Slik legger du inn en bestilling i QuickBooks Online - dummies

Bedrifter som bestiller mange ting fra leverandører bruker ofte bestillingsordre for å holde oversikt over varene på bestilling. Innkjøpsordrer i QuickBooks Online (QBO) påvirker ikke noen av kontoene dine; I stedet hjelper de deg ganske enkelt med å holde rede på hva du bestiller. Og når bestillingen kommer, kan du sammenligne varene som kommer i døren med de som er oppført på innkjøpsordren for å sikre at de samsvarer.

Hvis du planlegger å bruke bestillingsordre, skjer bestillingsprosessen din vanligvis på følgende måte:

• Du legger en bestilling med en leverandør, og du oppgir en innkjøpsordre i QBO som samsvarer med bestillingen du har plassert.

• Du mottar elementene du bestilte, vanligvis sammen med en regning for varene; du matcher deretter elementene du mottar i innkjøpsordren og legger inn en regning for elementene. Merk at noen ganger mottar du regningen uten elementene eller elementene uten regningen.

• Du betaler leverandørens regning.

Du oppgir en innkjøpsordre ved hjelp av Kjøpsordre-transaksjonsvinduet; Du kan åpne dette vinduet enten fra Expense Transactions-siden eller fra Opprett-menyen (plustegnet). En typisk innkjøpsordre ser ut som den som vises her, og du vil legge merke til at vinduet ligner på samme måte som Check-vinduet.

Kjøpsordrevinduet.

Når du fyller i kjøpsordre-transaksjonsvinduet, tilordner QBO en status som åpen for kjøpsordren; statusen vises like under leverandørens navn i øvre venstre hjørne av transaksjonsvinduet.

Når du mottar varene, leverandørens regning, eller begge, registrerer du en regning eller en sjekk, en kostnadstransaksjon eller et kredittkortavgift, og viser hva du betalte (eller hva du skylder) leverandøren.

Når du velger en leverandør som har åpne innkjøpsordrer på noen av disse typer transaksjoner, vises en rute på høyre side av vinduet, og viser tilgjengelige innkjøpsordrer. Du legger til en innkjøpsordre i transaksjonen på samme måte som du la til en regning til en Check-transaksjon: ved å klikke på Legg til-knappen. Her har en Check-transaksjon blitt åpnet, og en leverandør som har åpne innkjøpsordre er valgt.

Kontrollvinduet, med en leverandør valgt hvem som har åpne innkjøpsordrer.

Når du klikker på Legg til for å legge til innkjøpsordren i transaksjonen, legger QBO inn kjøpsordrelinjene til den første tilgjengelige linjen i delen Item Details i Transaksjonskontrollen. QBO indikerer også, under leverandørnavnet, at Check-transaksjonen har en koblet transaksjon.

A Sjekk transaksjonen etter å ha lagt inn en innkjøpsordre til den.

Hvis du lagrer Check-transaksjonen og gjenoppretter innkjøpsordren, har QBO endret innkjøpsordrenes status fra åpen til lukket slik at du ikke tilfeldigvis legger inn kjøpsordren til en annen transaksjon.

Hvis du legger til feil kjøpsordre i en transaksjon, kan du fjerne innkjøpsordrelinjen i delen Artikkeldetaljer ved å klikke på papirkurvikonet på høyre kant av linjen.

QBO kan ikke legge til bare en del av en innkjøpsordre i en transaksjon. Så, hvis du bare mottar en del av en innkjøpsordre, legger du inn kjøpsordren til transaksjonen din og registrerer deretter en betaling for den delen av innkjøpsordren du mottok ved å slette linjer fra sjekken for varer du ikke mottok. For å fortsette å spore den utestående delen av innkjøpsordren, kan du manuelt lukke den opprinnelige innkjøpsordren og opprette en ny innkjøpsordre som inneholder de resterende utestående elementene. Når du oppretter den andre innkjøpsordren - i hovedsak en tilbakestillingsordre - prøver du å tildele et nummer til det som hjelper deg med å spore det i forhold til den opprinnelige kjøpsordren.

Du kan bruke dine egne bestillingsnumre hvis du velger Gear → Firmainnstillinger → Utgifter. Klikk deretter på blyanten ved siden av Innkjøpsordre for å redigere innkjøpsordreinnstillinger, merk av for Tilpassede transaksjonsnumre, og klikk deretter Lagre.

Når du må identifisere åpne innkjøpsordrer, bruker du rapporten Åpne innkjøpsordre.