Bli kjent med Word 2007 Mail Merge Feature - dummies

Mail M erge er en funksjon i Word 2007 som lar deg ta et enkelt dokument, som et brev, rør inn en liste over navn og data, og kombiner (fusjon ) alt til et siste sett med dokumenter, som hver er tilpasset og nesten personlig. Du kan også sende inn e-postmeldinger, konvolutter, etiketter og informasjonslister.

Det er åpenbart at Mail Merge er en nyttig ting, men før du nedsetter deg selv i prosessen, kan det hende du finner det nyttig å bli kjent med følgende vilkår:

• Hoveddokument: Dette er skjemabrevet, dokumentet som inneholder de forskjellige fyll-i-blanks stedene. Men det starter som alle andre dokumenter i Word, komplett med formatering, sidetal eller noe annet du vil legge til.

• Adresseliste: Informasjonen du bruker til å lage skreddersydde brev, holdes i en type databasefil - i utgangspunktet en liste over navn og andre data. Det er disse navnene og slikt som er fusjonert med hoveddokumentet for å danne individuelle tilpassede brev. Hvis du planlegger å lage en mailfusjon som en del av din vanlige rutine, vil du bygge en adresseliste som du kan bruke om og om igjen.

• Felt: Dette er de fylle-i-blanks-elementene i hoveddokumentet. Hvert felt representerer et element fra adresselisten, en data tidbit. Feltets innhold flyter fra adresselisten og inn i hoveddokumentet, der feltets data vises (etter sammenslåing). Felt er det som gjør det mulig å legge sammen fusjonen.

Å få disse tre tingene til å fungere sammen er essensen av Mail Merge. I Word 2007 er verktøyene for å få det til å finne på Mailings-fanen.