Slik fakturerer du en kunde i QuickBooks 2012 - dummies

For å fakturere en kunde i QuickBooks 2012, bruk vinduet Opprett fakturaer for å identifisere kunden og angi beløpet som kunden skylder. Du kan bruke mer enn én type faktura skjema eller en som du har tilpasset.

1For å vise vinduet Opprett fakturaer velger du kommandoen Kunder → Opprett fakturaer.

QuickBooks viser et Create Faktura-vindu.

2Identifisere kunden og eventuelt jobben.

For å gjøre dette, velg kunde- eller kunde- og jobbkombinasjonen fra rullegardinlisten Kunde: jobb. Ikke bekymre deg for denne jobben? virksomhet hvis du ikke er kjent med det.

Du bør imidlertid forstå hvordan kundene jobber. Du må identifisere den bestemte kunden du fakturerer. Du gjør dette ved å velge kunden fra Kunden: Jobbliste. Hvis kunden er en ny kunde som du ikke har fakturert eller beskrevet i kundelisten, skriver du inn et kort navn for kunden - som forkortelse av kundens firmanavn - i kunden: Jobbliste.

QuickBooks indikerer at kunden ikke eksisterer på kundelisten og spør om du vil legge til kunden; indikere at du gjør det. Når du blir bedt om det, må du levere kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

3 Bekreft eller oppgi ny fakturaoverskriftinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut datoen, fakturaen, fakturaen til og eventuelt feltet Ship to. Du trenger sannsynligvis ikke å endre noen av disse opplysningene. Du bør gjennomgå informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er riktig.

Du vil for eksempel ikke fakturere noen med mindre du allerede har sendt produktet eller tjenesten allerede er levert. Derfor må du sannsynligvis bekrefte at fakturadato følger vareforsendelsesdato eller levering av servicedato. Du kan også for eksempel bekrefte at adressen til Ship To er riktig.

4Vis eller bekreft fakturafeltinformasjonen.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, leveringsdato og fraktmetode. Du bør sørge for at alle QuickBooks viser i disse feltfeltene er riktige. Hvis en kunde har gitt deg et kjøpsordrenummer, for eksempel, skriv inn bestillingsnummeret i boksen P.O. Nummer.

Bekreft at betalingsbetingelsene som vises i boksen Vilkår er riktige. Bekreft at datoen vist i feltet Skip er riktig. Ikke alle disse feltene må fylles ut for hver faktura, men du vil levere informasjon som gjør det lettere for kunden å betale en faktura, knytte en faktura til sine innkjøpsrekorder, og finne ut hvordan og når et element er blir sendt.

5 Beskriv varehandelen.

Hvordan kolonneområdet på fakturaen ser ut, avhenger av om du selger produkter eller tjenester. Kolonnene for en tjeneste ser enklere ut fordi du ikke gir mye informasjon når du beskriver tjenesteposter. I kolonneområdet, vil du beskrive hvert element - hvert produkt eller en tjeneste - for hvilken en faktura regninger.

For å gjøre dette bruker du en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil regne for, går da inn i rad 1 i kolonnerområdet. For hvert element angir du det bestilte antallet, koden for varen, og en pris eller pris.

QuickBooks henter en varebeskrivelse fra varelisten din og plasserer disse dataene i beskrivelseskolonnen. QuickBooks beregner også beløpet fakturert for varen ved å multiplisere mengden etter pris eller pris. Du kan imidlertid redigere både feltet Beskrivelse og beløp. Hvis du redigerer beløpsfeltet, beregner QuickBooks feltet Pris hver ved å dividere beløpet med mengden.

6 Bruk Kundemeldingsboks nederst i vinduet Opprett fakturaer for å levere en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaformularmal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstene nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

7Klikk enten på Lagre og lukk-knappen eller på Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen din.

Klikk på Lagre og lukk-knappen hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Du bruker Lagre og Ny-knappen hvis du vil lagre fakturaen og deretter legge inn en annen faktura i den tomme versjonen av vinduet Opprett fakturaer.