for å levere en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaformularmal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstene nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

7Klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller på Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen din.

Klikk på Lagre og lukk-knappen hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Klikk på Save & New-knappen hvis du vil lagre fakturaen og deretter skrive inn en annen faktura i den tomme versjonen av vinduet Opprett fakturaer.

Klikk på Send / Ship-fanen og deretter enten FedEx eller UPS-knappen for å starte QuickBooks Shipping Manager-vinduet, som lar deg automatisere noen av trinnene i fraktpakker ved hjelp av Federal Express eller United Parcel Service (UPS). Første gang du starter Shipping Manager, må du gjøre litt oppsettarbeid.

For å bla gjennom fakturaer du allerede har opprettet, klikker du på Forrige og Neste knapper.Eller klikk på Finn-knappen og bruk dialogboksen Finn fakturaer for å beskrive fakturaen du vil finne.