Slik bruker du QuickBooks 2010 til å regne en kunde for tiden - dummies

QuickBooks 2010 leverer to metoder for å spore tiden du planlegger å fakturere på en faktura som en vare. For å spore din fakturerbare tid, kan du bruke det ukentlige tidsskriftet, eller du kan tid eller registrere individuelle aktiviteter. Hverken tidsporingsmetode er vanskelig.

Bruk et ukentlig tidsskrift for Quicken fakturering

For å bruke ukentlige timesheet-metoden, følg disse trinnene:

1. Velg kunder → Skriv inn tid → Bruk Weekly timesheet.

   

   QuickBooks viser vinduet Ukentlig timesheet.

2. Skriv inn arbeidstaker, leverandør eller annen person som utfører tjenesten i tekstboksen Navn.

   Du bør kunne velge denne personens navn fra rullegardinlisten Navn. Hvis du ikke finner den i denne listen, skriver du inn personens navn i boksen, og deretter, når du blir bedt om det, fortell QuickBooks hvilken liste (ansatt, leverandør eller andre navn) skal legges til.

3. Når du har lagt til navnet på personen som utfører arbeidet, bruker du kolonnene i vinduet Ukentlig timesheet for å beskrive hva du fakturerer for.

   Skriv inn kunde eller jobb for hvem arbeidet har blitt utført, servicekoden, en kort beskrivelse eller et notat, lønnsposten (hvis du bruker QuickBooks for lønn), er klassen (hvis du sporer klasser), og deretter tidene som tilbys per dag.

Du kan legge inn så mange linjer på vinduet Ukentlig timesheet som du vil. Hver linje vises separat på en faktura. Notatinformasjonen vises i faktureringsområdet. Av denne grunn vil du bruke passende og beskrivende notater.

QuickBook-fakturerbare enkeltaktiviteter

Følg disse trinnene hvis du vil registrere tjenestevirksomhetene som følger:

1. Velg Kunder → Skriv inn tid → Tid / Skriv inn en enkelt aktivitet.

   

   QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity.

2. Verifiser at avkryssningsfeltet Betalbar i øverste høyre hjørne av vinduet er valgt.

   Ved å velge Billable-boksen forteller du QuickBooks at den skal beholde denne posten for en fakturerbar aktivitet for senere innlemmelse på en faktura.

3. Legg inn aktivitetsdatoen i tekstboksen Dato.

4. Bruk tekstboksen Navn til å identifisere personen som utfører tjenesten.

5. I kunden: Job-tekstboksen, identifiser kunden eller jobben som tjenesten utføres for.

6. Velg riktig tjenestepunkt fra rullegardinlisten Tjenesteelement og riktig lønnspost fra rullegardinlisten Lønnspost.

7. (Valgfritt) Hvis du sporer klasser, kan du forutsigbart også bruke rullegardinlisten Klasse til å klassifisere aktiviteten.

8. Skriv inn en kort, passende beskrivelse av tjenesten i Notes-tekstboksen.

   Denne beskrivelsen vises på fakturaen, så vær nøye med hva du skriver.

9. Ta opp tid brukt på tjenesten.

   Du kan enten registrere tid manuelt ved å bruke tekstboksen Varighet for å skrive inn tiden. Eller du kan få QuickBooks til å registrere den tiden du brukte på aktiviteten ved å klikke på Start-knappen i delen Varighet når du starter aktiviteten og klikker Stopp-knappen når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sette pause på timeren (mens du for eksempel tar en samtale), klikker du på pause-knappen.

10. Når du beskriver aktiviteten du utfører i vinduet Time / Enter Single Activity, klikker du Lagre og Ny eller Lagre og Lukk for å lagre aktivitetsinformasjonen.

Inkludert fakturerbar tid på en faktura via QuickBooks

For å legge til fakturerbar tid og kostnad på en faktura, opprett en standardfaktura. Etter at du har identifisert kunden for hvem du har angitt tid eller kostnader, viser QuickBooks en meldingsboks som spør om du vil regne for noe av tiden eller kostnadene. Hvis du klikker Ja, viser QuickBooks dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader.

Tidsfanen i dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader viser hver av tider du har registrert for en kunde:

• For å legge til bestemte tider på fakturaen: Klikk på Bruk kolonne for hver gang.

• For å velge alle tider: Klikk på Velg alt-knappen.

Når du har valgt ditt valg, klikker du OK. QuickBooks legger deretter til hver av disse fakturerbare tider som linjer til fakturaen. Denne figuren viser hvordan fakturerbar tidinformasjon vises i vinduet Opprett fakturaer.