QuickBooks 2012 Innkjøpsordre Tips og triks - dummies

Du bør være oppmerksom på noen få ting når du oppretter en bestillingsordre i QuickBooks 2012. Mange små bedrifter bruker ikke bestillingsordre. Men når de vokser til en viss størrelse, velger mange bedrifter å bruke dem fordi innkjøpsordrer blir permanente poster av varer du har bestilt.

Dessuten formaliserer kjøpsordrer ofte innkjøpsprosessen i et selskap. For eksempel kan du bestemme at ingen i firmaet ditt kan kjøpe noe som koster mer enn $ 100, med mindre han får en innkjøpsordre. Hvis du bare kan utstede innkjøpsordre, har du effektivt kontrollert innkjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.

Følgende er noen viktige observasjoner for deg å merke:

• Ikke alle kjøp fortjener en innkjøpsordre. Hvis du ikke er vant til å jobbe med innkjøpsordre, er det lett å gå over bord når du først begynner å bruke dette praktiske verktøyet. Ikke desto mindre, husk at ikke alle kjøp garanterer innkjøpsordrer.

• Bruk innkjøpsordre for å håndtere kjøp. Vanligvis bruker bedrifter kjøpsordrer som en måte å kontrollere og dokumentere kjøp på. Faktisk krever mange kjøp egentlig ikke en innkjøpsordre.

  Beløp som du har avtalt å kjøpe som dokumenteres gjennom standardkontrakter, for eksempel regninger fra telefonselskapet, gassfirmaet og utleieren din, trenger ikke ordrebestillinger, selvsagt. I tillegg krever beskjedne kjøp som kontorrekvisita ofte heller ikke bestillingsordrer. Du trenger definitivt en måte å kontrollere disse utgiftene på, men innkjøpsordre er trolig ikke veien å gå.

• Vurder andre komplementære kontrollverktøy. Andre budsjettkontroller som "godkjenning fra veileder" eller et enkelt budsjett fungerer ofte like bra.