10 Avuncular Forslag til Word 2016 - dummies

Du vil nok tilbringe mye tid med Word 2016. Så hvorfor ikke bruke alle triksene i handelen? Her er ti elementer av vennlig, nyttig ordbehandlingsråd.

Hold skriverpapir, toner og forsyninger hendig.

Det elektroniske kontoret er en myte. Sammen med tekstbehandleren trenger du noen kontorsrekvisita i verden. Hold dem på lager. Hold dem hendige.

Når du kjøper papir, kjøp en boks. Når du kjøper en tonerkassett eller skriverbånd, kjøp et sekund. Hold et godt lager av penner, papir, stifter, papirclips og alle andre kontorrekvisita.

Få noen referanser

Word kommer med masse hjelp, gitt den innebygde stavekontrollen og synonymordboken. Kommandoen Smart Lookup (på Review-fanen) hjelper også med referanser. Fortsatt, ingenting slår en sann ordbok - selv om det er elektronisk.

For alle forfattere som lider gjennom det engelske språket, vil du kanskje vurdere å få en kopi av Strunk and White's The Elements of Style e (Longman). Boken er verdt kostnaden rett og slett for sin referanse på hvor du skal plassere apostrofer og kommaer.

Blant noen gode referanser er bøker som inneholder vanlige sitater, slangtermer og eufemismer, vanlige utenlandske ord og fraser og lignende titler. Disse virkelige bøkene slår buksene av en hvilken som helst digital referanse.

Hold filene dine organisert

Bruk velkjente, organiserte mapper til å lagre Word-dokumentfilene dine. Hold relaterte dokumenter sammen i samme mappe. Riktig navn dokument filer slik at du vet hva som er i dem.

Legg til søppel senere

Skriv først, format deretter, og rediger deretter. Fortsett å skrive og redigere. Lagre dine ting. Først når du virkelig er ferdig med å skrive, bør du gå tilbake for å sette inn et bilde eller en grafisk doodad. Å gjøre disse oppgavene holder deg sist fokusert på skriving, som er hoveddelen av dokumentet ditt. Word fungerer også bedre når et dokument ikke har mye grafikk eller fancy søppel i det. Skriv først, legg til søppel senere.

Sikkerhetskopiere arbeidet ditt

Du bør ha to kopier av alt du skriver, spesielt de ting du verdsetter og skatter. Hold den originale kopien på datamaskinens hovedlagringsenhet. En annen kopi, eller backup, skal også gjøres, en som ikke lever på samme sted som originalen.

Cloud storage er sin egen form for sikkerhetskopiering. Det er fordi originalen forblir på datamaskinens lokale lagringssystem, og sky-kopien er tilgjengelig på Internett, fra en hvilken som helst enhet som har Internett-tilgang.

Alle PC-sikkerhetskopieringsprogrammer inneholder en ekstra kopi av filene dine på eksterne lagringsenheter.Hvis du ikke har et backupprogram, få en! Windows leveres med et reserveprogram, eller du kan bruke filhistorikkfunksjonen. Enten er en flott måte å beholde flere kopier av dokumentene dine - bare i tilfelle.

Forstå faner

For å best bruke faner i Word må du akseptere at de består av to elementer. Først er kategorien karakter. Du trykker på Tab-tasten for å sette inn en tabulator. For det andre er tabuleringsstoppet, som angir størrelsen på tabulatortasten og oppførselen til tekst etter at du har trykket på Tab-tasten.

Når du føler deg den minste trang til å trykke mellomromstasten mer enn en gang, må du revurdere hva du gjør, og bruk en fane og et tabstopp i stedet.

Bruk disse hurtigtastene

Tastaturet er raskere enn musen. For vanlige aktiviteter, for eksempel Lagre, bruk snarvei snarvei, Ctrl + S i dette tilfellet. Omtrent hver ordkommando sport en tastaturgenvei. For de som ikke gjør det, kan du bruke akseleratornøkler på båndet.

Ja, det er en smerte å huske tastaturgenveier. Nøkkelen til suksess er å bruke snarveiene. Bruk dem ofte nok, og du vil huske dem.

Prøv nye ting

I Word, som i livet, danner folk vaner og gjentar seg. I stedet for å falle inn i denne fellen, bør du vurdere å prøve nye tiltak fra tid til annen.

For eksempel, bør du vurdere å bruke tabeller i stedet for faner for å organisere dine ting. Hvis du er en gammel Word-bruker fra dager til dags, kan du sjekke ut noen raske stiler eller rote rundt med temaer. Prøv å utforske så mye av Word som mulig. Du kan mestre et nytt triks eller oppdage en raskere måte å få noe gjort.

La Word gjøre arbeidet

Word gjør fantastiske ting. Faktisk, når som helst du føler at du gjør for mye arbeid i Word, er det muligens en lettere og raskere måte å få den samme jobben gjort.

Eksempler på dette forslaget inkluderer sidetalering og innstilling av en sideskift. Word legger lykkelig til sidenumre for deg, holder deg oppdatert automatisk. En sideskift krever alltid tekst for å starte øverst på siden, uansett hvor mye du endrer tekst før det punktet.

Overreager ikke på problemer

Datamaskinen kan være et frustrerende verktøy, spesielt når det krasjer eller tilfeldig misbruker. Det er lett å få panikk når noe går galt.

Når Word skruer opp, slapp av. Dokumentgjenopprettingsfunksjonen hjelper deg med å gjenopprette alt du har skrevet etter lagring. (Selv om du ofte sparer.) Hvis du sikkerhetskopierer filene dine, kan du få de som er gjenopprettet også.

For himmelens skyld: Ikke installer Word på nytt for å løse et problem! Mange Word-følsomheter kan justeres ved å endre innstillinger eller kjøre Office Repair-verktøyet. Selv når disse anstrengelsene feiler, er eksperter tilgjengelige for å hjelpe deg med å finne ut hva når feil. Du kan ikke få hjelp så fort du vil, men det blir snart løst.

Ikke ta alt så alvorlig!