Hvordan du bygger business cases - dummies

Som data minearbejder vil du ha data mining verktøy, tid til å vie til et verdifullt data-mining prosjekt, eller kanskje bare muligheten til å gjøre noe nytt og forskjellig fra den vanlige rutinen.

I din forretningssak, legger du deg ikke ut for å få alle til å ønske datautvinning. Du legger ut for å overbevise en bestemt gruppe mennesker at deres smerte er for mye til å leve med, at planen din kan gjøre at smerten går bort, og at du kan stole på det. Du må overbevise dem om at forslaget ditt er mer verdifullt enn pengene de må bruke.

Elementer i forretningssaken

Elementene i en data-mining business case er … elementene i en forretningssak. Ingenting er unikt om en data-mining business case annet enn det faktum at løsningen det foreslår vil ringe for data mining.

Hvis ledelsen ikke er kjent med data mining, vær forberedt på å gi tilstrekkelige detaljer for å gjøre et overbevisende tilfelle om at forslaget ditt vil fungere. Men du burde gjøre det uansett!

Fordi en forretningssak er et bevisbasert dokument, må du samle inn noen bevis.

Før du setter deg ned for å skrive din forretningssak, samle materialer som du trenger for referanse. Du må forklare problemet og hvordan det påvirker organisasjonen. Se etter rapporter, klageregister og annen dokumentasjon som beskriver naturen og omfanget av problemet.

Du har kanskje allerede utforsket noen alternativer for å løse problemet. Har du gjennomført intervjuer, fått litteratur fra leverandører, eller finner bransjerapporter som du vil bruke til å gjøre din anbefaling? Få alt dette materialet sammen der du kan finne det enkelt å bruke som referanse. Ikke bekymre deg for hva som mangler ennå. Du kan alltid få ytterligere informasjon mens du jobber gjennom prosessen.

Tabellen viser deg elementene i en forretningssak, ordnet i den rekkefølgen de skal vises. Dette er informasjonen du bør samle og de spørsmålene du burde stille når du utfører din forskning.

Elementene til et forretningssak

Emne	Spørsmål å spørre
Bakgrunn	Hvilken organisasjon er involvert? Hva er virksomheten sin?
Problemstilling	Hva går galt? Når startet det? Hvem påvirker det ? Er årsaken kjent? Er dette en vanlig eller uvanlig type problem? Har vi eller andre løst slike problemer før?
Handlingsalternativer	Hvilke løsninger har blitt foreslått for å løse problemet?Hvilke er fordelene og ulempene ved hvert alternativ?
Foretrukket handling	Hvilket alternativ dømmer du for å være best? Gjør saken din for det over alle andre.
Tilkobling av foretrukket handling med strategiske mål	Noen organisasjoner legger vekt på slike mål, og noen gjør det ikke. Hvis din gjør, må du forklare at forslaget ditt stemmer overens med minst ett av disse målene, og hvordan.
Forventede fordeler	Hvilken verdi vil den foreslåtte løsningen gi? Dette bør være uttrykt i dollar, selv om fordelen ikke er kontanter. Hvis du for eksempel regner med å spare arbeid, får du et estimat på arbeidskostnadene per time og multipliser med forventede timer lagret for å oversette -fordelen til en dollarfigur. Mekanisme
Hvordan vil den foreslåtte tiltak forårsake de forventede fordelene?	Metrics
Hvordan skal fordelene bli målt? (Med andre ord, hvordan kan	ledelsen sjekke resultatene senere?) Kostnader
Hva vil den foreslåtte handlingen koste? Gi et	detaljert budsjett med kontanter og noncash kostnader, og en tidslinje. Kostnader for å ikke gjøre noe
Hvor mye koster problemet hvis vi ikke foretar handling på	alle?

Hva om du mangler et viktig stykke informasjon? Ikke legg det ut! Gå finn ut hva du trenger å vite. Hvis du ikke finner nøyaktig hva du vil, få den beste erstatningen du kan klare.

Setter det skriftlig

Samle informasjon er den mest tidkrevende delen av etableringen av en forretningssak. Etter at du har samlet støtteinformasjonen og tatt tid til å tenke over hvert element i forretningssaken din, bør du skrive det raskt og enkelt ved sammenligning. Du kan skrive samme informasjon, organisert i samme rekkefølge, som du nettopp har vurdert. Du trenger ikke å være fancy. Du skriver en forretningssak, ikke poesi.

Du har også frihet til å endre strukturen i forretningssaken når du skriver den. Hvis du føler at saken vil bli uttrykt tydeligere med noen endringer i organisasjonen, er det greit.

Du kan for eksempel sette kostnadene ved problemet tidlig i rapporten, med problemstillingen. Eller du vil kanskje angi kostnader og fordeler umiddelbart etter hvert alternativ alternativ som du beskriver. Så lenge alle elementene er inkludert og forretningssaken din er lett å lese og forstå, gjør du det bra.

Enhver sak som er mer enn et par sider lang, må ha et sammendrag. Det er en side (ikke lenger) oppsummering av hovedpoengene, spesielt konklusjonen (din anbefaling og fordelene). Sammendraget bør være den aller første siden av forretningssaken din. Ikke glem det, fordi dette kan være den eneste delen som en travel leder leser.

Grunnleggende om fordeler

I et forretningsmessig tilfelle kommer det hele til penger. Selv om fordelen din forretningssak tilbyr, er ikke åpenbart penger relatert - det vil si hvis forretningssaken din bare sparer tid, forbedrer arbeidsforholdene, eller gir bedre informasjon - vær sikker på at du har formulert den fordelen når det gjelder penger.

Du må være vant til å definere en kontantverdi for fordelene som forretningssaken din har, og i alle diskusjoner med beslutningstakere.

Når du ser på det på den måten, finner du bare to typer fordeler:

Økt inntekt

• Reduserte kostnader

• En viktig del av å forberede forretningssaken er da å identifisere og kvantifisere alle måter at din foreslåtte løsning vil gjøre en av disse to ting.

Det er en liten kjent skitten sannhet at en forretningssak som balanserer prosjektkostnadene med kostnadsbesparelser, er overbevisende langt, enn en som lover inntektsøkninger.

Dette skyldes for det meste at estimater av inntektsøkninger krever mer gjetning, og ofte går flere ting underveis. Mange ledere har lært av erfaring at det tar mer samarbeid fra andre for å oppnå inntektsøkninger, og du kan ikke få det samarbeidet du forventer.

Det er ikke å si at inntektsøkninger ikke er ønskelige. Faktisk eksisterer en større potensiell verdi ofte i en inntektsøkning. Du kan bare spare så mye som du bruker, men det er en begrensende faktor. Inntekt, derimot, har ingen grense.

Likevel, prioritere å identifisere kostnadsbesparelsespotensial og bygge forretningssaken på det, selv om ditt personlige mål er å øke inntektene. (Hvis du lykkes, vil ingen slå ned bonusinntektene!)