Slik bruker du QuickBooks Online Client Collaborator Tool - dummies

QuickBooks Online og QuickBooks Online Accountant inneholder et verktøy kalt Client Collaborator som du kan bruke til å kommunisere med kunden om eksisterende transaksjoner. Client Collaborator er et toveis verktøy; Du eller din klient kan sende en melding, og meldingsmottakeren kan svare. Tenk på Client Collaborator som en måte å sende en tekstmelding på med QBOA eller QBO.

Du kan kommunisere om bestemte typer transaksjoner, men ikke andre. Generelt kan du kommunisere om å sende transaksjoner som fakturaer, regninger, betalinger til kunder, sjekker til leverandører og kredittkorttransaksjoner. Men du vil ikke finne Konversasjonsknappen omtalt i denne delen i Windows for kontanter og ikke-posteringstransaksjoner som salgskvitteringer, kostnadstransaksjoner, fakturerbare utgifter, forsinkede kostnader, kredittmemoer og lønnsslipp og lønnsrelaterte vinduer.

Selv om du eller din klient kan starte meldinger, starter du fra QBOA-grensesnittet og sender en melding til en klient. Følg disse trinnene:

1. Åpne kundeselskapet.

2. Åpne transaksjonen du spørsmålet.

3. I øverste høyre hjørne av transaksjonsvinduet klikker du på Samtale-knappen.

   

   Lag en melding til en klient.

   QBOA viser bunnen av meldingen, som inneholder en aktivitetsseksjon.

   Aktiviteter-delen vises ikke mens du oppretter en ny transaksjon; det vises bare på tidligere opprettede transaksjoner.

4. I delen Aktiviteter, klikk på rullegardinlisten for å velge en meldingsmottaker.

5. Skriv inn meldingen.

6. Klikk på Post.

   QBOA sender en e-postmelding til mottakeren, og den meldte meldingen vises nederst i Aktiviteter-delen, sammen med dato og klokkeslett meldingen ble lagt ut.

   

   Postede meldinger vises under Aktiviteter-delen.

Når meldingsmottakeren åpner e-postmeldingen, vises en melding som den viste, og forklarer at en melding om en bestemt transaksjon har blitt postet i mottakers QBO-selskap.

En e-postmelding generert av Client Collaborator-verktøyet.

For å vise meldingen og svare, kan mottakeren klikke på lenken i meldingen; lenken viser i utgangspunktet QBO-påloggingssiden slik at klienten kan logge inn på firmaet. Hvis klienten initierer samtalen, vises QBOA-påloggingssiden.

Når klienten logger inn, vises samtaleknappen øverst til høyre på QBO-selskapets hjemmeside, ved siden av Gear-ikonet.Knappen Samtale inneholder nummer 1, som indikerer at klienten har en melding, og klienten kan klikke på Samtale-knappen for å vise meldingen.

Når meldinger finnes, viser samtaleknappen antall ventende meldinger.

Hvis klienten klikker deretter meldingen, åpnes transaksjonen som meldingen kommer fra. Klienten kan deretter bla til bunnen av meldingen, og i aktivitetsområdet svarer på meldingen ved å velge en mottaker, skrive en melding og legge inn den. Klienten Samarbeidspartner fortsetter prosessen, sender et e-postvarsel av en melding til mottakeren, som klikker lenken i meldingen for å åpne selskapet og lese og svare. Meldingssamtalen fortsetter å vises nederst i transaksjonen.