SharePoint 2010 Site Governance - dummies

Nettstedsadministrasjon handler om folkene, retningslinjene og prosessene som håndterer nettstedet ditt. Og styringen din hjelper deg med å finne ut hvordan du bruker alle SharePoint 2010-funksjonene som er tilgjengelige for deg.

Feil er ikke et alternativ

En av Microsofts viktige SharePoint-produktdrivere var målet å sette mer kontroll og konfigurasjon i brukernes hender; SharePoint ble designet for å være People's Platform.

Og folk, som du sikkert har lagt merke til, pleier å være uforutsigbare. Så SharePoint + Menneskelig natur = Chaos. Før eller senere vil en ukontrollert spredning av nettsteder og subsites, måter å gjøre ting på, måter å merke og bruke metadata på, og måter å administrere dokumenter på, produsere en svært uhåndterlig SharePoint-installasjon.

Få executive buy-in og support

Suksessfulle styringsplaner har vanligvis en høysiktighetsfortaler for å støtte og kommunisere dem. Så finn en executive buy-in. Du vil ikke ha for vanskelig tid å gjøre saken til ledelse; de har allerede investert i en kraftig SharePoint-plattform, og det er sannsynligvis støtte funksjoner som er avgjørende for suksessen til organisasjonen.

Styr opp ledende støtte og oppnå den støtten til å drive dannelsen av og deltakelsen i styringsutvalgets aktiviteter.

Bygg en effektiv styringsgruppe

IT dominerer vanligvis styringskomiteer; de må administrere serverplass, håndtere sikkerhetsgrupper og implementere ny funksjonalitet. Dette er rikelig motivasjon til å formalisere mye av det de gjør med SharePoint. Men en styringsgruppe som helt eller delvis består av IT-ressurser, vil ikke få deg der du trenger å være.

I tillegg til din executive sponsor, bør din styringsgruppe representere en mangfoldig blanding av representanter fra virksomheten, representanter fra eventuelle overholdelsesområder og folk fra bedriftskommunikasjon og opplæring.

Finn riktig nivå

Ikke prøv å identifisere og adressere alt som noen kan gjøre med SharePoint; sørg for å styre brukerne dine i de riktige tingene du skal gjøre eller for å unngå. Disse tingene varierer etter organisasjon; Det er ingen magisk liste over hva du skal adressere. (Større organisasjoner har en tendens til å trenge mer styring enn mindre organisasjoner.)

Over tid vil styringsgruppen din avdekke områder som trenger styring, og dette vil bli hjulpet sammen hvis du allerede har en klar prosess på plass for å foreslå, evaluere og gjennomføre styring når og hvor behovet oppstår.

Din, min, vår: bestem hvem som eier hva? Kick-start en styringsinnsats ved å tenke på hvem: Hvem kan gjøre hva?Hvem eier hva? Så for eksempel kan du begynne med å identifisere hvem som kan levere toppnivå nettsteder og hvem som kan ordne subsites.

Hvis du har global navigasjon, identifiser hvem som bestemmer hva som skjer der. Og så videre. Hvem vil foreslå hows, slik at du kan vurdere de neste.

(Re) besøke retningslinjer for sosialt nettverk

Hvis du har en plan for sosial media styring på plass, kan det ha blitt utviklet for å styre eksterne sosiale nettverk verktøy; Hvis dette er tilfelle, må du besøke det i sammenheng med SharePoint.

SharePoint 2010 bringer komponenter av sosiale medier som brukes i den virkelige verden inn på arbeidsplassen. Og muligheten for ansatte ikke bare å koble med sine jevnaldrende, men også bruke et corporate-sanctioned tool (SharePoint) for å følge medarbeideres aktiviteter (via live feeds og Twitter-lignende statusoppdateringer), utveksle meninger med jevnaldrende (via sosiale merking og rangeringer), og bassenginformasjon (wikier) representerer en vesentlig endring fra eksterne sosiale medier.

Så hvis du har en bestemt styringspolitikk rundt sosiale medier, må du revidere den i sammenheng med intern kommunikasjon. Du vil sikkert finne at du trenger en helt ny strategi.

Design og merkevarebygging

Om din SharePoint er en intern portal eller en nettside med offentlig profil, bør grensesnittet gjenspeile bedriftens image, presentere et visst nivå av designintegritet og gi brukerne et konsistent navigasjonsprogram som hjelper dem finne veien rundt.

Din styringsplan bør adressere utseendet og hvordan ting som global navigasjon fortsetter over hele nettstedet ditt. (Mastersider kan sikkert hjelpe til med å definere hva som kan byttes og hva som ikke er.)

Innholdsadministrasjonsbiter

Metadata, innholdstyper og taksonomier kan bidra til å redusere pesten av duplikat-men-litt forskjellig informasjon.

For å utnytte innholdsadministrasjonen til SharePoint-installasjonen, oppfordre konsistens rundt metadata og hvordan ting merkes. Innholdstyper er en fin måte å sikre at et kjerne sett med koder brukes konsekvent på lignende innhold, noe som gjør innholdet lettere å finne, lettere å gjenbruke og enklere å filtrere.

Så identifiser viktige metadata som må formaliseres via innholdstyper og brukes over SharePoint-områder, og deretter utvikle styring rundt dem.

Gjenbruk webdeler

En flott funksjon av SharePoint er at noen kan lage en veldig nyttig webdel, og deretter eksportere og importere den til bruk et annet sted. Rikelig med fellesskapets webdeler er tilgjengelig for nedlasting på nettet. Dessverre inneholder noen Web-deler skadelig kode som kan utgjøre sikkerhetsproblemer eller bare ikke fungerer som annonsert.

Tilsvarende kan selv noen internt utviklede Web-deler presentere problemer hvis de tillater brukere å konfigurere dem.

Webdeler må underkastes kontroller før de legges til dine SharePoint-nettsteder. Utvikle styring rundt hvordan de testes og godkjennes, hvordan endringskontrollprosessen ser ut, og hvordan de blir utgitt og gjort tilgjengelig.

Hold ting som er nåværende: Administrering av weboperasjoner

Web Operations Management

er omsorg og fôring av dine SharePoint-nettsteder.Det kan hende du finner det enkelt å tenke på SharePoint-områder som prosjekter med definert begynnelse, middles og ender. Men i virkeligheten er de mer organiske enn det. Nettsteder er levende enheter, som vokser og endres over tid. Jo mer trafikk nettstedet ditt ser, desto viktigere er det å være på toppen av det vedlikeholdet.