Hvordan du lager en innkjøpsordre i QuickBooks 2014 - dummies

En innkjøpsordre tjener et enkelt formål: Det forteller en leverandør som du vil kjøpe noe element. Faktisk er en innkjøpsordre en kontrakt å kjøpe. For å bruke QuickBooks til å opprette innkjøpsordre, følg disse trinnene:

1. Fortell QuickBooks som du vil opprette en innkjøpsordre ved å velge Leverandører → Opprett innkjøpsordre.

   QuickBooks viser vinduet som vises.

   

   Hvis leverandørmenyen ikke leverer en Opprett innkjøpsordre-kommando, vet QuickBooks ikke at du vil opprette innkjøpsordrer.

2. Bruk Leverandør-rullegardinlisten for å identifisere leverandøren fra hvem du vil kjøpe varen.

   Leverandør-rullegardinlisten viser hver av leverandørene i leverandørlisten din.

3. (Valgfritt) Klassifiser kjøpet, ved hjelp av rullegardinlisten Klasse.

   Merk at du ikke ser en rullegardinliste Klasse med mindre du har slått på klassesporing.

4. (Valgfritt) Velg en annen Send til adresse fra rullegardinlisten Skip til øverst til høyre.

   Skal til-rullegardinlisten viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du endrer Send til adresse ved å velge ett av disse andre navnene. Når du har valgt en oppføring fra listen Send til, fyller QuickBooks i Send til adressefeltet med den aktuelle informasjonen.

   Opprett bestillingsvinduets hoved-, formaterings- og rapporter-faner gir noen standard, og jeg håper, kjente knapper og bokser: Forrige, Neste, Ny og så videre.

5. Bekreft innkjøpsordrenes dato.

   I utgangspunktet legger QuickBooks gjeldende systemdato i datafeltet. Du bør imidlertid bekrefte at datoen som QuickBooks går inn som kjøpsordre er korrekt. Dette er kontraktsdatoen. Ofte fastsetter datoen kontraktsbetingelser, for eksempel antall dager innenfor hvilket varen skal sendes.

6. Bekreft innkjøpsordrenummeret.

   Innkjøpsordrenummeret, eller P.O.-nummeret, identifiserer kjøpsordre dokumentet unikt. QuickBooks sekvensielt antall innkjøpsordrer for deg og plasserer riktig nummer i boksen P.O. nr. Gissingen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig. Hvis det ikke er riktig, kan du skrive inn et erstatningsnummer.

7. Bekreft leverandøren og send til informasjon.

   Leverandørblokken og Ship To Block identifiserer leverandøren fra hvem du kjøper varen og adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Denne informasjonen bør være riktig hvis leverandørlisten din er oppdatert, og du har riktig brukt rullegardinlisten Skip til å identifisere, om nødvendig, en alternativ Send til adresse.

   Ikke desto mindre, bekreft at informasjonen vist i disse to adresseblokkene er riktig. Hvis informasjonen ikke er riktig, fikser du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokkinformasjon ved å velge feil informasjon og deretter taste inn hva som helst som skal vises.

8. Beskriv hvert element du vil bestille.

   Du bruker kolonnene i vinduet Opprett innkjøpsordrer for å beskrive i detalj hvert element du vil bestille som en del av kjøpet. Hvert element går i sin egen rad. For å beskrive et element du vil kjøpe fra leverandøren, oppgir du følgende biter med informasjon:

   • Element: Element-kolonnen er hvor du registrerer det unike elementnummeret for elementet du vil kjøpe. Husk at elementer må skrives inn, eller beskrives, i elementlisten. Det viktigste å vite om varelisten er at alt du vil vise i fakturaen - eller, for den saks skyld, i en kjøpsordre - må beskrives i varefilen.

   • Beskrivelse: I beskrivelseskolonnen beskriver du elementet du velger. Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

   • Antall: Antall kolonnen angir mengden av elementet du vil ha. Tydeligvis oppgir du antall elementer du vil ha i dette feltet.

   • Rate: Pris kolonnen angir prisen per enhet eller pris per enhet for varen. Legg merke til at QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen, avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

   • Kunde: Kunde-kolonnen identifiserer kunden for hvem varen blir kjøpt.

   • Beløp: Amount-kolonnen viser total brukt til elementet. QuickBooks beregner beløpet for deg ved å multiplisere mengden etter pris (eller pris). Du kan redigere kolonnebeløpet. I dette tilfellet justerer QuickBooks frekvensen (eller prisen) slik at antallet ganger alltid er lik mengden.

   • Klasse: I kolonnen Klasse klassifiserer du innkjøpsordreelementer på varenivået snarere enn på innkjøpsordrenivå. Merk at du ikke vil se denne kolonnen med mindre du har slått på klassesporing.

   Du skriver inn en beskrivelse av hvert element som skal inkluderes i innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du vil bestille seks elementer fra en leverandør, skal innkjøpsordren inneholde seks linjer med informasjon.

9. Skriv inn bestillingen.

   Formålet med å registrere innkjøpsordre i QuickBooks er å opprette en formell registrering av et kjøp. Du vil nesten alltid overføre denne innkjøpsordren til selgeren. Kjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du vil kjøpe og prisen du er villig til å betale.

   For å skrive ut innkjøpsordren, kan du klikke på knappen Skriv ut. Du kan også skrive ut innkjøpsordre i en batch senere hvis du velger avkrysningsboksen Skriv ut senere (tilgjengelig på hovedfanen) når du lager inn bestillinger, lagrer alle innkjøpsordrene du vil skrive ut senere, og velg deretter filen -> Skriv ut skjemaer → Innkjøpsordre kommando.

10. Lagre innkjøpsordren.

    For å lagre innkjøpsordren din, klikk enten Lagre og lukk eller knappen Save & New.Hvis du klikker Lagre og Ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordre, slik at du kan ta opp en annen innkjøpsordre.