Opprette en indeks av et Word 2007-dokument - dummies

Hvis du vil opprette en indeks for Word 2007-dokumentet, Første oppgave er å markere ordene eller setningene du vil inkludere i indeksen. Den vanligste måten å gjøre det på er å sette inn en indeksmarkør i dokumentet ved hver forekomst av hvert element du vil se i indeksen.

Marker indeksoppføringer

For å merke indeksoppføringer manuelt, følg disse trinnene så lenge du kan holde deg våken:

en. Åpne dokumentet du vil indeksere.

2. Velg ønsket ord eller setning i indeksen ved å bruke musen eller tastaturet.

3. Trykk tastaturgenveien Alt + Shift + X.

Alt + Shift + X er et av Words mer minneverdige hurtigtaster, for å være sikker. Den åpner dialogboksen Mark Index Entry.

4. Dobbeltklikk innholdet i hovedoppføringsfeltet. Hvis det er riktig, klikker du på Mark-knappen. Hvis ikke, rett det, og klikk deretter Marker.

Teksten trenger ikke å vises i indeksen nøyaktig slik den vises i dokumentet. Du kan fremheve en forkortelse for å inkludere i indeksen, for eksempel, men deretter redigere hovedoppføringsfeltet slik at hele stavemåten i stedet for forkortelsen vises i indeksen.

5. For å indeksere en oppføring under et annet ord, skriv inn alternativet i hovedoppføringsfeltet og klikk på Mark-knappen igjen.

For eksempel kan du opprette en oppføring for "mutt, mangy" i tillegg til "mangy mutt. “

6. Merk eventuelle tilleggsindeksoppføringer ved å markere dem i dokumentet og klikke på Mark-knappen.

Dialogboksen Mark Index Entry fungerer noe som dialogboksen Stavekontroll, slik at den forblir på skjermen, slik at du effektivt kan markere flere indeksoppføringer. Så, mens dialogboksen Mark Index Entry fortsatt er synlig, kan du velge teksten for en annen indeksoppføring og deretter klikke Marker for å markere den. Du kan fortsette å indeksere så lenge du har energien.

7. Når du har markert alle indeksoppføringene du vil ha, klikker du på Lukk-knappen.

Indeksoppføringene er merket med spesialkoder formatert som skjult tekst, slik at du ikke normalt ser dem og de ikke skriver ut. De er der, men venter på å bli talt når du lager indeksen.

Her er noen rettidige tips for å forberede indeksoppføringene dine:

• Den mest effektive måten å opprette en indeks på er å skrive og redigere dokumentet ditt. Å lage indeksoppføringer når du skriver dokumentet, reduserer deg og fjerner deg fra hovedoppgaven din: skriving.
• Hvis du kommer over et ord eller en setning mens markeringsindeksoppføringer som du vet oppstår andre steder i dokumentet, klikker du på Marker alt-knappen i dialogboksen Mark Indeksoppføring.Ved å klikke på Marker alt-knappen, oppretter du en indeksoppføring, ikke bare for den valgte teksten, men også for en hvilken som helst annen forekomst av den valgte teksten i dokumentet.
• Hver gang du markerer en indeksoppføring, aktiverer Word alternativet Vis alle formateringsmerker, som ikke bare viser skjult tekst som brukes til å merke indeksoppføringer, men også andre tegn som vanligvis er skjult for visning, for eksempel feltkoder, valgfrie bindestreker, og så videre. Denne oppførselen er normal, så vær ikke overrasket når det skjer.
• Indeksoppføringene ser slik ut: {XE "mangy mutt"}, formatert som skjult tekst. Du kan redigere indeksoppføringsteksten (delen mellom anførselstegn) hvis du vil endre en indeksoppføring etter at du har opprettet den.

Opprette indeksen

Etter at du har markert indeksoppføringene, er prosessen med å generere indeksen relativt enkel:

1. Flytt innsatspunktet til stedet der du vil at indeksen skal vises.

Indeksen begynner vanligvis på en ny side nær slutten av dokumentet.

2. Åpne Referanser-fanen på båndet, og klikk deretter på Sett inn indeks-knappen som finnes i indeksgruppen.

Dialogboksen Indeks vises.

3. Velg indeksstilen du vil ha fra rullegardinlisten Formater.

4. Spill med de andre kontrollene i indeksfanen for å finjustere indeksen.

• Type: Lar deg plassere indeksunderdeler på separate innrykkede linjer (Indrykket) eller løp sammen (innkjøp).

• Kolonner: Angir antall kolonner du vil ha i indeksen. To er normen.

• Språk: Hvis du har flere språkalternativer installert i Word, kan du velge språket som skal brukes her.

• Høyre Juster Sidenumre: Merk denne avkrysningsboksen hvis du vil at sidetallene er plassert i høyre kant av indeksen.

• Tabulator: Endrer eller fjerner den stiplede linjen som kobler hver indeksoppføring til sidens nummer. Du kan bare fjerne den stiplede linjen når du velger alternativet Høyre justering av sidenumre.

• Formater: Lar deg velge ett av flere forhåndsinnstilte formater for indeksen. Du kan også spesifisere fra mal for å bruke stiler i dokumentets mal for å bestemme formateringen for indeksen.

5. Klikk på OK.

Indeksen er satt inn i dokumentet.