Arbeidsflyt Innstillinger i SharePoint 2010 - dummies

A arbeidsflyt er en automatisert versjon av en forretningsprosess; det var (og fortsatt er) en av de store buzzene rundt SharePoint 2010. Du kan knytte SharePoint-arbeidsflyter med elementer og dokumenter slik at SharePoint sender varsler eller ber brukerne å fylle ut skjemaer når visse forhold i prosessen er SANT eller når varen eller dokumentet når et bestemt skritt i prosessen.

I det minste bør lagets nettsted ha tre-state arbeidsflyten, som lar deg utløse handlinger når tilstanden til et element endres. Den mest åpenbare bruken av tre-state arbeidsflyten er med en problemsporingsliste. Problemer har automatisk tre tilstander - Aktiv, Løst, og Lukket.

Du kan for eksempel bruke en tre-state-arbeidsflyt til å tildele en oppgave i SharePoint til en valgt bruker når statusen til problemet endres fra Aktiv til Løst.

Hvis bedriften din har gitt deg en høyere lisens, kan du også bruke ulike godkjennings arbeidsflyter som er ment for å håndtere dokumentgodkjenning.

SharePoint Designer 2010 inneholder en kraftig arbeidsflytdesigner som du kan bruke til å lage tilpassede arbeidsflyter. Ta en titt på arbeidsflytdesigneren, hvis det er noe fjernautomatisert du vil gjøre rundt listeposter eller dokumenter i et bibliotek. I motsetning til tidligere versjoner av SharePoint Designer, er de tilpassede arbeidsflytene du lager i SharePoint Designer 2010, gjenbrukbare på hele nettstedet ditt.

Følg disse trinnene for å konfigurere biblioteket eller listen for å bruke en arbeidsflyt:

1. Klikk koblingen Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og administrasjon.

   Du kan også få tilgang til denne kommandoen ved hjelp av listen Liste eller bibliotek på båndet.

   Hvis det ikke er tildelt noen arbeidsflyt til denne listen, ser du Legg til et arbeidsflytskjema. Dette skjemaet har fem seksjoner: Arbeidsflyt, Navn, Oppgaveoversikt, Historikkliste og Startalternativer.

   Hvis andre arbeidsflyter allerede eksisterer for dette biblioteket / listen, kan Innstillinger-siden for arbeidsflyter vise / endre innstillinger for eksisterende arbeidsflyter, legge til en arbeidsflyt, fjerne arbeidsflyt og vise arbeidsflytrapporter.

2. I et bibliotek klikker du på Legg til en arbeidsflyt-kobling for å legge til en ny arbeidsflyt i biblioteket ditt.

3. Velg en arbeidsflytmal.

   Avhengig av hvilken lisens bedriften din har gitt deg til SharePoint, avgjør hvor mange arbeidsflytmaler du har tilgjengelig. Du ser en kort beskrivelse av hver som du fremhever dette alternativet:

   • Disposition a pproval: Administrerer dokumentets utløp og oppbevaring ved å tillate deltakerne å bestemme om å beholde eller slette utgåtte dokumenter.

   • Tre -s tate: Bruk denne arbeidsflyten til å spore elementer i en liste.

   • Samle s ignoreringer: Samler digitale signaturer som kreves for Microsoft Office-dokumentet.

   • Godkjennelse: Ruter et dokument for godkjenning. Godkjennere kan godkjenne eller avvise dokumentet, tilordne godkjenningsoppgaven, eller be om endringer i dokumentet.

   • Samle f eedback: Ruter et dokument for gjennomgang. Granskere kan gi tilbakemelding, som er kompilert og sendt til dokumenteieren når arbeidsflyten har fullført.

4. Skriv et unikt navn for arbeidsflyten i tekstboksen Navn.

   

   Når du oppgir arbeidsflyten din, vær så snill å ikke nevne noe som ligner på malene (for eksempel samle signaturer ) for å unngå forvirring mellom arbeidsflyten din og en mal.

   Du kan opprette så mange arbeidsflyter som du vil ha for en liste eller et bibliotek. For eksempel, si at du har to typer godkjenningsprosesser - en forkortet prosess og en lengre prosess. Bare gå gjennom Add a Workflow-prosessen to ganger, og velg forskjellige konfigurasjonsalternativer for å dekke dine behov.

5. Velg en oppgaveliste som skal brukes av arbeidsflyten ved å velge et alternativ for valg av oppgaveliste.

   Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller få systemet til å opprette en ny ved å velge Ny oppgaveliste.

6. Velg en historikkliste for arbeidsflyten fra Velg en historikkliste.

   Du kan velge en eksisterende historieliste eller be om at en ny historieliste skal opprettes.

7. Velg Start-alternativene ved å aktivere en eller flere avmerkingsbokser.

   Avhengig av hvilken arbeidsflytmal du valgte, kan bare visse Start-alternativer aktiveres. Vanligvis er det en god ide å la arbeidsflyten starte manuelt, selv om du også kan få arbeidsflyten å starte automatisk når et element opprettes eller endres.

8. Klikk på Neste-knappen.

   Du er ikke ferdig ennå! En ny side med alternativer vises.

   Avhengig av hvilken type arbeidsflyt du velger, har du forskjellige alternativer å velge, inkludert hvem arbeidsflyten går til, om handlingene skjer i seriell eller parallell, hva tidsfristen er for handlingene, og hva som skjer med arbeidsflyten hvis noen avviser dokumentet eller elementet endres.

   Flere forbedringer har blitt gjort i arbeidsflyten i 2010, inkludert å ha mer enn én type stadium tilgjengelig (parallell, seriell).

9. Klikk på OK eller Avbryt.

   Hvis du klikker OK, blir innstillingene dine brukt.