Fastlegger regler i QuickBooks Online for å godta transaksjoner - dummier

QuickBooks Online prøver å lære vaner når du vurderer nedlastede transaksjoner; Du kan hjelpe prosessen med å etablere regler for QBO å følge. Når du setter opp regler, øker du vurderingsprosessen fordi du på forhånd forteller QBO hvordan du behandler visse typer transaksjoner.

Slik fungerer regler

Anta at du for eksempel kjøper gass til forretningsbiler fra Shell bensinstasjoner, og du betaler alltid med et kredittkort du har koblet til en finansinstitusjon i QBO. Effektivt, du vil kategorisere alle transaksjoner på Shell-stasjoner til din brenselutgiftskonto.

Du kan manuelt tilordne kategorien til en av disse transaksjonene og vente på QBO å "lære" dine preferanser, eller du kan sette opp en regel for QBO å følge. Når du etablerer en regel, spesifiserer du informasjon som kontoer og typer transaksjoner (penger i eller penger ut) som regelen skal gjelde for.

Du kan opprette en regel som påvirker alle kontoer eller en regel som påvirker bestemte kontoer.

Du identifiserer deretter kriterier som individuelle transaksjoner skal møtes før QBO handler om transaksjonene. Sist, du fastsetter informasjonen QBO skal tilordne til transaksjoner som oppfyller kriteriene. For eksempel kan du angi en transaksjonstype og en kategori.

Reglene du etablerer kan fungere på en av to måter:

• QBO kan bruke regelen din til å foreslå endringer i nedlastede transaksjoner som du deretter vurderer og godkjenner. Eller
• Du kan velge at QBO automatisk skal bruke regelen til alle transaksjoner som den bestemmer samsvarer med reglens forhold og legge til disse transaksjonene til QBO.

Når du bruker den første tilnærmingen, identifiserer QBO, på kategorien For Review på siden Bank og Credit Cards, transaksjoner som det finner og forventer å bruke en regel på. Du kan identifisere disse transaksjonene fordi de i kolonnen Kategori eller Match viser et regelikon.

QBO bruker forskjellige ikoner for å identifisere transaksjoner som samsvarer med regler, men som ennå ikke er lagt til i bedriften din, og transaksjoner lagt til automatisk etter regler.

Den andre tilnærmingen kan virke risikabel, men det er det egentlig ikke. Selv om QBO automatisk bruker regelen, kan du likevel gjøre endringer i transaksjoner som QBO automatisk aksepterer.

Opprette en regel

Du angir en hvilken som helst type regel - den som foreslår endringer, og du må vurdere dem, og den som automatisk legger til transaksjoner basert på en regel - ved hjelp av de samme trinnene.Det er bare ett trinn der du gjør ting annerledes.

1. Velg Transaksjoner → Banking.

   Siden Bank og kredittkort vises.

2. På høyre side av siden klikker du på nedpilen ved siden av Oppdater-knappen og velger Administrer regler.

   QBO viser Regelsiden.

3. Klikk på knappen Ny regel i øvre høyre hjørne av Regelsiden.

   QBO viser Regel dialogboksen.

   

4. Tilordne regelen et navn - en som vil være meningsfylt for deg.
5. Identifiser om regelen gjelder penger som kommer inn i QBO eller penger som strømmer ut av QuickBooks, og velg kontoene som du vil at regelen skal gjelde for.
6. Bruk delen "Når en transaksjon oppnår" for å angi kriterier som QBO skal bruke når man undersøker nedlastede transaksjoner for å avgjøre om regelen skal brukes til dem.

   Du kan angi flere kriterier ved hjelp av Add Line-knappen, og du kan angi at en transaksjon skal oppfylle alle eller noen av kriteriene. Angi "alle" er strengere og QBO er mer selektiv når det gjelder å anvende regelen.

   Den første listeboksen i seksjonen gjør det mulig å angi om QBO skal sammenligne transaksjonsbeskrivelsen, bankteksten eller transaksjonen til en betingelse du angir. For de spørrende sinnene der ute, refererer Beskrivelse (transaksjonsbeskrivelsen) til teksten som vises i kolonnen Beskrivelse på siden Bank og Kredittkort. Banktekstalternativet refererer til bankens detaljbeskrivelse bankens nedlastinger; Du kan se detaljbeskrivelsen for banken hvis du klikker på en nedlastet transaksjon. Banjedetaljer beskrives nederst til venstre for transaksjonene som blir redigert.

7. I bunnen av regeldialogboksen angir du informasjonen du vil at QBO skal gjelde for transaksjoner som oppfyller regelens kriterier. Du kan velge ett eller flere av følgende:
   • Velg transaksjonstype QBO skal tilordne til transaksjonen.
   • Velg mottaker og en eller flere kategorier som skal gjelde for transaksjoner som oppfyller regelens vilkår.
   • Legg til et notat for hver transaksjon som oppfyller regelens forhold.
   • Merk av for Legg til i mine bøker automatisk hvis du vil at QBO automatisk skal legge til transaksjoner som oppfyller regelens forhold til bedriften din.

     Dette er det "forskjellige" trinnet enn du finner i introduksjonen til disse trinnene. Hvis du velger denne boksen, trenger du ikke å godkjenne transaksjoner som QBO bruker denne regelen. Men du kan alltid gjøre endringer i automatisk lagt til transaksjoner.

8. Klikk på Lagre.

Når du har opprettet en regel, kan du bruke kolonnen Handlinger på siden Regler for å kopiere den (slik at du ikke trenger å lage lignende regler fra grunnen av) og å slette regler du ikke lenger vil ha. Og hvis du må redigere en regel, klikker du på Rediger-knappen i kolonnen Handlinger for å åpne Regel-dialogboksen og gjøre endringer.

Regnskapsførere, du kan hjelpe kundene dine og spare litt tid hvis du eksporterer og importerer regler mellom QBO-selskaper.