Innholdsfortegnelse:
Video: Hvordan legge inn brosjyre i artikkel 2024
Etter å ha opprettet feltnavn og en oversikt over datalisten og formatert dem som et bord, vær klar til å begynne å skrive inn resten av dataene som poster i etterfølgende rader i listen. Den mest direkte måten å gjøre dette på er å trykke på Tab-tasten når cellepekeren er i den siste cellen i den første posten.
Dette gjør at Excel legger til en ekstra rad i datalisten hvor du kan skrive inn riktig informasjon for neste post.
Når du gjør dataoppføring direkte i et datalistebord, trykker du på Tab-tasten for å gå videre til neste felt i den nye posten enn i venstre piltast. På den måten, når du fullfører oppføringen i det siste feltet i posten, utvider du automatisk datalisten, legger til en ny post og plasserer cellepekeren i det første feltet i den aktuelle posten. Hvis du trykker på venstre pil for å fullføre oppføringen, flytter Excel bare cellepekeren til neste celle utenfor data listetabellen.
Bruke Form-knappen
I stedet for å skrive inn en dataliste direkte i tabellen, kan du bruke Excels datformular for å gjøre oppføringene. Det eneste problemet med å bruke dataarket er at kommandoen for å vise skjemaet i et regneark med en dataliste, ikke er en del av båndkommandoene. Du kan bare få tilgang til data skjemaet ved å legge til kommandoknappen til verktøylinjen Hurtig tilgang eller en tilpasset Ribbon-faneblad.
Følg disse trinnene for å legge til denne kommandoknappen på verktøylinjen Hurtig tilgang:
-
Klikk på Tilpass hurtigrute-verktøylinjeknappen på slutten av verktøylinjen Hurtig tilgang, og klikk deretter på kommandoen Flere kommandoer på bunnen av rullegardinmenyen.
Excel åpner dialogboksen Excel-alternativer med kategorien Hurtig tilgangsverktøylinje valgt.
Form-kommandoknappen du vil legge til på verktøylinjen Hurtig tilgang, er bare tilgjengelig når du klikker på kommandoen Ikke i bånd-alternativet på rullegardinlisten Velg kommandoer.
-
Klikk på kommandoen Ikke i båndalternativet øverst i rullegardinlisten Velg kommandoer.
-
Klikk på skjema i boksen Velg kommandoer fra og klikk deretter på Legg til.
Excel legger til skjema-knappen til helt enden av verktøylinjen Hurtig tilgang. Hvis du ønsker det, kan du klikke på Flytt opp og Flytt ned-knappene for å flytte Form-knappen på denne verktøylinjen.
-
Klikk OK for å lukke dialogboksen Excel-alternativer og gå tilbake til regnearket med datalisten.
Legge til poster via dataformularen
Første gang du klikker på den egendefinerte Form-knappen du legger til på verktøylinjen Hurtig tilgang, analyserer Excel raden av feltnavn og oppføringer for første post og oppretter et dataark.Dette dataark viser feltnavnene til venstre på skjemaet med oppføringene for den første posten i de aktuelle tekstfeltene ved siden av dem. Her kan du se dataark for den nye Employee Data-databasen; Det ser ut som en tilpasset dialogboks.
Dataskjemaet Excel skaper, inneholder de oppføringene du gjorde i den første posten. Dataskjemaet inneholder også en rekke knapper (på høyre side) som du bruker til å legge til, slette eller finne bestemte poster i databasen. Litt over den første knappen (Nytt), viser dataark nummeret til posten du ser på, etterfulgt av det totale antall poster (1 av 1 når du først lager dataarformen). Når du oppretter nye oppføringer, vil det vise Ny post over denne knappen i stedet for postnummeret.
Alt formateringen du tilordner bestemte oppføringer i den første posten, blir automatisk søkt til de feltene i etterfølgende poster du skriver inn og brukes i dataformet. Hvis datalisten din for eksempel inneholder et telefonfelt, må du bare taste inn de ti sifrene i telefonnummeret i telefonfeltet i dataarket hvis den opprinnelige telefonnummeroppføringen er formatert i den første posten med formatet Spesielt telefonnummer. På den måten tar Excel en ny oppføring i telefonfilen, for eksempel 3075550045, og formaterer den automatisk slik at den vises som (307) 555-0045 i den aktuelle cellen i datalisten.
Prosessen for å legge til poster i en dataliste med dataarken er enkel. Når du klikker på Ny knapp, viser Excel et tomt dataarform (merket Ny post på høyre side av dataarformen), som du skal fylle ut.
Når du har angitt informasjonen for det første feltet, trykker du på fanen nøkkel for å gå videre til neste felt i posten.
Oi! Ikke trykk Enter-tasten for å gå videre til neste felt i en plate. Hvis du gjør det, vil du sette inn den nye, ufullstendige registreringen i databasen.
Fortsett å skrive inn informasjon for hvert felt og trykk Tab for å gå til neste felt i databasen.
-
Hvis du merker at du har gjort en feil og vil redigere en oppføring i et felt du allerede har passert, trykker du på Skift + Tab for å returnere til det feltet.
-
For å erstatte oppføringen, bare begynn å skrive.
-
Hvis du vil redigere noen av tegnene i feltet, trykker du → eller klikker på I-strålepekeren i oppføringen for å finne innsettingspunktet. rediger deretter oppføringen derfra.
Når du legger inn informasjon i et bestemt felt, kan du kopiere oppføringen som er gjort i det aktuelle feltet fra forrige post ved å trykke Ctrl + '(apostrof). Trykk Ctrl + 'for eksempel for å overføre samme oppføring i delfeltet til hver ny post når du skriver inn en serie poster for folk som alle bor i samme tilstand.
Når du skriver inn datoer i et datafelt, bruker du et konsistent datoformat som Excel vet. (For eksempel, skriv inn noe som 7/21/98 .) Når du skriver inn postkoder som noen ganger bruker ledende nuller som du ikke vil forsvinne fra oppføringen (for eksempel postnummer 00102), formater du Første feltoppføring med spesifikke postnummernummerformat.I tilfelle av andre tall som bruker ledende nuller, kan du formatere det ved å bruke tekstformatet eller sette en 'apostrof' før den første 0. Apostrofen forteller Excel for å behandle tallet som en tekstetikett, men ikke vises i selve databasen. (Det eneste stedet du kan se apostrofen er på Formelbaren når cellepekeren er i cellen med den numeriske oppføringen.)
Trykk på pil ned-tasten når du har angitt all informasjonen for den nye posten. Eller i stedet for pil ned-tasten kan du trykke på Enter eller klikke på Ny knappen. Excel legger inn den nye posten som den siste posten i databasen i regnearket og viser et nytt tomt dataarform der du kan skrive inn neste post.
Når du er ferdig med å legge til poster i databasen, trykker du på Esc-tasten eller klikker på Lukk-knappen nederst i dialogboksen for å lukke dataformularen.
