Hvordan man arbeider med QuickBooks Report Window-knappene - dummies

Rapportvinduet i QuickBooks gir vanligvis ti knapper: Tilpass rapport, kommenter rapport, del mal, memorize, skriv ut, e-post, Excel, skjul topptekst, skjul og oppdater.

• Tilpass rapportknapp

  Knappen Tilpass rapport viser dialogboksen Endre rapport.

• Kommenter rapport-knappen

  

  Når du klikker på kommentaren på rapport-knappen, vises kommentaren Rapport på rapport. Hvis du vil bruke dialogboksen Kommentar på rapport, klikker du på en rapportverdi du vil annotere med en kommentar. QuickBooks åpner en kommentarboks nederst i vinduet, du skriver inn kommentaren din, og deretter klikker du Lagre-knappen.

  Når du er ferdig med å kommentere rapporten, må du lagre den merkede rapporten. Gjør det ved å klikke på OK-knappen når QuickBooks spør om du vil lagre kommentert rapport. Senere, når du skriver ut rapporten, kan du inkludere kommentarene dine. Du skriver ut en lagret, kommentert rapport ved å velge rapporten fra Rapporten → Kommenterte Rapporter-menyen.

• Del maleknapp

  Del-malen-knappen, som QuickBooks aktiverer etter at du har tilpasset en rapport på en eller annen måte, lar deg dele dine tilpassede rapportinnstillinger (ikke dataene) med andre QuickBooks-brukere. Når du klikker denne knappen, viser QuickBooks dialogboksen Del mal.

  Bruk dialogboksen til å gi rapportmalen et navn (helst et smart navn, vær så snill), beskriv din tilpassede rapport med noen få ord, gi navn og e-postadresse, og bruk alternativet knapper for å indikere om du vil være anonym. Når du klikker på Del, laster QuickBooks opp rapportmalen din til et Intuit-nettsted der andre kan ta tak i malen og gjenbruke den.

• Minneknapp

  Minneknappen viser dialogboksen Memoriser rapport. Dialogboksen Memoriser rapport lar deg huske, eller lagre permanent, et bestemt sett med innstillingene for rapportopprettelse. Etter at du har lagret disse innstillingene, kan du produsere nøyaktig samme rapport ved å velge den memoriserte rapporten fra undermenyen Rapporter → Memorized Reports.

  

  Du kan lagre en memorisert rapport i Memorized Report Group. For å gjøre dette, merk av i boksen Lagre i minnet rapportgruppe. Deretter bruker du rullegardinlisten Lagre i memorisert rapportgruppe for å velge rapportgruppen der den lagrede rapporten skal lagres.

• Utskriftsknapp

  Kommandoen Skriv ut viser en rullegardinliste med to alternativer: Rapporter og lagre som PDF.Hvis du klikker på Skriv ut, viser QuickBooks (noen ganger etter litt irritasjon) dialogboksen Print Reports, som lar deg velge hvordan rapporten skal skrives ut og hvor den skal skrive ut.

  Fanen Innstillinger lar deg for eksempel velge skriver, velg en sideorientering (enten stående eller liggende), angi om du vil skrive ut bare en rekke rapportens sider, bryte kontrollsidene og dimensjonene (bredde og høyde) av rapporten. Hvis du klikker Lagre som PDF, viser QuickBooks dialogboksen Lagre dokument som PDF, som lar deg lage en PDF-rapportdokument.

  

  Fanen Marginer i dialogboksen Utskriftsrapporter lar deg angi margene som QuickBooks skal bruke på de trykte rapportsidene. Du angir topp-, høyre-, bunn- og venstremargenene i tommer.

  

  Klikk på Forhåndsvis-knappen, som er oppgitt i dialogboksen Skriv ut rapporter, for å vise forhåndsvisningsvinduet. Forhåndsvisningsvinduet viser hvordan de trykte rapportsidene ser ut. Vinduet inneholder også knapper som lar deg bla til forrige og neste side av rapporten, zoome inn og ut på rapporten, og skrive ut rapporten.

  Når du har brukt fanen Innstillinger og fanen Marginer for å angi hvordan QuickBooks skal skrive ut en rapport, klikker du Skriv ut. QuickBooks sender rapporten til skriveren.

• E-postknapp

  Med kommandoknappen E-post kan du enten sende en Excel-arbeidsbokversjon av en rapport eller en PDF-versjon av en rapport til noen andre som e-postvedlegg.

• Excel-knapp

  Hvis du klikker på Excel-knappen, viser QuickBooks en undermeny hvor du kan velge Opprett nytt regneark eller Oppdater eksisterende regneark. Velg Opprett nytt regneark for å vise dialogboksen Send rapport til Excel.

  Dialogboksen Send rapport til Excel lar deg ta informasjonen i en rapport og kopiere den til en fil som et regnearksprogram, for eksempel Microsoft Excel, enkelt kan åpne. Du kan sende kopien til et nytt Excel-regneark, til et eksisterende Excel-regneark, eller til en. csv (kommaseparerte verdier) -fil, som kan åpnes med omtrent alle regneark eller databaseprogrammer.

  For å kopiere rapporten til en ny arbeidsbok, velg opprettingslisten Opprett ny regneark og deretter alternativet I ny arbeidsbok.

  Hvis du vil kopiere rapporten til et nytt regneark i en eksisterende arbeidsbok, velger du Opprett ny regneark-rullegardinliste og deretter radioknappen I eksisterende arbeidsbok, og deretter oppgir du banen og navnet på arbeidsboken i tekstboksen som QuickBooks åpnes når du klikker på radioknappen. (Hvis du ikke kjenner banen og navnet på arbeidsboken, klikker du Bla gjennom-knappen og bruker deretter dialogboksen som QuickBooks viser for å finne arbeidsbokfilen.)

  Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, velg Oppdater radioknappen Oppdater et eksisterende regneark. QuickBooks gjør at Excel oppdaterer den tidligere eksporterte arbeidsboken.

  

  Hvis du vil erstatte et eksisterende Excel-regneark med den nye rapporten du sender til Excel, klikker du på knappen Radiér eksisterende eksisterende regneark. Når QuickBooks åpner en tekstboks og legger til Bla gjennom-knappen, kan du enten skrive inn banen og navnet på arbeidsboken i tekstboksen eller klikke Bla gjennom, navigere til arbeidsboken, og velg den.

• Skjul topptekst

  Skjul hovedtekst og Kollaps-knappen endrer måten rapporten viser i Rapport-vinduet og, hvis den skrives ut, på siden.

  Du klikker Skjul topptekst for å fjerne headerinformasjonen, for eksempel firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på Skjul toppteknappen igjen for å erstatte overskriften.

• Kollaps-knapp

  Kollaps-knappen kollapser detaljene i en rapport. QuickBooks viser ikke underkontoer på en sammenfalt rapport - kun kontoer.

  Hvis du vil koble sammen en rapport du tidligere kollapset, klikker du på Utvid-knappen. QuickBooks erstatter Collapse-knappen med Utvid-knappen når Rapport-vinduet viser en sammenfalt rapport.

  Ikke bruk noen tid på å finne ut hva skjulhodene og skjul / utvide knappene gjør. Hvis du har et spørsmål, vis bare en rapport i rapportvinduet og klikk på kommandoknappen som du har et spørsmål om. Endringene i rapportvinduet viser deg hva kommandoknappen gjør.

• Oppdater knapp

  Oppdateringsknappen forteller QuickBooks å oppdatere en rapportinformasjon for endringer i QuickBooks datafil. Dette høres galt i begynnelsen, men du kan faktisk forlate rapportvinduene åpne. Dette betyr at et rapportvindu kan vise et resultatregnskap, for eksempel fra en uke siden. Hvis du har angitt flere transaksjoner i løpet av uken, kan rapportdataene ikke lenger være korrekte.

  Når du klikker Oppdater knappen, vet QuickBooks at den skal oppdatere rapporten med de nyeste endringene.

  QuickBooks ber deg vanligvis om å oppdatere en rapport for endringer i QuickBooks datafil. Hvis du ikke følger QuickBooks forslag om å oppdatere, kan du senere klikke Oppdater for å oppdatere.