Hvordan QuickBooks Desktop Lister Konverter til QuickBooks Online - dummies

Når du jobber med noen av QuickBooks-firmalister på skrivebordet, konverterer noen felt til QuickBooks Online (QBO), men andre gjør det ikke. Denne delen er organisert av desktop QuickBooks-listen. Også inkludert er noe informasjon om hvordan lagerbeholdningen fungerer i QBO.

Kunde- og jobbliste

Når det gjelder konvertering, faller feltene i kunden: Jobbliste på skrivebordet QuickBooks-produktet i tre kategorier:

• Felt som konverterer inkluderer kunden, firmanavnet, herr / fru. /?, Fornavn, Midlertidig, Etternavn, Telefon, Faks, Alternativ Telefon, E-post, Videresalg Nei, Vilkår, og Er Skattbar.

• Felt som konverterer med unntak inkluderer Bill to Address (unntatt notat), send til adresse (unntatt notat), foretrukket betalingsmetode (unntatt fra QuickBooks 2003 eller senere), kredittkortinformasjon (unntatt fra QuickBooks 2003 eller senere), og Merk (opptil 4000 tegn).

• Felt som ikke konverterer, inkluderer Kontakt, Alt. Kontakt, Kunde Type, Rep, Prisnivå, Skatteelement, Tilpassede Felt, Konto og Kredittgrense. Vær også oppmerksom på at inaktive statuskunder konverterer som aktive.

Etter konvertering kan du redigere kunder for å gjøre dem inaktive.

I tillegg konverterer disse Pro Kun-feltene ikke: Jobbstatus, Startdato, Projisert slutt, Sluttdato, Jobbbeskrivelse og Jobbtype.

Elementliste

I transaksjoner vises subtotale elementer på separate linjer med tekst i Memo-feltet som indikerer at de er en subtotal.

Gruppeposter konverterer ikke; I stedet vises hvert element i gruppen på en detaljlinje, og linjer med nullbeløp vises i starten og slutten av gruppen for å identifisere elementene som var en del av gruppen. Øverste linje viser gruppenavnet, og bunnlinjen viser gruppebeskrivelsen.

Varekataloggruppeposter konverterer ikke, men du kan sette opp samlede vareavgiftsposter i QBO. QBO støtter ikke trekarakterskattkoder knyttet til elementer.

Medarbeiderlisten

Informasjonen i skrivebordet QuickBooks-utgave Medarbeiderlisten konverterer til QuickBooks Online, men QBO beholder bare følgende opplysninger:

• Mr. / Ms.

• Fornavn

• Midterste

• Etternavn

• Adresse

• Skriv ut som

• Telefon

• Personnummer

• E-postadresse

• Leiedato

• Utgivelsesdato < Leverandørliste

Følgende leverandørlistefelt konverterer ikke:

Kontakt

• Alternativ kontakt

• Merknad

• Inaktiv

• Leverandørtype

• Kredittgrense

• Skatte ID < 1099 status

• Egendefinerte felt

• Inventory

• QBO støtter grunnleggende beholdningsbehov; Hvis du driver en tjenestevirksomhet eller selger ferdige varer, bør QBO kunne støtte dine beholdningsbehov.Varelager konverteres som tosidige elementer i QBO med priser og kostnader, men ingen mengder. Slik konverterer QuickBooks Online lagerdeler og transaksjoner:

QBO lager nye underelementer som heter Investeringsaktiv og COGS for hvert lagerelement som brukes i en transaksjon. Selv om navnene på disse underelementene innebærer at de er kontoer, er de ikke. Disse elementene inneholder samme beskrivelse som deres overordnede element, men har henholdsvis lagerbeholdningskonto og COGS-konto knyttet til dem. Konverteringen bruker dem for å sikre at rapporter er korrekte etter konvertering.

Etter hver beholdningslinje på konverterte fakturaer, salgskvitteringer, kredittnotaer og på enkelte regninger, sjekker og kredittkorttransaksjoner som inneholdt varelager, oppretter QBO to nye detaljlinjer med de nye underelementene som representerer varelageret og COGS beløp.

• For ubetalte eller delvis betalte transaksjoner som inneholder beholdningsartikler, vil kontantbaserte rapporter med COGS-beløp i QBO være forskjellig fra kontantbaserte rapporter med COGS-beløp i desktop QuickBooks. Kontobasertrapporter for fullt betalte beholdningstransaksjoner eller ikke-lagertransaksjoner vil være de samme i QBO og desktop QuickBooks.

• Når du har konvertert inventar fra et QuickBooks-skrivebord til QBO, kan du ikke bare begynne å bruke inventar i QBO. Du må gå gjennom en oppryddingsprosess. Du finner gode detaljer om oppryddingsprosessen i "Hvordan løse problemer med postkonverterings inventar i QBO" -video.

Konvertering oppretter vanligvis de nye underelementene som et midlertidig tiltak, med det ene formål å sørge for at rapportene dine er riktige. Etter konvertering finner du i kontoplanen en lagerkonto som er konvertert fra QuickBooks-skrivebordet. Da, når du slår på oppsporing og kvantitet på håndsporing i QBO, oppretter QBO

en annen

Inventory-konto - den du bruker fremover mens du jobber i QBO. For å opprette den riktige beholdningen av dollarverdien i Inventory-kontoen som er opprettet av QBO, og for å gjøre lagerbeholdningen oppdatert, må den korrekte Inventory-kontoen komme fremover - den som er opprettet av QBO - du må redigere hvert lagerelement (ikke underdelen -elementer opprettet under konvertering) og fyll ut riktig kvantum på hånden. Denne prosessen resulterer i dobling av beholdningsverdien din ved å vise den i både Inventory-kontoen som er opprettet fra QuickBooks-skrivebordet ditt under konvertering og i Inventory-kontoen QBO oppretter. For å korrigere overstatementet, bruker du en journaloppføring som fjerner dollarene fra QuickBooks desktop Inventory-konto.

Men før du korrigerer beholdningsverdien, og etter at du har redigert hvert element, kan og bør du slette delelementene som ble opprettet under konvertering.

Fordi du trenger å gjøre oppryddingsprosessen på en enkelt basis, hvis du har hundrevis av lagerartikler, kan du finne alt dette overveldende. Som et alternativ kan du velge å ikke konvertere beholdning og i stedet følge instruksjonene som finnes i videoen.Videoen antyder at du importerer varelisten, men ikke detaljene for hvert element. I stedet sett opp detaljene for hvert element i QBO. For hundrevis av elementer vil det bare være raskere og renere å importere kun listeinformasjonen.

Det er en ulempe å bare importere listedata: Du mister historiske data knyttet til varelagerene dine. Men ingenting hindrer deg fra å holde QBO-skrivebordet ditt rundt for tiden du kanskje trenger den historien.