Slik oppretter du QuickBooks 2014 Oppsett Trial Balance - dummies

Uansett om du bruker Express Start-versjonen eller Advanced Setup / EasyStep Intervju-versjonen av QuickBooks Setup-prosessen, får du ikke en fullstendig prøvebalanse i QuickBooks-selskapet filen ved å sette opp. Du får bare bankkontoen din, kundefordringer, beholdning og balanse fra kontoer i QuickBooks.

Likevel må du legge inn all informasjon om manglende prøvebalanse i QuickBooks for å begynne å få gode rapporter ut av QuickBooks og å bruke QuickBooks for å levere økonomiske data til avkastningen.

For å registrere resten av startprøvebalansen, registrerer du en journaloppføring. Tidsskriftoppføringen registrerer de resterende prøvebalansebeløpene for alle de andre kontoene dine på konverterings- eller startdato: kontoer andre enn bankkontiene dine, kundefordringer, betalbar betaling og beholdning.

Som et enkelt eksempel for å vise hvordan dette virker, anta at du har prøvebalansen vist i tabellen. Vær oppmerksom på at ingen balanse er registrert for en bankkonto, ingen balanse er registrert for kundefordringer (fordi denne kontoen ikke en gang oppstår i prøvebalansen), og ingen balanser er registrert for beholdning eller forpliktelser (fordi disse kontoene har nullbalanser på konverteringsdatoen).

Konto

Kreditt Kreditt Kontanter $ 5 000 Investeringer Konto> $ 0 S. Nelson, hovedstad 1 000 Varesalg 13 000 Kostnader for solgte varer 3 000 Leieutgift 1 000 Lønn > 4 000 Forbruksartikler 1 000 _____ Totals $ 14 000 $ 14 000

For dette eksemplet (men ikke det neste eksemplet), er kontantbalansen ikke en bankkonto, men er faktisk kontanter: en skuff skuff full av lavverdien, brukte regninger med ikke-seriell seriell tall. Figuren viser hvordan vinduet Generell journaloppføring ser ut når den registrerer den manglende prøvebalansinformasjonen fra tabellen. Etter at denne journalen er registrert, er prøvebalansen riktig fra begynnelsesdatoen. Hvis du vil prøve dette på egen hånd uten videre instruksjon, velger du Company → Make General Journal Entries-kommandoen. Når QuickBooks viser vinduet General Journal Entries, bruker du Konto, Debit og Kreditt kolonner for å registrere journalinnlegget. Hvis ideen om å lage en journaloppføring skremmer deg, kan du finne deg selv i en bit av en syltetøy.Du må bli komfortabel med å jobbe med dobbeltbokføring for å kunne sette opp QuickBooks på en annen tid enn i begynnelsen av året.

Dette betyr dessverre at hvis du setter opp QuickBooks en gang i løpet av midten av året, må du skrive inn en generell journaloppføring for å fikse den rareheten som QuickBooks Setup oppretter. Hvis du ikke vet hvordan dobbeltbokføring fungerer - hvis debet og kreditter ikke er dine venner - må du sannsynligvis få noen hjelp.

Dette bør ikke være et stort prosjekt hvis du bestemmer deg for å ringe din CPA. Hvis hun kommer over på kontoret din, og hvis du har prøvebalansen klar for henne, bør det ta henne bare noen få minutter for å legge inn den nødvendige generelle journaloppføringen. Kanskje du kan kjøpe henne en fin lunsj, og det vil avgjøre poengsummen.

Du vil sannsynligvis ikke være heldig nok til at du har det så enkle å starte startforsøksbalansen. Du vil sannsynligvis måtte håndtere en bankkonto og med kontosaldoer i kundefordringer, kundekontoer eller beholdningskontoer.

Anta at du har prøvebalansen vist i denne tabellen. Merk at i dette eksemplet (i motsetning til foregående eksempel), vises den første kontoen - den med $ 5 000 - en bankkonto.

En prøvebalanse

Konto

Debit

Kreditt

Kontrollerer

$ 5 000	Kundefordringer	5 000
Investering	2 000 < Leverandørgjeld
$ 1 000	Utbetalt lån
5 000	S. Nelson, hovedstad
2 000	Varesalg
13 000	Kostnader for solgte varer
3 000	Leieutgift
1 000	Lønn > 4 000
Forbruksartikler	1 000
_____	Totals
$ 21 000	$ 21 000
Her er den vanskelige delen av innspillingen av denne prøvebalansen. Du trenger ikke - Jeg gjentar, trenger ikke - å registrere all denne prøvebalansinformasjonen gjennom en journaloppføring. Fordi bankkontoen, kundefordringene, leverandørgjeldene og varelagerene allerede er registrert hvis du har lagt til kunde-, leverandør-, vare- og bankkontoinformasjon under QuickBooks Setup-prosessen, trenger du bare å skrive inn resten av prøvebalansen.	Fordi du ikke vil registrere hele prøvebalansen, vil ikke journalinnlegget ditt ikke bare matche din faktiske prøvebalanse, men vil heller ikke balansere. For å få det til å balansere, kobler du derfor forskjellen til en konto som QuickBooks forsyner for akkurat denne typen bookkeeping madness: The Opening Balance Equity-konto.