Planlegg ditt nye QuickBooks 2012-system - dummies

Hvis du forstår et par store bildeobjekter - hva gjør regnskapet og hvilke regnskapssystemer - fra begynnelsen finner du det QuickBooks 2012 Setup-prosessen gir mye mer mening.

Hvilken regnskap gjør

Tenk på hva regnskapet gjør. Folk kan argumentere for de små detaljene, men de fleste vil være enige om at regnskapet gjør følgende fire viktige ting:

• Måler fortjeneste og tap

• Rapporter om finansiell status for et firma (dets eiendeler, forpliktelser og nettoverdi)

• Gir detaljerte oversikt over eiendeler, gjeld og eierandelskonti

• Tilbyder finansiell informasjon til interessenter, spesielt til ledelsen

Hvilke regnskapssystemer gjør

Ta en kort titt på hvilke regnskapssystemer - eller i hvert fall ved hvilke småbedriftsregnskapssystemer - vanligvis:

• Utarbeide regnskap, inkludert resultatregnskap, balanser og andre regnskapsrapporter.

• Generer forretningsskjemaer, inkludert sjekker, lønnsslipp, fakturaer, kundeopplysninger og så videre.

• Hold detaljert oversikt over nøkkelkontoer, inkludert kontanter, kundefordringer (beløp som kundene skylder et firma), Kontoer betales (beløp som et firma skylder sine leverandører), lagerartikler, anleggsmidler, og så videre.

• Utfør spesialiserte informasjonshåndteringsfunksjoner. For eksempel i utgiverbransjen betaler bokutgivere ofte forfattere royalties. Så royalty regnskap er en oppgave som bok utgiver regnskapssystemer må typisk gjøre.

Hva QuickBooks 2012 gjør

Ok, etter at du har forstått hva regnskapet gjør og hva regnskapssystemene vanligvis gjør, kan du se med litt perspektiv hva QuickBooks gjør:

• Produserer regnskap

• Genererer mange vanlige forretningsformer, Inkludert sjekker, lønnsslipp, kundefakturaer, kundeopplysninger, kredittnotaer og innkjøpsordrer.

• Holder detaljerte oversikt over en håndfull nøkkelkontoer: Kontanter, Kundefordringer, Kontobetalinger og Lagerbeholdning i enkle innstillinger.

QuickBooks gjør tre av De fire tingene du forventer et regnskapssystem å gjøre. QuickBooks leverer ikke de spesialiserte regnskapsprosessene. For eksempel gjør QuickBooks ikke royaltyregnskap.

Hva QuickBooks 2012 gjør ikke

Så, QuickBooks gjør tre av de fire tingene som regnskapssystemene gjør, men det gjør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufullstendig regnskapsløsning. Vær derfor forsiktig med å sette dine forventninger. Du må også typisk finne ut løsninger for noen av dine spesielle regnskapskrav.

QuickBooks gir brukerne og virksomheten stor fleksibilitet. Så, tilbake til forrige eksempel, kan en bokutgiver gjøre mye av det som skal gjøres for royaltyregnskap i QuickBooks. Dette royalty regnskap arbeidet krever bare en viss mengde fiddling som virksomheten er å sette opp QuickBooks.

QuickBooks (eller i det minste de mest populære versjonene av QuickBooks) lider imidlertid av noen betydelige svakheter:

• QuickBooks Pro gir ikke en god måte å håndtere produksjonen av inventar. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions støtter imidlertid enkel produksjonsregnskap. (Disse versjonene av QuickBooks hjelper deg med å redegjøre for prosessen med å snu råvarer til ferdige varer.)

• Bare QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situasjonen for lagring av lager på flere steder. Med andre ord, QuickBooks Pro og QuickBooks Premier viser ganske enkelt for eksempel at du har 3, 000 widgets. Det lar deg ikke holde styr på det faktum at du har 1 000 widgets på lageret, 500 widgets i butikk A og 1, 500 widgets i butikk B.

Til tross for at QuickBooks kan være en ufullstendig løsning og kanskje ikke håndterer beholdningen slik du vil eller trenger det, er QuickBooks fortsatt en veldig god løsning. Hva QuickBooks gjør, det gjør det veldig bra. Vurder det faktum at QuickBooks vil være rundt i lang, lang tid.

Det er langt mer sannsynlig at et regnskapsprogramvareprodukt med 600 brukere, for eksempel, vil bli avviklet i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4 000 000 kunder.