Slik fyller du inn en bestilling i QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 gjør det raskt å gjøre bestillingsbestillinger. Kanskje du kjører lavt på gizmoer, eller doohickeys, eller et annet element på produktlisten, og du er klar til å omorganisere disse tingene - uansett hva de er. Følg disse trinnene for å fylle ut en PO:

1. Velg leverandører → Opprett innkjøpsordre.

   Du kan også klikke på bestillingsikonet på startskjermbildet, eller klikk på området Nye transaksjoner i leverandør senteret og deretter velge innkjøpsordre. Du ser vinduet Opprett innkjøpsordre. Merk at de nøyaktige detaljene i dette vinduet avhenger av hvordan du tilpasser PO-skjemaet ditt.

2. Velg en leverandør fra rullegardinlisten Leverandør.

   Klikk på nedpilen for å se en liste over leverandører. Klikk en leverandør for å se navn og adresse i leverandørboksen. Hvis du ikke finner navnet på leverandøren på listen, klikker du Legg til Nytt fra listen og fyller ut informasjonen om leverandøren i den resulterende Nyleverandør-dialogboksen. Klikk på OK når du er ferdig med dialogboksen.

   

3. Hvis du sporer oppførselen din etter klasse, velger du en klasse fra rullegardinlisten Klasse.

   Vinduet Opprett innkjøpsordre kan ikke ha en rullegardinliste for klassen. Hvis det ikke gjør det og du vil ha det, må du sette opp QuickBooks for å spore utgifter per klasse.

   Åpne QuickBooks-filen i enkeltbrukermodus som administrator. Velg deretter Rediger → Innstillinger, og klikk på regnskapsikonet i listen til venstre. Endelig merk av for Bruk klassesporing, og klikk deretter OK.

4. (Valgfritt) Velg en Rep, en forventet dato og en FOB hvis du bruker dem på din PO.

   Det kan hende du må fylle ut andre felt før du kommer til produktbeskrivelsene nederst. Igjen kan disse feltene ikke vises hvis du ikke har angitt at du vil ha dem på skjemaet ditt.

5. Flytt til kolonne Artikkel og start å legge inn elementene du bestiller.

   Inntasting av elementene er den viktigste delen av å opprette en PO. Når du flytter inn i kolonne Artikkel, blir den til en rullegardinliste. Klikk på nedpilen for å se elementlisten. Du må kanskje bla til elementet du vil skrive inn.

   En rask måte å bla til varen er å skrive de første bokstavene til elementnavnet. Hvis du skriver navnet på et element som ikke er på elementlisten, spør QuickBooks om du vil sette opp dette elementet. I så fall, klikk på Oppsett og fyll inn dialogboksen Nytt element.

   Skriv inn så mange elementer som du vil ha i kolonnen Artikkel. QuickBooks fyller ut en varebeskrivelse for deg, men du kan redigere hva den legger inn i beskrivelse-kolonnen, om nødvendig.I antall kolonne angir du hvor mange av hvert element du trenger.

   Hvis du endrer varekostnaden, viser QuickBooks elementets kostnadsendrede dialogboks, som spør om du vil oppdatere elementinformasjonen for den nye prisen, og også om elementets standardpris skal justeres opp eller ned. Velg Ja og Nei, og klikk deretter OK-knappen for å bestemme deg.

6. Hvis du vil, fyll inn leverandørmeldingsfeltet - men fyll ut notatfeltet.

   Leverandørmeldingsfeltet er hvor du sender en melding til partiet som mottar bestillingen din. Du kan skrive, "Få meg denne tingen pronto! "

   Uansett hva du gjør, vær sikker på å fylle inn Memo-feltet. Det du skriver i dette feltet vises i dialogboksen Åpne innkjøpsordre, og denne informasjonen er den sikreste måten for deg å identifisere hva denne PO-en er for. Skriv noe meningsfylt at du kan forstå to uker, tre uker eller en måned fra nå når du betaler for elementene du bestiller.

   Øverst i vinduet Opprett innkjøpsordrer er merket av Skriv ut senere, som forteller om du vil skrive ut denne posten. Hvis du vil skrive ut PO, må du kontrollere at dette avkryssingsboksen er valgt. Etter at du har skrevet ut PO, forsvinner merket fra boksen.

7. Klikk Skriv ut for å skrive ut PO.

   Hvis denne PO er en av mange som du har fylt ut, og du vil skrive ut flere samtidig, klikker du pilen under Utskrift-knappen og velger Batch fra rullegardinlisten. Før du skriver ut PO-en, kan du imidlertid klikke på nedpilen under Utskrift-knappen og velge Forhåndsvisning for å se hvordan PO-en vil se ut når du skriver ut den.

   Du bruker historikk-knappen når du mottar elementene du har så nøye oppført på PO. Når du har mottatt varene og registrerer kvitteringen, forteller QuickBooks at du får hele historien til et produkt - når du bestilte det og når du mottok det.

8. Klikk Lagre og Ny eller Lagre og Lukk for å registrere posten.

   QuickBooks lagrer PO og viser et nytt, tomt PO-vindu der du kan legge inn en annen ordre.