Tar snarveier med makroer i Office 2003 - dummies

Mange drømmer om dagen de kan gi ordre til en datamaskin ved å snakke med den; Nåværende virkelighet er at du fortsatt må skrive på et tastatur hvis du håper å bruke datamaskinen i det hele tatt. Fordi de fleste mennesker helst vil unngå å skrive, tilbyr Microsoft Office 2003 en delvis løsning - makroer.

Makroer eliminerer ikke å skrive helt, men de kan redusere antall nøkler du må trykke for å få noe gjort. En makro er et mini-program som registrerer tastetrykkene dine mens du skriver. Når du har tatt opp tastetrykkene i en makro, kan du fortelle om Microsoft Office 2003 å "spille av" dine innspilte tastetrykk når du trenger å bruke de samme tastetrykkene.

For eksempel, anta at du finner deg selv å skrive navnet på firmaet, Mississippi Mudflat Corporation, om og om igjen. Du kan i stedet skrive den en gang og lagre den som en makro. Da, når du vil at firmanavnet skal vises i dokumentet ditt, kan Office 2003 automatisk skrive Mississippi Mudflat Corporation for deg.

Du kan opprette og kjøre makroer i Word, Excel og PowerPoint.

Når du lager en makro i enten Access eller Outlook, må du faktisk skrive et miniatyrprogram i et programmeringsspråk som kalles Visual Basic for Applications (eller VBA for kort).

Opptaksmakroer i Word

Følg disse trinnene for å registrere en makro i Word:

1. Velg Verktøy -> Makro -> Ta opp ny makro.

En rekordmakro-dialogboks vises, som vist på figur 1.

Figur 1: Dialogboksen Record Macro er der du kan navngi makroen din og tildele et tastetrykk for å kjøre det senere.

2. Skriv inn et navn for makroen din i tekstboksen Makronavn.

3. Klikk på Tastatur-knappen.

Dialogboksen Tilpass tastatur vises, som vist i Figur 2; Det er der du tilordner en tastetrykk kombinasjon til makroen din.

Figur 2: Dialogboksen Tilpas tastatur.

4. Trykk på tastetrykket som du vil representere makroen din (for eksempel Alt + F12).

Du kan gjenta dette trinnet for å tildele flere tastetrykk til samme makro hvis du vil.

5. Klikk på Tilordne-knappen.

6. Klikk på Lukk-knappen.

Musepekeren blir til en pil med et lydkassettikon; en stoppopptakingsverktøylinje vises, som vist på figur 3, som du kan bruke til å stoppe eller stoppe opptak av en makro.

Figur 3: Stoppopptakingsverktøylinjen.

7. Trykk på tastetrykkene du vil spille inn i makroen din.

Hvis du klikker på pauseopptaksknappen, kan du midlertidig stoppe opptaket av makroen din.

8. Klikk på Stop Recording-knappen når du er ferdig med å ta opp tastetrykkene.

For å kjøre makroen, trykk på tastetrykk kombinasjonen som du valgte i trinn 4.

Opptaksmakroer i Excel

For å ta opp en makro i Excel, følg disse trinnene:

1. Velg Verktøy -> Makro -> Ta opp ny makro.

Dialogboksen Record Macro vises.

2. Skriv inn et navn for makroen din i tekstboksen Makronavn.

3. Klikk i snarveisknappen (den som har Ctrl + til venstre) og skriv inn et brev.

Hvis du for eksempel vil spille av makroen igjen ved å trykke Ctrl + W, skriver du W i snarveisknappen.

4. Klikk på OK.

En stoppopptakingsverktøylinje vises.

5. Trykk på tastetrykkene du vil spille inn i makroen din.

6. Klikk på Stop Recording-knappen når du er ferdig med å ta opp tastetrykkene.

For å kjøre en makro, trykk på tastetrykk kombinasjonen som du valgte i trinn 3.

Opptaksmakroer i PowerPoint

Følg disse trinnene for å registrere en makro i PowerPoint:

1. Velg Verktøy -> Makro -> Ta opp ny makro.

Dialogboksen Record Macro vises.

2. Skriv inn et navn for makroen i tekstboksen Makronavn, og klikk OK.

En stoppopptakingsverktøylinje vises.

3. Trykk på tastetrykkene du vil spille inn i makroen din.

4. Klikk på Stop Recording-knappen når du er ferdig med å ta opp tastetrykkene.

Følg disse trinnene for å kjøre en makro i PowerPoint:

1. Velg Verktøy -> Makro -> Makroer (eller trykk Alt + F8).

En makrodialogboks vises.

2. Klikk navnet på makroen du vil kjøre.

3. Klikk Kjør.