Video: Benchtop NMR: Interview President Bruker BioSpin 2024
Versjonsinnstillingsområdet i SharePoint 2016 inneholder noen av de mest etterspurte innstillingene i en app. Versjonsinnstillinger dekker de fleste av valgene for dokumentbehandling eller innholdshåndtering. Så ditt nye dokument / content management mantra er godkjenning, versjoning, og sjekke ut. Du kan si det i søvnen. Som standard er innstillingene for godkjenning, versjoner eller utsjekk kreves ikke slått på et lagtside.
Årsaken til at versjonen er slått av er at det tar opp mye plass i databasen. Hver gang en ny versjon er opprettet, vokser databasen. Versjonering er imidlertid viktig for ethvert virkelige arbeid, så det anbefales at du slår den på.
Hvis du vil ha disse alternativene aktivert når nettstedene dine er konfigurert, bør du vurdere å bruke et publiseringssted i stedet.
Før du velger disse alternativene, sørg for at du kjenner forretningsprosessene til teamet ditt. Hvis dokumenter blir grundig godkjent og godkjent utenfor SharePoint-prosessen, kan det hende du ikke vil ha eller trenger godkjenningsinnstillinger eller sjekke ut håndhevet. Hvis dokumentene dine er bilder, kan du kanskje ikke bruke versjonen hvis versjonene ikke har betydning for deg, og du trenger ikke å gå tilbake til en eldre versjon.
Vurder bruk av flere dokumentbibliotekapper og bruk forskjellige innstillinger basert på behov. Hvis du for eksempel har 100 dokumenter i en Bibliotek-app og egentlig bare trenger versjon og godkjenning på 5 av disse dokumentene, kan de kanskje plasseres i en Bibliotek-app med ekstra konfigurasjon.
Versjonering kan være en av de mest feilforståtte funksjonene i SharePoint-dokumentbehandling. Versjonering er en nyttig beskyttelsesmekanisme fordi du kan gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet hvis det er nødvendig. Versjoner i SharePoint er kopier av samme dokument med ulike intervaller under redigering.
Du vil kanskje legge til Versjon-kolonnen til visningene dine slik at brukere raskt kan se versjonen av dokumentet. Ellers slutter du med brukere som legger til versjonsinformasjon i dokumentets navn eller tittel, for eksempel Ansatthåndbok v1. 0, Ansattehåndbok v2. 0, eller denne, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-SIGNERT-OFF-FINAL_FINAL.
Følg disse trinnene for å legge til eller endre Versjonsinnstillinger:
- Klikk på Versjonsinnstillinger-lenken på siden Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.
Seksjonene på Versjonsinnstillinger-siden inkluderer innholdsgodkjenning, dokumentversjonshistorikk, utkast til varesikkerhet og krev utsjekking (bare biblioteksapps).
- Neste må du velge om du vil kreve innholds godkjenning for innsendte varer. Du gjør dette valget ved å velge Ja eller Nei-radioknappen på siden Versjonsinnstillinger (tilgjengelig i trinn 1).
Hvis du valgte Ja som svar på Krev innholdsgodkjenning for sendte elementer?, individer med godkjenningselementer-tillatelsene kan alltid se utkastelementer.
Elementer som ikke er godkjent enda (det betyr at de er utkast versjoner) er ikke synlige for nettstedets medlemmer eller besøkende. Du kan angi hvem du vil se utkast i avsnittet Utkast til produktsikkerhet.
- I avsnittet Dokumentversjonshistorikk velger du en radioknapp for å angi om du vil bruke No Versioning, Opprett store versjoner, Opprett større og mindre (Utkast) versjoner eller (valgfritt) angi antall versjoner for å fortsette å skrive inn et nummer.
Standard for en liste eller bibliotek-app er ingen versjoner. Du kan velge store versjoner (1. 0, 2. 0., 3. 0 osv.) Eller Major og mindre versjoner (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, og så videre). Hvis du velger en av de to siste alternativene, kan du angi en grense for antall versjoner av hver type ved å taste inn et tall på opptil 10 000.
- Velg hvem som kan se utkastobjekter ved å velge en Utkastsobjekt-sikkerhetsknapp i Utkast til punktsikkerhetsseksjon.
Denne delen er deaktivert med mindre du tillater mindre (utkast) versjoner eller krever innholds godkjenning av dine dokumenter eller listeposter. Her er de tre alternativene for hvem som kan se utkastsposter - Enhver bruker som kan lese elementer, kun brukere som kan redigere elementer, eller bare brukere som kan godta (og forfatteren).
- Bestem om du må sjekke ut for brukere som redigerer dokumenter ved å velge Ja eller Nei-knappen.
Selv om det noen ganger kan være et problem med å sjekke ut, er det en annen god sikkerhetsmekanisme som sikrer at de andre brukerne ikke ser et dokument i mid-modifikasjon, eller at flere brukere redigerer samtidig (sist lagre seier).
Vurder å legge til kolonnen Sjekk ut til visningene dine, slik at brukerne raskt kan se hvem som har sjekket ut en vare.
- Klikk på OK eller Avbryt.
Hvis du klikker OK, brukes Versjonsinnstillinger. Gå prøve dem ut!
Når du ser på dokumenter i en Bibliotek-app, kan du klikke på ellipsen for å se en kontekstuell meny. Denne menyen tillater et dokumentets redaktør å sjekke ut / sjekke inn dokumentet, godkjenne, avbryte en arbeidsflyt og så videre. Fordi menyen er kontekstuell, hvis godkjenning ikke er angitt på biblioteket eller listen, vises for eksempel ikke Godkjenn på menyen. Hvis et dokument er sjekket ut, vises alternativet for å kaste ut Check.
I de fleste tilfeller navigerer lagmedlemmer til nettstedet ved hjelp av en nettleser for å arbeide med listeapper. Tenk på hvordan teamet ditt samhandler med dokumenter. De kan navigere til en app ved hjelp av nettleseren, men de kan også lenke fra et bokmerke eller åpne dokumentet direkte fra redigeringsprogrammet (for eksempel Word, Excel eller PowerPoint). Selv om dagens versjoner av Office støtter og samhandler med apper for apper for SharePoint Library, kan brukerne kanskje ikke vite hvor de skal finne disse kommandoene.
Unngå frustrasjon ved å ta litt tid til å gjennomgå innstillingene og alternativene med teamet ditt. Trening på disse dokumentstyringsalternativene er en av de første anbefalingene for suksess for SharePoint, spesielt for lag med mange medlemmer eller bidragsytere.
