Slik implementerer du et enkelt ABC-system i QuickBooks - dummies

Alt du gjør for å implementere et enkelt aktivitetsbasert koster (ABC) -system i QuickBooks er hva du gjør akkurat nå. Med andre ord, fortsett å spore driftskostnadene dine ved å bruke et godt, anstendig kontoplan. Det er 90 prosent av kampen.

Du må også ta vare på bare ett eller to mindre, ekstra elementer. Først slår du på QuickBooks Class Tracking-funksjonen. Class Tracking lar deg kategorisere inntekts- og kostnadstransaksjoner som fallende, ikke bare i inntekts- og kostnadsregnskap, men også i bestemte klasser.

For det andre, når du registrerer en utgift, identifiserer du også klassen som kostnaden faller i. Bruk klasser som samsvarer med dine aktiviteter - vel, du kan se at det er alt som trengs, ikke sant?

Du kan gjøre ABC svært komplisert. Videre, hvis du går ut og ansetter en ekstern konsulent - noen som ønsker å belaste deg tusenvis eller tusenvis av dollar for å sette opp et av disse systemene - kan du ende opp med noe som er veldig, veldig kraftig og veldig veldig komplisert.

Se på overkostnadene dine.

1. Kontroller at du har nok overhead til å være bekymret for. Hvis du er i en bedrift med store fete marginer og svært lave kostnader, kan ABC ikke gi mening for deg. Den inkrementelle verdien som du oppnår ved å tildele overhead mer presist, kan bare være en manifestasjon av en tvangssyndrom i stedet for god regnskap.

   Identifiser de store overheadkostnadene.

2. Du må gjøre dette hvis du bestemmer deg for å tildele noen eller en masse overhead via en ABC-tilnærming. Ikke bruk tid på å prøve å tilordne noen penny-ante mengder (med mindre de er enkle å tildele de som kan gjøres samtidig med det større prosjektet).

   Gå for det største banget du kan få for pengene dine. Opprett et ABC-system som tildeler, med minimal innsats, en stor del av overhead. Ikke bli for pedantisk.

   Identifiser de viktigste aktivitetene som bruker overkostnadene.

3. I det enkle eksempelet på den imaginære hotdog-standen, har du bare en enkelt aktivitet: serverer en kunde.Du kommer sikkert til å ha flere aktiviteter enn det. Du trenger imidlertid ikke å opprette en liste med 80 aktiviteter.

   Identifiser de store aktivitetene som gjør at du kan allokere overhead. Jo færre aktivitetene du kan bruke til å gjøre dette, desto lettere blir regnskapet ditt. Finn en håndfull aktiviteter som gir deg ganske og nøyaktig allokering av overhead til produktlinjer. Det er det store bildet.

   Spor aktivitetene til produkter ved å bruke de riktige tiltakene.

4. Når du har identifisert den håndfulle aktiviteter som lar deg koble overkostnader til produkter, må du sørge for at du bruker riktig tiltak - også kjent som en kostnadsdriver - for å knytte overkostnadene til produktlinjene eller tjenestelinjene.

   I eksempelet på hotdog-standingsvirksomheten trenger ikke en overhead-kostnad - leie - engang en kostnadsdriver. Forbruksutgiftene behøvde ikke en kostnadsdriver fordi du var i stand til å fordele den prisen gjennom enkel observasjon.

   Lønnsutgiften krevde en mer sofistikert lærebokstilnærming til allokering. For å tildele lønnsutgiftene opprettet du en aktivitet som heter

   som betjener kunden , og deretter tildelte den aktivitetenes kostnad basert på antall trinn som hver produktlinje krevde. Et ABC-system er et verktøy du kan bruke til å administrere overheadkostnadene og lønnsomheten til produktene eller tjenestene du selger. I praksis vil du fokusere på de store overheadkostnadene, og til slutt er alt du virkelig vil ha et ABC-system som produserer nyttige tall - tall som hjelper deg å tenke på virksomheten din tydeligere og kreativt.