Ti spørsmål du bør vurdere når du velger Brukerverktøy - dummies

Få ting er mer frustrerende enn å bygge et datalager, og deretter få det gjort ubrukelig av mindre enn tilfredsstillende brukerverktøy. Denne listen inneholder noen spørsmål du bør vurdere når du vurderer verktøy som du kanskje vil kjøpe.

Vil jeg ha et smorgasbord eller en sit-down restaurant?

Vet du ikke forventet et spørsmål som dette å dukke opp, var du? Denne analogien hjelper ofte med å ramme diskusjonen om hva du ser på i et verktøy. Når forretningsmessig intelligens først ble opprettet, var det en bred visjon at brukerne kunne tjene seg selv.

Brukeren ville gå til ett miljø, isolert av alle underlagene til dataene, og bare stille et spørsmål og få svar, spør det neste spørsmålet og så videre. Men IT har ofte begrenset verktøyet slik at sluttbrukeren ikke kan få tilgang til det, slik at de ikke kan selvbetjene - som i en sit-down restaurant.

Kan en bruker stoppe et spørreundersøk eller en rapport?

Nesten alle verktøybrukere sender inn en forespørsel (eller utfører en annen type operasjon, for eksempel kjøring av en rapport) som fortsetter å gå og gå og gå …

Et brukerverktøy må gi brukerne en måte å stoppe denne typen forespørsel eller rapportere grasiøst på, uten å gjøre noe av følgende:

Lås opp brukerens stasjonære PC og tvinger ham eller henne til å snu slå av eller start på nytt
Forstyrre andre brukeres arbeid (ved å kreve at du stopper databaseserveren og starte den på nytt, for eksempel)
Ellers forstyrrer virksomheten som vanlig

Hvordan er ytelsen forskjellig med varierende datamengder?

Du har kanskje bestemt under prosjektets omfang at datalageret ditt vil starte med 500 gigabyte data, for eksempel, og vokse til 1 terabyte i løpet av de neste to årene. Det lønner seg imidlertid å vite hvordan hvert verktøy vil utføre med ikke bare de første 500 gigabytene og det endelige målet, men også med 2 eller til og med 3 terabyte, bare i tilfelle.

I tilfelle hva? Her er bare noen få muligheter:

Nye datakilder som ingen kunne forutse under prosjektets omfang.
En beslutning om å legge til et økt detaljnivå i dataene.
En beslutning om ikke å slette gamle data, men heller å beholde den i datalageret.
Det oppstår en uforutsette fusjon, og du må innlemme de nye enhetene i din datalager.

Kan brukere få tilgang til forskjellige databaser?

Jeg snakker om forskjellige databaser med informasjon fra det samme verktøyet, ikke nødvendigvis forskjellige DBMS-produkter.For eksempel kan en bruker få tilgang til den vanlige data-marten som er lagret på en lokal Windows NT-server for de fleste spørringer og rapporter, og ved hjelp av det samme verktøyet få tilgang til denne informasjonen:

En annen avdelingens data mart, for sporadiske spørringer > Organisasjonens hoveddatamagasin
En ekstern dataleverandør over Internett
Brukere skal ikke bytte verktøy for å utføre lignende funksjoner (grunnleggende spørring og rapportering, for eksempel OLAP) mot forskjellige datakilder.

Kan datadefinisjoner enkelt endres?

Selv om prosessen med å få det første settet med datadefinisjoner oppe, er det ganske enkelt i de fleste brukerverktøy, må du spørre deg selv om disse spørsmålene når du må gjøre endringer:

Hvor lett kan du oppdatere hele Brukergruppens datadefinisjoner, og hvor lang tid tar det? (Har du 100 brukere? 1 000? 5 000?)

Hvordan endrer du spørringer og rapporter som bruker data som ikke lenger eksisterer eller data med en endret struktur (for eksempel datatype og størrelse)?
Hva skjer med skript og programmer som er en del av verktøyet?
Hvordan implementerer verktøyet?

Krever verktøyet desktop-distribusjon, eller kan du distribuere det i organisasjonens standard nettleserkonfigurasjon? Hvis du ser på et verktøy som ikke er tilgjengelig for distribusjon i en nettleser, vil du kanskje revurdere kriteriene dine. Server-distribusjon reduserer mange kostnader som eksisterer når du må distribuere verktøy på PCen.

De fleste business intelligence-suiter har imidlertid ikke avansert i ett område - deres modellerings- og administrasjonsverktøy. Det er fortsatt en tung luting mot skrivebordsverktøy i dette området.

Med tanke på at de fleste organisasjoner har interne standarder for sine klient-PCer, må prosessen med å finne ut hvor godt et verktøy passer inn i standardkonfigurasjonen din, være grei. Hvis du antar at produktet kjører på skrivebordet ditt operativsystem (alltid en showstopper hvis den ikke gjør det), bør du vurdere disse problemene:

Hvor godt er tilkoblings- og interoperabilitetsprogramvaren du trenger, for eksempel drivere for databasekobling og lagringstilkobling.

Enten du burde laste inn programvaren i en hvilken som helst spesiell rekkefølge. Ja, leverandørene leverer fortsatt programvare som konflikter hvis du ikke laster den i riktig rekkefølge.
Når du har valg om hvor enkelte komponenter i et verktøy kan ligge (for eksempel på hver klient eller plassert en gang på hver server), bestem den anbefalte konfigurasjonen og om det er noen problemer i ditt miljø.
Hvordan endres ytelsen hvis du har et stort antall brukere?

Du må vite hvordan ytelsen endres når antall brukere øker. Du bør se liten eller ingen ytelse effekt hvis et verktøys miljø er utformet riktig og effektivt - sørg for at verktøyet du vurderer faller i denne kategorien.

Hvilken elektronisk hjelp og assistanse er tilgjengelig, og hvor bra er det?

Ethvert verktøy som er verdt sitt salt, bør omfatte ganske omfattende online hjelp.Funksjoner å se etter inkluderer veivisere, opplæringsprogrammer, kontekstavhengig hjelp og maler for spørringer og rapporter.

Gir verktøystøtten grensesnitt til andre produkter?

Selv om noen OLAP-produkter har direkte grensesnitt fra databasen til et regneark (vanligvis Microsoft Excel), selv om du bruker et produkts rapporterings- og spørringsfunksjoner, bør brukerne alltid kunne hente data tilbake fra verktøyet for forretningsunderretning og pope det inn i Excel for mer analyse, manipulering eller hva de vil gjøre.

Du bør generelt kunne inkludere rapporter i tekstbehandlingsdokumenter (for eksempel en Microsoft Word-fil), grafikk og presentasjonsprogrammer (for eksempel Microsoft PowerPoint), en personlig database (som Microsoft Access) og (av kurs) et regneark (for eksempel Excel).

Hva skjer når du trekker støpselet?

Fortsett - prøv det. I midten av en spørring eller rapport, slå av PCen din og se hva som skjer.

Du vil ikke bare sikre at brukerne kan starte en stasjonær PC på nytt uten å ha problemer med gjenværende konfigurasjon (for eksempel midlertidige filer og arbeidsfeil som forhindrer at brukeren gjør ekstra arbeid før feilene er løst), men også at avbrudd påvirker ikke varehusets database (og eventuelle mellomliggende servere).

Eller enda bedre, finn ut om produktet er smart nok til å ønske brukeren velkommen tilbake gjennom nettleseren sin, og koble denne brukeren til dennes forespørsel.