Opprette fakturerbare tidsoppføringer i QuickBooks Online - dummies

Dine ansatte kan jobbe direkte for deg på aktiviteter som trengs for å drive firmaet ditt (for eksempel å forberede kunde fakturaer eller inntasting av regnskapsinformasjon i QuickBooks Online), og de kan også utføre arbeid direkte relatert til kundene dine. I sistnevnte tilfelle vil du kanskje spore tiden arbeidstakere bruker på klientrelaterte prosjekter og deretter regning kundene dine for din medarbeiders tid.

For å spore tid bruker du enten tidsaktivitetsvinduet eller vinduet for ukentlige tider Uansett hvilket vindu du bruker, sporer QBO klokkeslettet, og når du lager en faktura for en klient for hvem tid ble registrert, ber QBO deg om å legge til klokkeslettet på fakturaen.

Du lærer å skrive inn tid ved hjelp av både tidsaktivitetsvinduet og vinduet for ukentlige tidsskrifter, og du får se hvordan QBO ber deg om å inkludere fakturerbar tid på kundens faktura. Merk at en tidspost som du kan fakturere tilbake til en kunde, kalles smart, fakturerbar tid.

Angi en tidsaktivitet

Åpne tidsaktivitetsvinduet ved hjelp av menyen Create plus (+) på toppen av QBO. Følg disse trinnene:

1. Klikk på Opprett pluss (+) -knappen for å åpne Opprett-menyen.
2. I kolonnen Medarbeidere klikker du Single Time Activity.

   QBO viser tidsaktivitetsvinduet.

3. Velg navnet på den ansatte eller leverandøren som utførte arbeidet på listen Navn.
4. Skriv inn datoen arbeidet ble utført.
5. Fra kundelisten velger du kunden for hvem arbeidet ble utført.
6. Velg tjenesten som ble utført i Tjenestelisten.
7. Sett inn en innsjekkingsfaktura, som endrer seg til Bill At-boksen, og leverer en timepris.
8. Hvis arbeidet som utføres, er skattepliktig, legg inn en avkrysningsboksen.
9. I tidsboksen Angi hvor mye tid som er brukt på denne aktiviteten.

   Du kan legge inn start- og sluttider, inkludert eventuell bruddtid, ved å merke av boksen Enter Start og End Times. QBO beregner tidsperioden og viser den under beskrivelsesboksen.

10. Skriv inn en beskrivelse av arbeidet som vil vises som standard på en faktura.

    Du kan endre beskrivelsen etter at du har lagt til tidspunktet for fakturaen.

11. Klikk Lagre for å lagre oppføringen eller Lagre og Ny for å angi en annen aktivitet.

    Hvis du klikker på pilen ved siden av Lagre og Ny, kan du velge Lagre og lukk.

Tidsaktivitetsvinduet.

Bruke et tidsskjema til opptakstid

Hvis du foretrekker å legge inn tid i et rutenettformat som viser dagene og datoene for en uke, er det ukentlige tidsskriftet for deg.For å legge inn tid ved hjelp av dette vinduet, følg disse trinnene:

1. Klikk på Opprett-knappen - pluss-tegnet (+) - for å åpne Opprett-menyen.
2. I kolonnen Ansatte klikker du Ukentlig timesheet.
3. Velg navnet på personen du har tatt opptak på.
4. Velg uken du vil ta opp tid til.
5. I avsnittet Detaljer velger du et kundenavn, et tjenestepunkt og, om nødvendig, en beskrivelse.
6. For å regne tiden tilbake til en kunde, velg avkryssningsfeltet Betalbar og gi en hastighet for å lade tiden.
7. Fyll inn arbeidstid på riktig dag.
8. Klikk Lagre, Lagre og Ny, eller klikk på pilen ved siden av Lagre og Ny, og velg Lagre og lukk.

Ukentlig tidsplan.

Legge til en fakturerbar kostnad på en faktura

Du kan legge til fakturerbare tidsposter på en faktura på to måter. Hvis du for eksempel ser på en kundes side, viser QBO en liste over utestående transaksjoner. I Handling-kolonnen av en fakturerbar tidsoppføring viser QBO en Startfaktura-knapp som du kan klikke for å starte en faktura til kunden og inkludere fakturerbar utgift på fakturaen. Hvis du vil vise en kundes side, klikker du Kunde i navigeringslinjen, og klikker deretter på kundens navn.

Men du trenger ikke å lete etter fakturerbare tidsoppføringer. QBO ber deg om å legge dem til en hvilken som helst faktura du lager for en kunde for hvem fakturerbare tidsoppføringer eksisterer. Start en faktura (fra Opprett-menyen - plustegnet - klikk Faktura) og velg en kunde. Hvis kunden har fakturerbare tidsoppføringer, vises de i ruten på høyre side av skjermen.

Klikk på Legg til-knappen i hver fakturabel tidspost som du vil legge til i fakturaen. Eller, for å legge til alle oppføringene, klikk på Legg til alle-knappen øverst i ruten til høyre. QBO går inn i hver fakturabel tidspostinformasjon på en linje på fakturaen, fyller i tjenesten, beskrivelsen, mengden, hastigheten og totalbeløpet. Du kan redigere all informasjon på linjen etter behov. Fyll inn resten av fakturaen som du ville ha en annen faktura, og legg til andre linjer som kanskje ikke gjelder tidsposter.

Ikke glem at du kan legge til en subtotal for tidsoppføringer, hvis du velger.