Slik aktiverer du samtidig tilgang til flere brukere i QuickBooks 2017 - dummies

Noen ganger trenger du bare en enkelt datamaskin og en enkelt kopi av QuickBooks, selv om du har flere ansatte ved hjelp av QuickBooks. Hvis en liten bedrift kun har en administrativ assistent og eieren får tilgang til en QuickBooks-datafil, kan det for eksempel være en kopi av QuickBooks som kjører på en enkelt datamaskin, alt som kreves. QuickBooks tillater samtidig bruk av QuickBooks-datafilen av flere brukere, men. Forutsigbart må du først sette opp flere brukere.

Når du har konfigurert flere brukere, kan du installere QuickBooks-programmet på andre personlige datamaskiner og da - forutsatt at alle disse personlige datamaskinene kobler seg til et Windows-nettverk - bruk de andre kopier av QuickBooks til få tilgang til QuickBooks-datafilen som er lagret på den første eller hoveddatamaskinen.

For å bruke QuickBooks i et miljø som brukes samtidig av flere brukere, må du også fortelle QuickBooks at samtidig bruk er ok. For å gjøre dette, velg Fil → Bytt til Multi-User Mode-kommandoen. (Hvis du vil slå av Multi-User Mode senere, velger du Arkiv → Bytt til Single User Mode igjen.)

QuickBooks støtter samtidig bruk av flere brukere gjennom en teknologi som heter record locking, som låser alle postene du jobber med, men ikke hele QuickBooks-datafilen. Hvis du vil jobbe med Company A, og noen annen bruker ønsker å jobbe med Company B, er det greit. QuickBooks tillater det. Det du og den andre brukeren ikke kan gjøre, er imidlertid å jobbe på samme firma (A eller B) samtidig. Dette vil bety at du jobber med samme kundeoppføring.

Du kan ikke installere samme kopi av QuickBooks på flere maskiner og har lovlig et QuickBooks-system med flere brukere. Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver maskin som QuickBooks er installert på. Vær imidlertid oppmerksom på at Intuit selger noen versjoner av QuickBooks med flere brukere, der du faktisk kjøper fem lisenser i en boks med QuickBooks. (Enterprise-versjonen av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 30 samtidige brukere, og de andre versjonene av QuickBooks støtter flerebrukernettverk med opptil 5 samtidige brukere.)

Du vil kanskje ha flere QuickBooks-brukere hvis salg Representanter i firmaet forbereder fakturaer eller utarbeider bud for kunder. I dette tilfellet vil du kanskje ha hver selger satt opp på QuickBooks. Vær imidlertid oppmerksom på at disse selgerne bare skal kunne opprette en faktura eller kanskje lage og skrive ut et fakturaestimat.Husk at du vil være veldig forsiktig med å gi uerfarne regnskapsmessige brukere full tilgang til regnskapssystemet.