Versioning Innstillinger i SharePoint 2010 - dummies

Versjonsinnstillinger-området i SharePoint 2010 inneholder sannsynligvis noen av de mest etterspurte innstillingene i et hvilket som helst bibliotek eller en liste. Versjonsinnstillinger dekker de fleste av valgene for dokumentbehandling eller innholdshåndtering. Så ditt nye dokument / content management mantra er godkjenning, versioning, og sjekke ut. Standardinnstillingene for godkjenning, versjoner eller utsjekking er ikke slått på på et lagtside.

Hvis du vil ha disse alternativene aktivert når nettstedene dine er konfigurert, bør du vurdere å bruke et publiseringssted i stedet.

Før du velger disse alternativene, sørg for at du kjenner forretningsprosessene til teamet ditt. Hvis dokumenter blir grundig godkjent og godkjent utenfor SharePoint-prosessen, kan det hende du ikke vil ha eller trenger godkjenningsinnstillinger eller sjekke ut håndhevet. Hvis dokumentene dine er bilder, kan du kanskje ikke bruke versjonen hvis versjonene ikke har betydning for deg, og du trenger ikke å gå tilbake til en eldre versjon.

Vurder bruk av flere dokumentbiblioteker og bruk forskjellige innstillinger basert på behov. Hvis du for eksempel har 100 dokumenter i et bibliotek og egentlig bare trenger versjon og godkjenning på 5 av disse dokumentene, kan de kanskje plasseres i et bibliotek med ekstra konfigurasjon.

Versjonering kan være en av de mest feilforståtte funksjonene i SharePoint-dokumentbehandling. Versjonering er en nyttig beskyttelsesmekanisme fordi du kan gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet, om nødvendig.

Versjoner i SharePoint er kopier av samme dokument med ulike intervaller under redigering. Hvis du trenger at brukere skal se forskjellige versjoner av et dokument, kanskje for å velge mellom de to, må du ta med en betegnelse i navnet (for eksempel v1. 0 i det tidligere eksemplet) eller en ekstra metadata kolonne.

Følg disse trinnene for å bruke eller endre Versjonsinnstillinger:

1. Klikk på Versjonsinnstillinger-lenken på siden Bibliotek / Listeinnstillinger.

   Seksjonene på Versjonsinnstillinger-siden inkluderer innholdsgodkjenning, dokumentversjonshistorikk, utkast til varesikkerhet og krever utsjekking (bare biblioteker).

2. Velg om du vil kreve varegodkjenning i delen Innholdsgodkjennelse ved å velge Ja eller Nei-radioknappen.

   Hvis du valgte Ja i svar på "Krev innholdsgodkjenning for innsendte elementer", kan enkeltpersoner med godkjenningselementene alltid se utkastelementer.

   Elementer som ikke er godkjent ennå, er ikke synlige for nettstedets medlemmer eller besøkende.Du kan angi hvem du vil se utkast i avsnittet Utkast til produktsikkerhet.

3. I avsnittet Dokumentversjonshistorikk velger du en radioknapp for å angi om du vil bruke No Versioning, Opprett store versjoner, Opprett større og mindre (Utkast) versjoner, og (valgfritt) angi antall versjoner for å fortsette å velge riktig merk av i boksen og skriv inn et nummer.

   Standard for en liste / bibliotek er Ingen Versjonering. Du kan velge Større versjoner (1. 0, 2. 0. 3. 0, og så videre) eller Major og mindre versjoner (1. 0, 1. 2. 1. 3, 2. 0, og så videre). Hvis du velger en av de to siste alternativene, kan du angi en grense for antall versjoner av hver type ved å taste inn et tall på opptil 10 000.

4. Velg hvem som kan se utkastobjekter ved å velge en Utkastsobjekt-sikkerhetsknapp i Utkast til punktsikkerhetsseksjon.

   Denne delen er deaktivert med mindre du tillater mindre (utkast) versjoner av dokumentene eller listeelementene. Her er de tre alternativene for hvem som kan se utkastsposter - Enhver bruker som kan lese elementer, kun brukere som kan redigere elementer, eller bare brukere som kan godta (og forfatteren).

5. Bestem om du må sjekke ut for brukere som redigerer dokumenter ved å velge Ja eller Nei-knappen.

   Selv om det noen ganger kan være et problem, er det nødvendig å sjekke ut en annen god sikkerhetsmekanisme som sikrer at de andre brukerne ikke ser et dokument i mid-modifikasjon, eller at flere brukere redigerer samtidig (sist lagre seier).

   Vurder å legge til kolonnen Sjekk ut til visningene dine, slik at brukerne raskt kan se hvem som har sjekket ut en vare.

6. Klikk på OK eller Avbryt.

   Hvis du klikker OK, brukes Versjonsinnstillinger. Gå prøve dem ut!