Slik aktiverer du samtidig tilgang til flere brukere i QuickBooks 2016 - dummies

QuickBooks 2016 tillater for samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere. For å gjøre dette, forutsigbart, må du først konfigurere flere brukere. (Noen ganger trenger du bare en enkelt datamaskin og en enkelt kopi av QuickBooks, selv om du har flere ansatte ved hjelp av QuickBooks.)

Etter at du har konfigurert flere brukere, kan du installere QuickBooks-programmet på andre personlige datamaskiner og da - forutsatt at alle disse personlige datamaskinene kobler seg til et Windows-nettverk - bruk de andre kopiene av QuickBooks for å få tilgang til QuickBooks-datafilen som er lagret på den første eller hoveddatamaskinen.

For å bruke QuickBooks i et miljø som samtidig brukes av flere brukere, må du også fortelle QuickBooks at denne samtidig bruk er ok. For å gjøre dette, velg Fil → Bytt til Multi-User Mode-kommandoen. (Hvis du vil slå av denne multifunksjonsmodusen senere, velger du kommandoen Fil → Bytt til enkeltbrukermodus på nytt.)

QuickBooks støtter samtidig bruk av flere brukere gjennom en teknologi som heter rekordlåsing, > som låser alle postene du jobber med, men ikke hele QuickBooks-datafilen. For eksempel, hvis du vil jobbe med selskap A, og en annen bruker ønsker å jobbe med firma B, er det greit. QuickBooks tillater det. Hva du og den andre brukeren ikke kan gjøre, er imidlertid arbeid på samme firma (selskap A eller B) samtidig. Dette vil bety at du jobber med samme kundeoppføring.

Du kan ikke installere samme kopi av QuickBooks på flere maskiner og har lovlig et QuickBooks-system med flere brukere. Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver maskin som QuickBooks er installert på. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit selger noen versjoner av QuickBooks med flere brukere, der du faktisk kjøper fem lisenser i en boks med QuickBooks. (Enterprise-versjonen av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 30 samtidige brukere, og de andre versjonene av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 5 samtidige brukere.)

Du vil kanskje ha flere QuickBooks-brukere hvis salgsrepresentanter i firmaet forbereder fakturaer eller utarbeider bud for kunder. I dette tilfellet vil du kanskje ha hver selger satt opp på QuickBooks. Vær imidlertid oppmerksom på at disse selgerne kun skal ha mulighet til å opprette en faktura eller kanskje lage og skrive ut et fakturaestimat. Du vil være veldig forsiktig med å la uerfarne regnskapsmessige brukere full tilgang til regnskapssystemet.