QuickBooks: 10 Finansielle tips for bedriftseiere - dummies

Bedriftseiere bør spille en aktiv rolle i den økonomiske siden av virksomheten for å forhindre eventuelle forsøk på forgiftning eller forfalskning. Se gjennom QuickBooks årsregnskap, hold øye med hvor pengene går, og vet hvem som håndterer økonomien. Hold forretningen trygg og i god stand ved å følge disse ti økonomiske tipsene.

Skriv alle dine egne sjekker

Dette er ikke en slam mot bookkeepers. I en liten bedrift har folk (spesielt fulladministrative bookkeepers) muligheten til å bamboozle deg enkelt. Ved å signere alle kontrollene selv, holder du fingrene på pulsen av kontantutgangen. Ja, denne øvelsen kan være et problem - du må vade gjennom papirarbeid hver gang du signerer en sjekk med sjekk - men husk alternativet.

For øvrig, hvis du er i et partnerskap, bør du ha minst et par samarbeidspartnere medtegnet kontrollene - eller i det minste de store kontrollene.

Ikke signere en sjekk feil vei

Hvis du signerer mange sjekker, kan du bli fristet til å bruke en rask og rasende (uunngåelig ulestelig) signatur. Selv om skrapelodd ditt navn er ulovlig, gir stor mening når du signerer baseballs, ikke gjør det når du signerer sjekker. En klar signatur, spesielt en med følelse av personlig stil, er karakteristisk. En bølgete linje med et kryss og et par prikker er lett å smi på.

Gjennomgå avbrutt sjekker før bokholderen gjør

Pass på at du vurderer dine avbrutt sjekker (sjekk bildet som vises i kontoutskriften) før noen andre ser den månedlige kontoutskriften.

Denne informasjonen handler absolutt ikke om browbeating bookkeepers. Likevel kan en bedriftseier avgjøre om noen smider signaturer på sjekker bare ved å være den første som åpner kontoutskriften og ved å gjennomgå hver av signaturene på de kansellerte kontrollene.

Hvis du ikke undersøker kontrollene, kan skruppelløse ansatte - spesielt bokførere som kan oppdatere bankkontosjournaler - smidde din signatur med straffrihet. Og de vil ikke bli fanget hvis de aldri overtrer kontoen.

Dobbeltsjekk bankavstemming

Et raskt beslektet punkt: Hvis du ikke er den personen som gjør avstemningen, må du se gjennom avstemmingsarbeidet som utføres av den som gjør jobben. (Sannsynligvis din bokholder?) Denne anmeldelsen betyr ikke bare et annet sett med øyne, se arbeidet og ta feil. Denne anmeldelsen gir en ekstra mulighet til å sørge for at ingen morsom virksomhet oppstår.

Og, oh, et annet plagsomt punkt: Føler du ikke tilbøyelig til å følge de to foregående eller tre prosedyrene?Da kan du - ikke banken - spise noe tap av ting som forfalskning.

Velg en bokholder som kjenner datamaskiner

Ikke bekymre deg, du trenger ikke å be om en FBI-bakgrunnskontroll når du ansetter en bokholder. Faktisk, hvis du bruker QuickBooks, trenger du ikke å ansette folk som er kjent med småbedrifts regnskapssystemer. Men finn folk som vet hvordan man holder en sjekk og jobber med en datamaskin. De burde ikke ha et problem med å forstå QuickBooks.

Selvfølgelig vil du ikke ha noen som nettopp falt av tauet. Men selv om du ansetter noen som rides inn i byen på en, kommer du ikke til å ha mye trøbbel for å få personen raskere med QuickBooks.

Hvis du finner det, kan du finne en bokholder som kjenner to bokføringer og lønnslister i dobbeltbokføring.

Her er noen tips om den ideelle kandidatens tekniske ferdigheter. En bokholder som vet bokføring med dobbel bokføring er superhelpfull - selv om det er rettferdig, er kunnskapen sannsynligvis ikke avgjørende.

Også, hvis du finner det, kan du finne noen som vet hvordan du gjør lønn - og ikke bare den føderale lønnsskatten, men også statens lønnsskatteskapsaksjon. (Hvis du ikke finner denne typen person, vet du at du enkelt kan outsource lønn til en stor lønnservice.)

Regelmessig gjennomgå årsregnskapet ditt

Regelmessig produsere og se over resultatregnskapet som QuickBooks er uten problemer genererer. Få vanlig å se over balansen din med sine lister over eiendeler og gjeld. Utforsk og finn en annen rapport eller to som gir deg nyttig innsikt i rytmene og rimene i bedriften din. (Eventuelle feil du gjør vil trolig dukke opp som goofy tall på balansen din, forresten.)

Sannsynligvis kan du holde et ganske godt håndtak på operasjonen ved å se på to eller tre lettforståelige rapporter. Og ved å regelmessig se på disse regnskapene - si en eller to ganger i uken - gjør du regnskapssystemet ditt til et verktøy som er nyttig både for å spotte fristende muligheter og for å unngå farlige feller.

Her er en måte å drive bedriftene dine ved å se på tre QuickBooks-rapporter:

• Et resultatregnskap som sammenligner nåværende års og forrige års årlige tall (slik at du kan se hvordan du '

• Summen av kundefordringer (slik at du kan se hvilke kunder og kunder som forfaller)

• Balansen (slik at du kan overvåke kontanter og arbeidskapital og se eventuelle morsomme ting)

Velg et passende regnskapssystem

Når du bruker QuickBooks, bruker du enten kontantbasert regnskaps- eller periodiseringsbasert regnskap. Kontantbasert regnskapsmessig behandling er greit når en virksomhets kontantstrømmer sprer sitt salg og kontantutgangen reflekterer sine utgifter. Denne situasjonen er imidlertid ikke tilfellet i mange virksomheter. En kontraktbygger av eneboliger, for eksempel, kan få kontanter som kommer inn (ved lån fra banker), men kan ikke tjene penger. Alternativt kan en eier av pantelåner som låner penger på 22 prosent rente, skape penger, selv om kontanter løper ut av virksomheten daglig.

Når du kjøper og selger inventar, fungerer regnskapsprinsippene bedre enn kontobasert regnskap. Kontantbasert regnskapsskifte forsvinner imidlertid vanligvis inntektsskatt.

Hvis QuickBooks ikke virker for virksomheten din

QuickBooks er et flott småbedrifts regnskapsprogram. Men hvis QuickBooks ikke ser ut til å passe dine behov - hvis du for eksempel trenger et program som fungerer bedre for en produsent eller som inneholder noen spesielle bransjespesifikke funksjoner - kan du ha en av de mer kompliserte (men også kraftigere) småbedrifter regnskapspakker.

Før du hopper fra QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, må du sjekke ut Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, som koster mer, men fungerer også for større bedrifter. Bedriftsversjonen av QuickBooks ser ut og fungerer nesten identisk med "vanlige" versjoner. Hvis du kjenner QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, vet du derfor allerede (eller for det meste) QuickBooks Enterprise.

Hvis Enterprise-versjonen av QuickBooks ikke virker, vil du kanskje snakke med regnskapsføreren om bransjespesifikke pakker. (For eksempel, hvis du er en kommersiell skriver, kan noen leverandører ha utviklet en spesiell regnskapspakke bare for kommersielle skrivere.)

Hold ting enkelt

Når du håndterer småbedrifts økonomiske forhold, hold det så enkelt som mulig. Faktisk, hold forretningsmessige forholdene dine enkle nok til at du enkelt kan fortelle om du tjener penger og om virksomheten er sunn.

Dette råd om enkelhet kan høres rart ut, men noen ganger kan meget lyse mennesker bygge svært sammensatte finansielle strukturer for sine virksomheter, inkludert kompliserte leasingarrangementer, labyrintint partnerskap og bedriftsstrukturer, og sofistikerte profittdelings- og kostnadsdelingsarrangementer med andre virksomheter. Disse super-sofistikerte økonomiske arrangementene gir ikke overskudd når du vurderer alle kostnadene. Dessuten blir slike komplekse arrangementer nesten alltid til ledelse og registrering av hodepine.