Dokument Retention i QuickBooks 2012 - dummies

Folk spør noen ganger hvor lenge de skal holde gamle QuickBooks-rapporter, kopier av fakturaer og andre biter av regnskapsinformasjon. Dessverre er det egentlig ikke et one-size-fits-alt svar på dette. Men her er noen ting å tenke på:

• Vurder om den andre parten i en transaksjon noensinne vil ønske informasjonen. Hvis du for eksempel krangler med en leverandør om hvorvidt du har betalt noe regning, er det fornuftig å henge på disse leverandørregningene og eventuelle poster over betalingen din så lenge argumentet kan fortsette.

  Dette betyr at eventuelle papirer som dokumenterer leverandørregninger og betalinger ikke nødvendigvis beholdes hvis du ikke har et problem.

• Vurder skattekravene. Etter lov (mange mennesker forstår ikke dette), er det nødvendig med en virksomhet for å opprettholde regnskapsposter for å rapportere fortjeneste, tap, inntekt og fradrag til Internal Revenue Service. Dette betyr at noe som du trenger for å beregne fortjenesten din eller dokumentere elementer i beregningene dine, skal opprettholdes.

  Det finnes imidlertid en vedtektslov som vanligvis går tre år fra datoen du sist sendte innkastet. Dette betyr at du i de fleste tilfeller ikke trenger å beholde papirarbeid som er eldre enn tre år forbi avkastningen den vedrører.

  Med andre ord, hvis du har data fra 2007, og du har innlevert skatteavkastningen for 2007 15. mars 2008, innen 16. mars 2011, bør du ikke (i de fleste tilfeller) behage all den gamle papirene. Begrensningsloven dikterer at du skal kunne kaste bort de gamle greiene.

  Hvis du har vært veldig slurvet og gjennom din sløvhet utelatt bruttoinntekt i overskudd Av 25 prosent av hva avkastningen din viser, er begrensningsloven lik seks år.

  • Hvis ingen retur er innlevert eller en falsk retur er innlevert, finnes det ingen lovbestemmelser om begrensninger.

  • Stater uten inntektsskatt (som Washington) bruker et annet sett med regler og kan bruke en lengre vedtektsramme. Washington, for eksempel, sier at loven om begrensninger går i fire år, ikke tre.

  • Vurder de gamle postene som du kanskje trenger i fremtiden for å beregne et element for selvangivelsen.

• Disse må beholdes. For eksempel, hvis du kjøpte en fabrikk for 30 år siden, behold de kjøpspapirene til 3 (eller 6) år etter at du har solgt fabrikken. Tenk på at det i noen bransjer finnes andre regler eller regler for dokumentbevaring.

• For eksempel, hvis du er en lege, beholder du dine gamle pasientrekorder - og dette kan inkludere pasientregnskapsinformasjon - i lengre tid enn bare tre år. Disse andre dokumentretthetsregler varierer etter bransje. Finn ut hva reglene gjelder for din bransje. Hvordan gir du mening om disse vage forslagene? Kom opp med en grov gjetning om hvor lenge du tror du skal henge på ting.

Du vil kanskje tenke to ganger om å bare kaste ut økonomiske poster. Du vil kanskje kutte dokumentene først. Forresten tilbyr noen store butikkkontorforsyningsbutikker i shredding tjenester til rimelige priser.