Hvordan du eksporterer klientendringer til en revisors kopi - dummier

Når du har brukt en regnskapsfører kopi av en QuickBooks 2016 datafil for å korrigere transaksjoner eller for å angi nye transaksjoner, eksporterer du endringene slik at de senere kan importeres inn i klientens datafil.

For å gjøre dette, velg filen Fil → Send selskapslogg → Revisor Kopier → Vis / Eksporter endringer for klientkommando. QuickBooks viser først et vindu som viser endringene du har gjort til revisorens kopi (ikke vist). Merk at du kan skrive ut denne listen eller opprette en. pdf-fil av det ved å klikke på Skriv ut eller Lagre som PDF-knapp.

Hvis du klikker Create Create File for Client-knappen, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførerens eksport til (ikke vist). Denne dialogboksen fungerer som en standard Windows dialogboks for å lagre en fil eller et dokument. Du bruker rullegardinlisten Lagre i for å identifisere plasseringen av endringsfilen. Bruk deretter filnavnet-boksen for å gi filen et unikt navn. Når du klikker Lagre, lagrer QuickBooks endringene du har laget i en fil. Du importerer senere denne filen, eller har klienten importert denne filen, til QuickBooks-datafilen.

Hvis du klikker på Send endringer til klient, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførerens endringer (ikke vist). Denne dialogboksen samler inn den informasjonen som er nødvendig for å sende klienten en e-post med instruksjoner om hvordan du importerer endringer i regnskapsføreren og en lenke klienten kan bruke til å hente den faktiske regnskapsførerens endringer. En fin ting om dette alternativet er at QuickBooks forteller revisor når klienten tar tak i endringene.

Du beholder ikke revisorens kopi av datafilen. Regnskapsmannens kopi er med andre ord bare en midlertidig kopi av datafilen du bruker til å identifisere og opprette et sett med endringer som er nødvendige for å oppdatere eller rette opp klientens poster. Etter at du har gjort endringene, eksporterer du endringene til en endringsfil. Deretter importerer klienten disse endringene. Hvis du foretar endringer igjen en gang i nær fremtid, har du klienten opprettet en ny - en splitter ny - regnskapsførerens kopi.

For å identifisere når du arbeider med en regnskapsførerkopi, viser QuickBooks den parentesiske setningen (Accountant ' s Copy) langs toppen av QuickBooks-programvinduet. QuickBooks identifiserer også vanlige QuickBooks-datafiler for hvilke revisors kopier er opprettet ved å legge til parentetisk setning (Accountant ' s Copy Exists). Denne setningen vises bare på tittellinjen i QuickBooks-programvinduet fra det tidspunktet klienten oppretter revisorens kopi til det punktet når klientinnføringen endres fra revisorens kopi.