Et par ord om hvordan QuickBooks 2012 fungerer - dummies

QuickBooks 2012 lager mesteparten av journalpostene for deg. For eksempel, når du bruker QuickBooks til å registrere en $ 1 000-sjekk som betaler Acme Supplies for noen papirprodukter du kjøpte, debiterer QuickBooks automatisk leveransekostnadene (så lenge du angir at sjekken er for forsyninger) og deretter krediterer kontanter.

På samme måte, når du lager en faktura som registrerer et salg, gjør QuickBooks disse journalpostene for deg. Hvis du for eksempel solgte $ 13 000 av pølser og boller, og disse pølsene og boller faktisk koster deg $ 3 000, debiterer QuickBooks kontanter for $ 13 000, studiepoeng salgsinntekter for $ 13 000, debetkostnader for varer solgt for $ 3, 000, og kreditter inventar for $ 3, 000.

Med andre ord, for de fleste av dine rutinemessige transaksjoner, håndterer QuickBooks journaloppføringene for deg bak kulissene.

Dette betyr imidlertid ikke at du alltid kan unngå å jobbe med journalposter. Enhver transaksjon som ikke kan håndteres via en standard QuickBooks skjema - for eksempel faktura skjemaet eller skrive sjekker skjemaet - må registreres ved å bruke en journaloppføring.

Hvis du for eksempel kjøper noen anleggsmidler ved å skrive en sjekk, blir kjøp av anleggsmidler automatisk registrert av QuickBooks. De avskrivningene som vil bli brukt til å kostnadsføre eiendelen over det estimerte økonomiske levetiden må imidlertid registreres med journalposter som du konstruerer deg selv og skriver inn på en annen måte.

Et annet veldig viktig punkt: Forsøksbalansen inneholder de rå dataene du trenger for å utarbeide din regnskapsoppstilling. Du trenger egentlig ikke å ta denne typen rå data og utarbeide dine regnskap. Forutsigbart, QuickBooks bygger enkelt, raskt og uanstrengt dine regnskap ved å bruke denne forsøksbalansen.

QuickBooks lager automatisk de fleste journaloppføringer for deg, bygger en prøvebalanse ved hjelp av journaloppføringsinformasjon, og - når det blir spurt - produserer regnskap. Det meste av arbeidet med dobbeltbokføring, fortsetter da bak kulissene. Du er ikke bekymret for mange journaloppføringer på en daglig basis.

Og hvis du ikke vil se en prøvebalanse, trenger du ikke. Faktisk, hvis du bare bruker QuickBooks til å produsere fakturaer og skrive sjekker som betaler regningene, blir nesten all informasjonen du trenger for å utarbeide regnskapene, samlet inn automatisk. Så det er veldig pent.

Men ikke all informasjonen som er nødvendig for å produsere gode, nøyaktige årsregnskap blir samlet automatisk.Du vil støte på en håndfull viktige saker som skal håndteres på spesiell basis gjennom journalposter som enten du eller din CPA konstruerer og skriver inn.